12月14日,员工来办理离职了,其他人事、财务部事情完毕,就等行政交接完电脑就OK啦~
可惜行政休假2天啊,怎么办?员工问我,你能不能办?我..我先给行政打个电话确认下。
“喂,那个XX要办理离职还电脑了,你这边之前准备的怎样?”
“啊,他那个我看了借出去了3个电脑,都还没还....”
"哦哦,那行,等你回来再办吧,反正你星期三就回来了。"
“恩,那行。”
我心里嘀咕,还是等行政回来吧,有3台电脑要还,得谨慎!告知员工我没接触过交接电脑的工作(实际公司行政工作除了报税,其他的我都自认为很清楚),行政星期三就回来了,还是等行政回来再交接吧。还好员工同意了。
星期三,行政来了,交接电脑,查电子备案表,有3台电脑挂在该员工名下未还。
员工说:“不对啊,我只有2台在名下啊,一台就是要还的这个,另一台在部门项目上,给部门经理交接下就可以了。之前有一台借了就还了啊?你再查查吧。”
行政赶紧查纸质备案登记表,有一台确实借出一周后就还了,那么这一台为什么电子档没录入信息呢?每次电脑借出、归还都会给总部备案的。赶紧跟总部沟通看看有没有备案,也没有。。。查电脑库房,还是没有。。怎么办?
给总部行政经理打电话说明情况,行政经理表示行政工作交接过程难免有问题(1年之间我们行政换了3个人),就在登记表中登记【电脑缺失】就可以。
好的,一切完毕,行政将资料交给我。因为知晓这个事情,虽然行政说登记缺失就可以,但是以这近一年的工作经验来说,我意识到这样是有风险的。给行政说明建议:
"行政经理说的可以登记缺失,邮件发过了吗?"
“...电话说的。”
“最好还是发个邮件吧?”
“...”
因为是平级,被驳回。看到行政及员工的不耐烦,虽然可以就这样过去,毕竟行政和人事还是分部门的,但是为了避免行政以后像那时幼稚单纯的我一样,出事故。我还是给我们人事经理说明了情况,经理是一个很有风险意识的人,建议了行政发个邮件确认好再办。
还是经理说话顶事啊,即使她表现的不太情愿,但还是发了。
--------总算暂时安全的完结----------------------
PS:这中间我给行政建议,将登记电脑的纸质表按序号排列好(此事也不是第一回说了),方便以后好找。如果找不到刚好趁这次机会把公司的电脑都整理下,让员工把SN码都发过来,汇总查下。说不定就查到了呢?还是被无情的驳回,我们只有不到100人,实际我觉得这是半天就可以做好事...
。。。。好吧,我也无能为力了。。。
虽然这件事暂时是这么安全的过去了,但是我的内心还是想到了很多,在此做一总结,告知以后或许会偶尔脑昏的自己。
1、在公司公事还是邮件说的好,电话说了也可以,再发个邮件说明下,就说刚刚电话已经说了,给相关人员抄送着。就像这件,如果员工走了,以后查起来,必然是行政自己的事情。行政经理可以说自己没说过,当然领导那么忙,每天接的电话无数,他忘记了也很正常。
2、每接手一项工作,一定要滤清所有内容,核对准确。确保纸质资料和电子版资料信息一致。留证据很重要!!!不能嫌麻烦,现在嫌麻烦,以后出了事情都是自己的。
3、自己解决不了的事情可以请教领导,一切以减少员工和公司损失为原则,能避免的风险尽量避免,最后会发现这都是给自己行了方便。
4、别人的工作轻易不要代接,再清楚流程,亲自没做过,总会有疏漏,即使不是你出的,可是你做的时候出现的问题,你也逃不了干系。
5、别人出问题,自己知道的,也不要过多干涉,侧面协助即可,不要让别人觉得你越权。
6、每一个旁人出现的问题,都有可能在某一天降临在你身上,内查才是王道。
1楼 Twinklenana
交接工作也是很难的事情,有些员工要走了不会和你交接的那么仔细,有些还是要看自己如何去做的
Abeei
@Twinklenana:恩恩,同感!员工要走的都急着办理,很多事情不会特别注意。但是员工走了,他的事就没了。留下的我们自己就是后面出现的事情的承担者了。所以还是慢点细心点的好呢!
Twinklenana
@安心兔子:很多公司的规模不一样,东西也不一样,有时候你交接的时候没碰到那样东西,工作中就会碰到也是一件极其复杂的事
Abeei
@Twinklenana:是的,所以尽量让办理流程完善完善再完善。避免那种交接没碰到,后面却碰到。每次出问题的总结很重要的呢!