推荐 ​用人单位留存什么证据才能在将来诉讼中有备无患？

【难点问不厌】

    证据种类都有哪些？

    劳动争议的举证期限如何确定？

    劳动争议举证责任如何分配？

    劳动者与用人单位就是否存在劳动关系发生分歧的，由谁来举证？

    劳动者与用人单位就入职时间、离职时间发生分歧的，由谁来举证？

    劳动者与用人单位就工资数额、休假天数、考勤天数等发生分歧的，由谁来举证？

    劳动者要求用人单位支付加班费，应承担何种举证责任？

    劳动者与用人单位就劳动关系是否解除发生分歧的，由谁来举证？

    劳动者与用人单位就劳动关系如何解除发生分歧的，由谁来举证？

    用人单位日常最需保存何种书面材料以保诉讼主动？

【案例析与答】

    员工主张未全额支付加班费，用人单位如何胜诉？

    何某入职某快捷酒店担任客房主管，因为主管客房相关事宜，会存在偶尔加班，快捷酒店已经足额支付其加班费，加班费单独以现金方式支付给何某，何某签字领取，领取单中写明加班数额，未标注加班天数，快捷酒店的规章制度中也未就加班费如何计算予以规定，同时快捷酒店的考勤表由前厅行政负责记录，无员工的签字确认。

    一年后，何某离职，诉至当地劳动争议仲裁委员会，要求快捷酒店支付其加班费差额，并主张其每天存在延时加班4小时，周六日休息日加班以及法定节假日加班。

审理结果

    审理机关经审理发现，何某未能就加班事实提交相应的证据予以证明，快捷酒店否认安排何某存在加班，因此驳回了何某的申请请求。

案例解析

    本案发生时，被申请人有两种答辩方案，方案一是如实答辩，存在偶尔加班，但是足额支付加班费，那么用人单位需要举证加班天数以及加班费数额、加班费的计算方法合法，用人单位的考勤表无员工签字确认，加班天数无法举证，规章制度中无加班费的计算方法，无法举证计算方法合法与否，如何采取第一种方式答辩，用人单位的败诉风险很大，方案二是否认加班，由劳动者来举证是否存在加班，一旦劳动者举证不能，用人单位既能胜诉，显然本案中，用人单位采用了方案二。

    这就是擅用举证责任分配原则的典型案例。法律规定，是否存在加班，由劳动者举证。一旦劳动者有证据证明存在加班，则由用人单位证明加班天数以及加班费支付情况。如果劳动者无法证明存在加班，用人单位则坐享胜诉成果了。当然，如果用人单位有经过劳动者确认的加班天数及加班费数额，且有经劳动者确认的加班费计算方法，用人单位也可以采取第一种方式应诉和答辩。

【法律直通车】

    《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》

    第六条 发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

    第三十九条 当事人提供的证据经查证属实的，仲裁庭应当将其作为认定事实的根据。

    劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的，应当承担不利后果。

    《劳动人事争议仲裁办案规则》

    第十七条 当事人对自己提出的主张有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

    第十八条 在法律没有具体规定，依本规则第十七条规定无法确定举证责任承担时，仲裁庭可以根据公平原则和诚实信用原则，综合当事人举证能力等因素确定举证责任的承担。

    第十九条 承担举证责任的当事人应当在仲裁委员会指定的期限内提供有关证据。当事人在指定期限内不提供的，应当承担不利后果。

    第二十条 当事人因客观原因不能自行收集的证据，仲裁委员会可以根据当事人的申请，参照《中华人民共和国民事诉讼法》有关规定予以收集；仲裁委员会认为有必要的，也可以决定参照《中华人民共和国民事诉讼法》有关规定予以收集。

    第二十一条 仲裁委员会依法调查取证时，有关组织和个人应当协助配合。

    第二十二条 争议处理中涉及证据形式、证据提交、证据交换、证据质证、证据认定等事项，本规则未规定的，参照民事诉讼证据规则的有关规定执行。

    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》

    第十三条 因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，由用人单位负举证责任。

    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》

    第一条人民法院审理劳动争议案件，对下列情形，视为劳动法第八十二条规定的“劳动争议发生之日”：

    (一)在劳动关系存续期间产生的支付工资争议，用人单位能够证明已经书面通知劳动者拒付工资的，书面通知送达之日为劳动争议发生之日。用人单位不能证明的，劳动者主张权利之日为劳动争议发生之日。

    (二)因解除或者终止劳动关系产生的争议，用人单位不能证明劳动者收到解除或者终止劳动关系书面通知时间的，劳动者主张权利之日为劳动争议发生之日。

    (三)劳动关系解除或者终止后产生的支付工资、经济补偿金、福利待遇等争议，劳动者能够证明用人单位承诺支付的时间为解除或者终止劳动关系后的具体日期的，用人单位承诺支付之日为劳动争议发生之日。劳动者不能证明的，解除或者终止劳动关系之日为劳动争议发生之日。

