组织篇
公司HR办公区内,经理小声说:“燕燕,发一封邮件出去,年会的时间有点紧,我们要尽快招聘人手”。
春卷从半高的办公桌挡板后探头:“经理,我都听到了,这么小声做什么。”
笑笑也探头:“没错没错,我也听到了。”
“那听到你们来发邮件?”秒杀回两颗头。
“经理,我想建立筹备组的邮件写得活泼一点能行么?”燕燕喜欢活泼的气氛:“比如,如果你觉得自己帅气逼人,幽默迷人,欢迎报名主持组之类的。”
“没问题,重点是赶紧找人。年会的主题一会春卷去找总监确认一下知道么。”经理探头丢了一句。
各自活动开来,虽然要筹办年会,但说实在的,大家各自手头上原本的工作是不会自动少的,所以忙碌,可以预期。
会议室门打开,经理和春卷走了进来,里面叽叽喳喳的二十多位筹备组人员静了下来。
“大家好,首先感谢大家的踊跃报名,参加年会筹备组。年会已经定在3月中进行,地点刚刚也跟老板确定了,就在五星级酒店——帝豪!”经理笑容亲切地道,看着大家明显兴奋的脸,“预计参加人数达500人,预算的问题已经搞定,但我们的工作也是艰巨的。希望大家能够通力合作,务必把年会办好,让各地的伙伴们宾至如归。接着让春卷给大家详细说明一下年会的要求和分工。”
“总监回香港了,所以没有来参加会议,刚又跟我强调了一下年会的基调,期望是正式、稳重、大方;这次年会的主题是“梦想年”,整个年会为5天,前4天是大会场培训,最后一天主要是晚宴,晚宴要求男士穿着西装,女士穿着裙子,主元素是黑红,即要求参会人员衣着带黑或红色元素,大家记得也多宣传一下哈。”话音未落,女生们已不禁细细讨论或许干脆在手上绑条红线算不算红色元素?
“好,下面说一下大家的分工情况。”春卷赶紧拉回注意力,“每组7人;后勤组由君姐负责,安排参会人员的食宿、接送,场地租用、晚宴菜色等,也包括一些常用小药品都要备好;科技组交给专家华哥,准备年会期间所需的视频、音乐,以及保障各电子设备使用顺畅;表演组由我负责,之前已经发了邮件给各大区的同事,具体上报节目,需要的配合我之后会跟进,另外会联系一些商演,准备晚会节目等;物料组由玉组跟一下,主要是确定晚会礼品、各奖项的获奖员工奖杯、年会背板等,销售管理部那边已经说好会帮我们统一采购回来;至于主持人,现在还没有选定最终人选,笑笑这边先写一下晚会主持稿和颁奖词,到时给总监看一下有没问题。在筹备期间,有需要的时候,大家都互相配合一下,如果有问题,也要及时沟通,避免出现问题。下周同样的时间,同样的地点,我们再碰头,汇报下各自的进度,有没问题?”
零零落落的“没有”回应着,但心里是热乎的,想到年会当天,将会有300多的伙伴从全国各地的直营店飞回来,汇聚一地,是多么让人欣喜的一件事。
筹备篇
“被打回来了,总监说太正规了,你的主持稿。”闻春卷言,笑笑如被雷击,表示无力,“总监不是说要庄重、正式的么,弄得我都不敢放太多搞笑的词进去。”
“刚刚大老板也在,说到时要搞些游戏活动,领导们也要参与进来,活跃一下气氛。前面几天已经是在正式培训了,难得大家庭聚会,晚宴搞得活泼一些好。后来总监也表示既然这样,就把基调定活泼点,主持人开场也设计一下。”春卷也表示压力山大,“诶,帮我想想有什么好玩的游戏啊”。
“别,我要重新写主持稿。奖项都确定了吧,会变么?”笑笑不擅长玩游戏。
“奖项是都定了,不会变的。不过我在愁表演节目啊,现在大区的节目可能会有一些变动,有的说准备了2、3个都很有意思的,不知道选哪个来表演好,有的是还没有时间排练,说要到总公司后再排练,不知道会咋样。这批管理培训生,之前兴致勃勃说出节目,后来吵一吵又说不出了,今天又跟我说再给一个机会,姐大方地给了。反正你到时再修改一下主持稿吧,按去年的经验,是在晚宴下午才排练好的。”
“那你们看下晚宴的时间有没问题?”玉姐递过来几张表。
“哇,晚上6点开始入场,10点半才结束?那我们收拾收拾东西,得几点有得回去睡哟。”笑笑瞪着表。
