学习
作者 沈雪华
2015-11-04 13:51
357
我是今年的应届毕业生,刚从事HR这行没多久,现在就职于一家小型电机公司。最近,在整理公司的人事档案时发现了很多问题,例如,其中一大半在职员工的劳动合同都已经过期了,很多都是5年前签的3年期限的劳动合同,合同到期后一直没有续签,还有一些员工的劳动合同已经找不到了。
现在我需要续签或补签这些过期和丢失的劳动合同,但是该如何做才能不违反劳动法,又不让员工反感呢?
请教大家,劳动合同过期该如何续签?劳动合同丢失该如何妥善处理?
秉骏哥李志勇说:
(一)搞清情况,为后续工作打基础。
1.了解公司合同怎样保管的,弄清合同保存与流向,那些人保管过合同,谁经手过合同,合同有无编号登记;
2.寻宝之旅:那些找不到了的合同。有档案室从档案室开始地毯式排查,开始寻宝之旅,搜索全公司、经手过合同的人与单位(含历任保管人员、查阅和借用过合同的人员与部门)、其它办公室,还有公司老板和高层那里也不要放过。
3.对照员工名册,将所有收集到的全部合同分别统计,主要进行分类和针对性的处理与把控:没到期的,即将到期的,到期的(逾期一个月的、超过两年的、未超两年的),并进行档案编号登记与保存。
(二)提出解决措施与方案,不在同一地点摔两次。
1.将情况汇总呈报给部门,然后上报到公司;结合公司合同签订与管理现状,依法依规,对照公司管理制度,提出解决方案与措施。一是向公司建议或提出解决合同续签与合同管理不善的处置方法与措施,并提出加强这方面工作的方案;二是提出建立或完善制度建议,特别是劳动合同签订与档案管理制度;三是若有必要,可拟定处置与解决流程。
2.经公司批准,依法依规、遵章按程,有序推进与处置。
六、后续工作,建制强管理,方法及改进的措施
(一)在健全管理制度的同时,建立员工合同名册,设置合同到期提示。
(二)加强档案管理人员业务培训,提高档案管理水平,并辅助多媒体保管档案。
(三)多手段签订与保存合同。如电子档:合同原件照片、扫描件;电子档多台电脑、多形式加密保存(移动硬盘、U盘、光盘,如能确保安全的前提下上传云、或其它网络形式保管,但要慎重)。有条件的企业在签订纸质合同的基础上,保持一致的前提下、还可以签订电子档合同。
我的点评
遇到事情,一定要寻找根源,及时汇报的同时,要提出解决的方式。
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