一、制度体系
1、在做制度前,建议先思考制度体系。考虑好横向的分类和纵向的分层,避免以后遇事而临时做制度,会带来制度间互相重复、冲突、混乱。更能避免经常修订制度,给员工带来不稳定感。
2、制度建议分成三个层级,一类为公司级制度,二类是规范,三类是具体的操作指引。公司制度保持一定的稳定性;规范可以定期根据实际管理需要修订;面向对象的操作指引,更有针对性,也能避免人员变更带来的负面影响。
3、除以上制度外,还有工具集。配合制度的各种表格,都要统一规范。这也是对以上制度的一种固化。
二、写作要点
1、管理做减法,不要做加法。写文档,在表述清楚的前提下,多一个标点都要去掉,能少一字就少一字。一般制度不要超过5页,3页把事情说清楚最好。因为人们都太忙了,不会认真看长篇大论。
2、内容要按事务逻辑条块化,不要混乱。有个比喻说,萝卜放在萝卜筐里,白菜要放在白菜筐里,二类混放就乱了。在萝卜筐里在分大中小萝卜摆放,这样整篇方案就清楚了,让人读起来非常清晰。
3、制度不要有明显的违法字眼。以防止诉讼风险。
4、关于制度控制流程节点应尽量短,以提高决策速度。同时加强审计制度配合。授权、授能、授责,也要受审。
5、如有可能,在制度审批发布前应多方征求意见。征求意见即是利用群智,也是一次对制度的重要宣导,另外,众人参与的制度,执行起来更容易。也能避免岐义,带来沟通解释成本增加。
6、用客户化的思维。写制度的目的是便于沟通理解和执行,而非显示自己的专业。要使用客户化的语言。对于有异议的名词需要给予定义。且要确保名词在各处使用的一致性。
7、我个人认为在制度开始写段关于制度意义的“废话”是有用的。企业最大问题是解决共识,把文字写清楚是低层次的沟通,把文字后面想表达的意义大家都理解并达成一致才是比较高的共识。
8、写制度前要解决管理层和公司对人性的假设问题。这是一切制度出台最核心的基本点。如果我们认为人性是X型的,就会加强控制、监管、惩罚……如果我们认为人性是Y型的,就会加强培训、放权、开放、表扬……
三、写作细节
方案的美观很重要,即便于阅读,也显示公司的专业。
1、页边距,左右2.5CM;字体,宋体(政府用的是仿宋);正文字号,四号;行距单倍。
2、页眉加上公司的LOGO,超过一页的方案加上当前页码和总页码。
3、标题一般用小二号黑体(政府用的是二号),黑体不能再加粗。
4、中文的编码规则一般按以下:“一、”“(一)”“1”“(1)”,“()”后面不要再用“,”或“、”。
5、EXCEL表格要设置打印区域,否则经常会打印出半张来,或是打印出很多废纸。
6、关于数字,如用阿拉伯数字则都用阿拉伯数据,避免阿拉伯数字与“一”、“两”等混用。
7、一般情况下本段的标题,不要留在上页的最后一行,应保持与本段在同一页。
8、经常被打印出来使用的表格,线条可使用虚线,节省碳墨成本,看上去也美观。
时间和能力有限,就写这么多吧,供朋友们参考,希望对您有所帮助,欢迎大家批评补充。
作者简介:三茅人力资源网专栏作家。香港浸会大学商学硕士,澳门科技大学在读商学博士。国际注册管理咨询师(CMC)。广东省职工经济技术创新能手。珠海市青年优秀人才。多所大学客座教授。上市公司高管。著有《老HRD手把手教你做任职资格管理》。
64楼 haoya1920
辛总的总结很具实操性!
63楼 Jeeb
辛总昨天又在蓝龙人才高峰论坛吸了不少粉。
62楼 却是飘零
简单实用不花哨,很好
61楼 细沙雨
很有帮助,果断点赞
60楼 仙人掌hxx
实用,感谢分享
59楼 hklte_hr
谢谢分享!
58楼 释乐儿
好多细节,感谢老师的分享,学习!
57楼 wendylowling
非常实用!谢谢老师的分享~
56楼 南无虚空藏
好!
55楼 我爱蒙蒙
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54楼 林可杨
一看就是实战家,赞一个,帮助很大
53楼 童心
非常经典实用,干货,谢谢分享!
52楼 人生旳里程
学习了,谢谢分享!
51楼 泡沫tt
谢谢分享
50楼 magic崔
制度编写的绝对干货,感谢分享
49楼 654377350
学习了,谢谢!!!
48楼 Sunny3776
学习了
47楼 瑶小妞
这个指导详细到细节上去了。特别受用。谢谢
46楼 深圳HR风
谢谢笔者分享的写作细节,这些细节确实很能体现制度的严谨和制定者的专业与否!看来笔者对这方面做了一番研究!
辛占华CHO
@深圳HR风:谢谢
45楼 蓝天飞鱼
学习了,谢谢
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