“没办法。6点开始进场,7点准时开场,开场表演后,是领导致词、祝酒,7点半开始晚宴,边吃边看表演,8点开始是颁奖、抽奖,加上各大区的表演、游戏穿插,这已经是精确计算过的时间了,还必须提前做好准备,否则上下台的时间会更拖。而且你看,今年获得5年忠诚服务奖的有50多个人呢,怎么颁奖好,我现在还没想到,如果上下台,加上领导颁发银色围巾、奖杯,那时间恐怕很可观。”玉姐为了时间安排已经头痛了许久。
“君姐,你那边晚宴的座位安排是怎么样的?”春卷喊着。
“你问的是5年、10年的?”隔一条过道,该听的基本都听得差不多,嘻,君姐边说边递了图过来,“获奖的为了方便上台,都是尽量安排在前面两排靠近舞台的地方。不过5年的人比较多,有的坐在第二排。”
“要不让5年、10年的都坐第二排吧,正好差不多1张桌坐一个10年,到时宣布颁奖时,让礼仪小姐把围巾、奖杯直接拿到桌旁10年获奖者那里,由他们来颁奖。这样不用大范围走动,会快很多。而且10年忠诚奖是先颁发的,都戴着金色围巾,礼仪小姐也好认。”
“好!就这么办,具体的到时我会再交代一下。”玉姐高兴了。
君姐拿回了座位图,“OK,我马上修改。”
进行篇
“笑笑,你现在跟去机场接人,这趟有26个人哈。我去酒店跟进。”君姐吩咐完出去了,笑笑也兴奋地跟车出发。
到了机场,等了一会,陆续有人出来。
笑笑挫挫地举着一个牌子,紧张地看着,一会,一群穿着店服的美女帅哥出来了。数一数,26枚无误,上车,至酒店。简单跟各位同事自我介绍一下,介绍介绍这个城市的美丽,虽然日常工作中小有接触,但第一次见也是非常新奇。
回到酒店,君姐接手安排住宿;笑笑还有拍照的任务。酒店大方舒适,房间有特意准备的果盘,上面还有一张让许多人大呼暖心的小卡片,一首简单的欢迎小诗。
500多人的大会场,整齐的桌椅,4天的培训,开始进行着。公司内部的高级导师讲课、外部特地邀请的培训教授,各有特色。
小小插曲是,当20多个人迟到,打开会场大门,一起走进来时,现场却只有鼓掌;因为他们乘坐的飞机,因天气原因无法按时降落,在天空盘旋许久。终于安全回到总部,大家的心情,都是欢乐的。
插曲过后,培训自然继续进行着。玩手机的?没有!吃东西的?没有!聊天的?没有!睡觉的?也没有!呃,其实那是不可能的。这么多人的会场,超级天然的掩护场,上列情况都是有的。
只是,相聚一堂的气势,却总是让人难以忘怀,让人莫名激动。
万众期待的晚宴,在激昂的乐队商演中开场。
五星级华贵吃不饱的晚宴,是必须的。
领导围上兜兜,用奶瓶比赛喝啤酒,那也是可以有的。
各大区的仿网络表演,自创各式歌舞,是精彩的。
各式的抽奖礼品,终极的钻石大奖,那是绝对吸晴的。
在繁华过后,迎接的依然是落幕,热闹无法描述,心情自有回忆点滴收藏。
但那一个个还在后台忙碌收拾的人,却更不容易,从开始到结束,努力付出的那群人,很少被人想起。
好嘛,结束了,还是要例行来一个总结会的。
相比往年规模更大,还是基本没有大问题地安排下来,圆满结束了。
考虑不够周详的地方,抽奖兑奖的时间没有规定清楚,结果最小的欢乐奖有150人中奖,不少纷纷出去兑换,一瞬间有些混乱,幸好后来让主持人通知晚会结束后再兑换小奖。
另外奖杯的发放,大家拿着不方便,有的喝醉了直接奖杯也不知道丢哪了,需要改进。
音效上的一些小问题,主持人的一些小问题,都忽略吧,呵呵。
这样,才有改进空间。
不同的预算、不同的规模、不同的会场,不同的人,决定着不同的年会,相同的,是它依然让人期待着、努力着、快乐着。
看完这位同学的投稿,有木有觉得这样的交流很有趣、很实用?欢迎和这位作者一起来这里聊聊你们公司的年会哦,很多HR都在分享经验:。
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3楼 诗酒年华
写的真好!组织篇、筹备篇、进行篇。要投票才能对住这篇喜欢呢!
2楼 怡心小榭
细节好多啊
1楼 小文子
哇 亲爱的好久没来啦!好赞!
秋千笑
@小文子:嘻,小文 子还在,真好。 前段时间实在没有时间来,以后会又常出现的,嘻。