    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(三)》

    第九条　劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。

【律师手把手】

    1．谈到劳动争议证据，首先我们必须了解证据有哪些种类？

    （1）书证，是指以文字、符号、图形所记载或表示的内容、含义来证明案件事实的证据。在劳动争议案件中，入职登记表、培训笔录、签收单、劳动合同、规章制度、劳动合同变更单、劳动合同解除通知书等等都是书证。

    （2）物证，是指以其外部特征和物质属性，即以其存在、形状、质量等证明案件事实的物品。在劳动争议案件中，该类证据很少出现，比如劳动者用于工作的笔记本、能够证明劳动者存在违纪行为的受损的办公工具等。

    （3）视听资料，是指利用录音、录像等技术手段反映的声音、图像以及电子计算机储存的数据证明案件事实的证据。劳动争议中常见的视听资料如通话录音、现场录音、现场录像或者储存于光盘、硬盘中的电脑数据等。

    （4）电子数据，民事诉讼法司法解释中新增加的证据种类，指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息等。

    （5）证人证言，是指证人就其所感知的案件情况向法院所作的陈述，一般情况下，只有与案件双方当事人无利害关系比如亲属关系、朋友关系等其他关系的证人所做当庭陈述才能被采信。

    （6）当事人陈述，劳动争议案件中经常用到的是当事人当庭自认的事实，将被审理机关依法采信。

    （7）鉴定结论，对于当事人有争议的证据材料比如笔迹、声音等鉴定结果，审理机关将依法采信。

    （8）勘验笔录，就是人民法院指派的勘验人员对案件的诉讼标的物和有关证据，经过现场勘验、调查所作的记录。在劳动争议案件中很少用到，在此不再详述。

    2．举证责任的期限

    举证责任的期限一般情况之下，是在庭审时出具即可，但是依据《劳动人事争议仲裁办案规则》中详细规定，承担举证责任的当事人应当在仲裁委员会指定的期限内提供有关证据。当然，人民法院也可以根据当事人的主张和案件审理情况，确定当事人应当提供的证据及其期限。当事人在该期限内提供证据确有困难的，可以向劳动争议仲裁委员会、人民法院申请延长期限，审理机关会根据当事人的申请适当延长。

    当事人逾期提供证据的，审理机关可以责令其说明理由；无理由或者理由不成立的，审理机关可以根据不同情形决定是否采纳该证据。

    因此一旦劳动争议仲裁委员会或者人民法院确定并告知了当事人举证期限，当事人切记需要举证期限届满前提交证据，否则要承担举证不能的不利后果。

    3．举证责任的分配

    劳动者与用人单位就是否存在劳动关系发生分歧的，由谁来举证？

    （1）对是否存在劳动关系发生分歧：由劳动者负举证责任，也即由劳动者提供证据证明与被申请人存在劳动关系可被提交的证据包括工资支付凭证或银行工资发放记录、职工工资发放花名册、社会保险缴纳记录，  “工作证”、“胸卡”等、用人单位的“offer”等招用记录、 与用人单位的负责人的交流录音、录像资料、节假日值班表、考勤表等，由用人单位出具的收入证明、离职证明等、其他同事的证人证言等。

    （2）在拖欠加班费的案件中  

    劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。

    （3）在拖欠工资的案件中

    适用“举证责任倒置”原则， 由用人单位举证证明是否足额支付了劳动者的工资，如果存在扣罚工资的情形，由用人单位提交证据证明扣发工资的合理合法性。

    （4）对劳动关系处理纠纷的案件中

    对于劳动者工作年限、工资数额、考勤情况、休假情况，开除、除名、辞退、解除劳动合同等发生争议的，由用人单位负举证责任。

    （5）特殊举证责任

    如果劳动者因用人单位拖欠工资、未依法缴纳社会保险等原因辞职，要求用人单位支付解除劳动关系的经济补偿金的，由劳动者证明其离职原因。

    4．用人单位常用证据的收集

    （1）员工入职时：入职登记表、劳动合同、培训协议、保密协议、竞业限制协议、规章制度签收单、提交材料通知单等。

    （2）员工在岗时：劳动合同变更单、考勤表、工资单、绩效考核表、扣发工资通知书、调岗调薪通知书等各种员工已经签收的文件。

    （3）员工离职时：解除劳动合同通知书、调解协议、辞职信、工作交接记录、补偿金支付记录等

    上述文件在劳动争议中最常应用，用人单位应注意收集与保存。

     >>>于丽萍，北京诵盈律师事务所合伙人，专业从事人力资源风险控制及企业法律顾问服务，为国内多家大型企业提供法律服务。上述文章摘自于老师《资深律师手把手教你应对劳动争议》（中国法制出版社）。当当网有售。本书在三茅独家提供电子版（试读版本），评论本文后即可下载！