要快速、坦诚、合法、建立制度并依法管理劳动合同，规范人事管理，和谐处理并建立劳动合同管理台账、扫描件进行风险防控

作者三进山城 2015-11-04 12:25 870

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怎么筹备公司年会？

大部分HR对年会这项工作都觉得棘手，方案不好写，员工配合度不高，开年会当天问题百出……这些事儿啊，真是不少见，那... 我要投稿 >

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劳动合同管理作为一项基础性、常规性、持续性的工作，看似简单繁琐，但需要长期坚持做好也并非易事，尤其是在HR交接工作不清等情况下，都容易发生劳动合同丢失、漏签、到期未续签等情况。个人认为，补签或续签工作应该做好以下几点：1）及时、快速。既然已经发现了劳动合同管理上的缺失，就不能再任由这个问题发展下去，劳动合同管理之所以难做，并不在于有多高的技术含量，更多的是在于懒惰和拖延，应该迅速地制定补签、续签的时间计划安排并进行推进；2）逐一击破，坦诚相告。并不是指要宣扬之前漏签的情况，毕竟如果被别有用心的员工利用，也是一个不小的漏洞，建议HR主动出击，安排与需要补签、续签的员工逐一签订，如果员工现场提出疑问，应该据实坦诚解释；3）合法。已丢失或漏签的劳动合同要按照员工入职日期为劳动合同起始时间进行签订，续签劳动合同需根据员工上一份劳动合同到期时间确定续签开始时间，并把握好签订两次固定期限劳动合同的机会（即续签劳动合同的期限可以根据公司实际情况适当约定较长的期限），另外，还需要注意员工签名落款的时间，要与本次补签的劳动合同开始时间一致，签订完的劳动合同公司保存一份，员工保存一份，并要求员工签收；4）吸取教训，建立制度。劳动合同管理这种容易被忽略却可能隐含劳动风险的工作，需要建立标准化的制度流程，例如员工入职当天签订合同，当天更新员工花名册，每月统一时间排查及安排到期续签，建立劳动合同借阅审批制度等等。

企业劳动合同管理是HR或人事最基本的管理知识与基础，看起来简单，坚持要做好，不容易，不管HR中谁离职，作为上级主管领导一定要引起重视，监督做好交接工作，避免相关人事档案遗失，监督好有意或无意的恶作；避免因劳动合管理不善，导致劳资纠纷。劳动合同是企业与员工建立劳动关系的重要凭证，企业没有及时与员工签订劳动合同或者续签劳动合同，人事管理遗失劳动合同等，都存在非常大的法律风险，处理不好，双薪的赔偿等都存在。面对现实，正确处理好企业中这种现状。建议从以下几方面考虑：一、依据《劳动合同法》、《劳动法》等规定，结合企业实际情况，作出判断：1、依据《劳动法》第20条和《劳动合同法》第12条等条款，规定签定劳动合同分三种：1）、固定期限；2）、无固定期限合同；3）、为完成一定的工作为期限的劳动合同。2、依据法律法规的要求，拟订好劳动合同的标准范本，严格按照《劳动合同法》《劳动法》的规定，以及结合企业的实际，把相关的制度作为附件，使之合法有效。必要时把企业的劳动合同到当地人社局备案。3、把企业里的劳动合同的现状区分，策划如何补签措施（该签的签，该补偿的补偿，与员工达成协议），HR拿出实际方案后与企业工会、或者法律顾问、律师等商议，是否存在法律风险，然后报公司高层领导批准。二、签订或补签劳动合同，规范劳动合同管理1、按公司的策略，以及相关方案，把实际情况与当事人沟通好，做好续签的准备工作，以及补偿方案等处理措施。2、劳动合同一式二份，企业保存一份，员工当事人保存一份，劳动合同签订好后，建册归档管理，梳理好的劳动合同妥善保管好，在员工花名册上注明下次劳动合同续签时间，HR人事管理人员每月检查一次，快到期的，提前一月做准备，搞好续签工作，新员工入职后，一月内把劳动合同签订好，HR管理人员每月不定期检查一次，建章立制，规范好劳动合同的管理。三、建议解决办法第一，确认这批劳动合同中，哪些员工是5年前签的3年期限的劳动合同，合同到期后一直没有续签的；哪些员工是劳动合同找不到的；那些找不到劳动合同员工的入职时间；有没有是5年前签的3年期限的劳动合同，合同到期后续签的。第二，要与用人部门确认，这些员工的工作表现，是否符合要求，往年业绩考核如何？有意图继续聘用否？第三，要确认为什么会发生合同到期后一直没续签？人力资源主管的理由是什么。如果当年经办人在，询问原因。并且最好能掌握上级领导的意图。找到原因，便于你对症下药。事实数据清楚，与解决方案一并上报领导，请求批示。发布一个劳动合同整理通知，在通知中，讲明现状后，请需要续签的、劳动合同不见者，提交5年前签约合同，公司有意在近期里办理续签合同事宜。对于不配合办理的同事，积极进行说明与安抚，以求理解与支持。（备注：对于小企业而言，没有完善的管理制度、文件、流程可依据，公告会是员工认为比较正式的一种形式。也可采用，逐个与各位需签劳动合同者一对一交流后，逐个解决。大家可以根据现实环境、条件，做出选择。）

规避风险的长期解决办法：一是，建立劳动合同签约台账，以表格形式，表格内容可包括：序号、姓名、签约日期、首次否、入职部门、员工签名、合同办理人、合同期限、合同存放处、下个合同签订日期、辞职日期、备注等。这样的劳动合同台账，建议一式两份，一份是电子表格，存于劳动合同管理文件夹下；一份是纸质版本，供随时查阅。这样一览无余，便于及时、随时掌握在职员工情况、劳动合同执行情况，会极大降低再出现这样恶性情况的概率；二是，告知员工本人报管好个人合同，重申个人合同的重要性与价值；三是，将每位员工的合同做一个扫描件，存于电脑与U盘各一份。

总结：合同管理是件有时限性要求的人力资源事务性工作，我们HR从业者，还是要提高从业素养，在这个事关劳动关系的重要工作中，是风险防控的重要环节，来不得半点不认真。

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