推荐 基于提高绩效、降低风险的员工手册编写

题记：

    2007年末，写了一篇《如何编写企业员工手册》，被一些管理网站所收录；近日，在工作中再次与同行们交流员工手册编写的事宜；他们在网上查阅资料时，该文能有幸在网上被检索到，让笔者感慨许多，感悟到曾经的稚嫩，今日进行完善修改后，发上来。其目的只有一个——与大家共勉，同时鞭策自己努力学习！永不止步！来三茅快四年了，第一次做分享，希望大家多交流！

——韦祎

    “员工手册”是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”，同时还起到了展示企业形象、传播企业文化的作用。它既覆盖了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性的经营发展需要而弥补了规章制度制定上的一些疏漏。站在企业的角度，合法的“员工手册”可以成为企业有效管理的“武器”； 站在劳动者的角度，它是员工了解企业形象、认同企业文化的渠道，也是自己工作规范、行为规范的指南。

    特别是，在企业单方面解聘员工时，合法的“员工手册”往往会成为有力的依据之一。《劳动法》第二十五条、《劳动合同法》第三十九条规定的用人单位可以解除劳动合同的情形中包括严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；但是如果用人单位没有规章制度，或者规章制度不明确，在发生劳动纠纷时，就会因没有依据或依据不明确而陷入被动。制定一本合法的“员工手册”是法律赋予企业的权利，也是企业在管理上的必需。

 如何使之行之有效呢？

 首先，制定颁布主体必须合法，必须是企业主体，而不能是企业的某个部门（但经企业授权的除外）。

 其次，内容必须合法，即必须符合现行国家法律、行政法规、规章及政策规定。《劳动法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。”《劳动部关于〈劳动法〉若干条文的说明》明确说明：“《劳动法》第四条中的‘依法’应当作广义理解，指所有的法律、法规和规章。”《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”一些企业为了扩大自己的用人自主权，在规定企业可单方面解除劳动合同的情形时，怎样对企业有利，就怎么制定。其实这是徒劳的，因为这样的规定很可能是没有法律效力的。《劳动法》第二十五条规定：“ 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；（二）严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的；（四）被依法追究刑事责任的。”《劳动合同法》第三十九条规定：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；（二）严重违反用人单位的规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；（六）被依法追究刑事责任的。”也就是说除了上述情形以外，用人单位都不得单方面随时解除与劳动者的劳动关系。

 第三，制定程序必须合法，即必须经过一定的民主程序讨论通过。《劳动合同法》第四条规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”

 第四，发布途径必须合法，即必须向劳动者进行公示或告知。《劳动合同法》第四条明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

 只有同时具备以上四个要件的“员工手册”,才是合法有效的规章制度，缺少任何一个要件，都会是无效的。那么，企业如何保证所制定的“员工手册”内容的合法性？又如何来证明所制定的“员工手册”是经过了合法的程序并且已经公示了呢？

 一般应做到两方面：

 1.以现行国家法律、行政法规、规章及政策规定为依据，将“员工手册”中的一些条款具体化。例如：针对《劳动法》第二十五条和《劳动合同法》第三十九条规定的用人单位可以解除劳动合同的情形之一“在试用期间被证明不符合录用条件”，建议不妨在“员工手册”中明确规定如下内容：（1）公司对试用期员工严格按照录用条件考察，对不符合录用条件的事宜书面告知并要求签名确认。如：可按企业《对试用期员工评估或考评的规定》等相关制度，在试用期中的员工每月（或确定其他相应周期）必须经过评估或考评，评估或考评不合格的，公司有权解除劳动合同。（2）员工一旦在试用期或以后被证明其在入职时向公司提供了不实个人信息，公司有权解除劳动合同。可以将信息的名称进行列举，或使用“包含并不限于”词语。（3）要求试用期的员工必须履行岗位职责，遵守公司各项规章制度，遵守员工手册。

 2.公司应注意取得并保留制定的 “员工手册”（及公司与员工密切相关各项制度）已经公示的依据。《劳动合同法》明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

