提高自身工作效率，促进公司完善机制

作者周小冲动更新于：2016-03-11 17:23 39240

内容来自 2016-03-17 打卡话题

　　我是一家小公司的行政人事主管，说是主管，却一个下属也没有，我们公司是2013年成立的，到现在为止有20多人。
　　我是公司一成立就来的，刚开始的时候事情还不多，主要做一些行政类的工作，可是现在工作越来越多，事情越来越杂，除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等，还要负责社保、考勤、招聘、培训工作；除了这些，老板一有什么事情就会吩咐我去做，我还要充当老板的秘书的角色，负责上传下达。有的时候工作太杂太多，都知道该如何是好，现在感觉有点压抑，有点累。
　　请教大家，工作越来越多，事情越来越复杂，该如何管理好自己的工作？

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看完案例很直接的结论，作者矫情了。

小公司的人力行政执行岗就应该完成这些任务。常规行政人力任务，简单琐碎，老板秘书任务，基本上是内部协调和简单外部接待，需要你细心、操心、耐心，还不至于累心。

先说从以下几个方面入手，提高行政人力工作的效率：

一、提前规划

1、年度重点工作提前做好规划，培训、会议、员工活动、数据分析等避开生产销售旺季，也要避开常规工作时间。

2、自主常规工作提前避免工作冲突。如每月统计考勤，社保转入转出正常缴纳，社保基数调整、工资计算的时间，不要安排其他工作。

3、非自主常规工作尽量自主化。涉及到员工公积金提取、在职证明开具、二次报销单据接收等服务咨询类工作，每月规定时间处理。落实到制度上，做好内部通告，逐渐自主化。

二、固定流程和模板

1、固化并不断优化工作流程。定期修订人力行政制度，尽可能编制操作指引，把自己的动作规范化，也能让相关责任人动作规范，大大降低一事一议的讨论和沟通成本。

2、做好模板。做人事的，都有过提高excel技能的经历吧，设计好计算公式和打印格式的工资表，能极大的提高编制效率。会议纪要模板、固定资产盘点模板，对日常会议管理和资产管理同样重要。模板也是操作流程和审批流程的体现。

这个过程就是反思和优化工作流程的过程，是管理事情的技巧。

如果说累心，应该是针对秘书职能。案例中谈到上传下达，也是行政支持的性质。小公司的工作特点是随意性高，工作内容杂乱，没有太多的规范和流程。在小公司做行政工作，就更加随意，所以累心。但是所有大公司都是小公司发展来的，小公司的规矩发展到大公司就是制度。公司不论大小就有机制和文化。这个机制和文化就是老板的做事风格。我始终坚定的支持法治思想，而不是把小公司的工作总结为人治。我们用职业化的工作思路，理性的影响老板，协助老板不断的完善公司的机制，从而提高自己的工作幸福指数。

一、准确传递信息。

不论公司大小，内部信息的准确传递很重要，信息失真引发的返工和误解，劳力劳心。对上，用合理有效的方式明确指令。对下，做好明确要求，甚至给出模板。经过一两个月的摸索，就能掌握老板的风格，保持细心的态度换位思考就好。

二、互相监督，合理“抄送”。

邮件沟通的时候，往往把任务相关的上下游都列入抄送的范围，目的就是推进工作随时纠偏。小公司就是任务口口相传，对于相对重要的工作，也得想办法“抄送”。可以考虑针对任务责任人建立微信群，实现抄送。

三、引导建立会议机制。公司小，也需要经常开会。面对面沟通工作比秘书传达有效的多。

应该还有很多办法，目前就想到这么多。以后再来补充。