“员工手册”是员工的工作、行为规范的指导和引导，但是，在实践中，一旦发生劳动争议，关于员工手册的法律效力问题便成了争议的焦点,也成了双方在劳动纠纷中胜负的关键。而企业往往是有口难辩，难以举证所制定的“员工手册”已经公示。

可以以下列形式之一来保留员工手册及修改部分已告知或已公示的依据：

   （1）组织会议或培训形式的“员工手册”学习，保留有与会人员签名的会议纪要或培训考勤记录；

   （2）组织以传阅形式进行的“员工手册”学习，保留有已阅人员签名的记录；

   （3）直接向员工发放“员工手册”，并保留签收记录；

   （4）将修改部分编成问卷，要求100%的职工开卷书面回答并保留问卷。

   （5）对“员工手册”上的内容及相关制度进行考试，保留考试试卷及相关记录。

制度及员工手册公示方法通常有：（1）公司网站（含微信、微信群、QQ群等方式）公布；（2）电子邮件通知；（3）公告栏张贴；（4）手册发放；5）制度或手册培训；6）规章制度考试。从风险控制和司法举证角度考虑，网站、电子邮件、公告栏三种公示方式不易于举证，不推荐单一采用。 

 一些企业在按照上述方法进行编制员工手册时，往往还有员工手册都包括什么内容、员工手册的架构体系是什么等困惑？如何编写适合企业自身情况的员工手册呢？

 员工手册必要内容一般包括：企业概况、企业文化、组织结构、人力资源制度、员工行为规范、岗位职责等。

 员工手册的架构体系一般为：

  一、前言部分，包括1、公司概况（总经理致辞、企业简介、企业发展历史、企业愿景）；2、企业文化（企业精神、企业宗旨、企业理念）；3、组织结构（组织结构、职能分配、部门简介）；

 二、正文部分，包括1、员工日常行为规范（工作准则、行为规范、礼仪规范）；2、企业制度（人力资源制度、行政管理制度、财务制度）；3、岗位职责（部门职责、关键岗位描述、各类工作流程）；

 三、附则部分，包括1、手册说明（使用说明、保管要求、修改程序）；2、手册效力（制定依据、约束效力、异议处理）；3、员工签收（员工意见、签收回执）。

 员工手册的主要结构和内容基本上就是上述中的内容，但行业的不同，起主要内容都要根据企业或行业的实际情况而编写。例如：房地产企业一般应增加地产开发、物业管理及地产销售知识、要求等；百货超市类企业一般应增加卖场管理（卫生状况、商品检查、卖场环境、促销管理、服务监督、安全消防）以及现场管理要点（营业前、上午、下午及晚上、营业结束）和防损防盗等要求；酒店宾馆类企业一般应增加酒店宾馆的规模介绍、特色服务、拾遗管理、保密、小费与礼品、财务、吸烟等规定；食品类生产企业一般包括质量方针、食品卫生要求与知识、职业禁忌等规定。另外，在设计“员工签收”时，内容一般要包含“我***已收到（编号№****号）员工手册并承诺认真学习，对手册中的内容保证全部理解和认同，有异议时及时向公司人力资源部反馈沟通。同时承诺将严格遵守员工手册中的规定、要求，同意公司有权对手册进行修改；如修改后的部分经批准且被我知悉后，也将严格遵守。否则，愿意承担相应的责任。签收人***（必须本人亲笔签名）”等内容。

 总之，编写一本完整、合法、适用的员工手册是人力资源管理工作的一项重要而艰巨的工作，一个成熟的员工手册将凝聚着人力资源管理者的辛劳和智慧，必将载入企业发展的史册。  

【作者简介】

    韦祎，法学学士、工商管理硕士、中级会计师、二级心理咨询师、高级人力资源管理师、MBK7全绩“笑”管理系统创始人、“六脉神剑”人力资源管理系统创始人、人力资源管理师和企业培训师（TTT）培训讲师；曾在世界500强企业从事人力资源、运营管理，对人力资源管理、集团管控、企业战略、流程再造、股权激励、企业大学、风险控制、改制重组、危机预防等有丰富的实践经验。