转提高自身工作效率,促进公司完善机制
我是一家小公司的行政人事主管,说是主管,却一个下属也没有,我们公司是2013年成立的,到现在为止有20多人。
我是公司一成立就来的,刚开始的时候事情还不多,主要做一些行政类的工作,可是现在工作越来越多,事情越来越杂,除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等,还要负责社保、考勤、招聘、培训工作;除了这些,老板一有什么事情就会吩咐我去做,我还要充当老板的秘书的角色,负责上传下达。有的时候工作太杂太多,都知道该如何是好,现在感觉有点压抑,有点累。
请教大家,工作越来越多,事情越来越复杂,该如何管理好自己的工作?
我是一家小公司的行政人事主管,说是主管,却一个下属也没有,我们公司是2013年成立的,到现在为止有20多人。
我是公司一成立就来的,刚开始的时候事情还不多,主要做一些行政类的工作,可是现在工作越来越多,事情越来越杂,除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等,还要负责社保、考勤、招聘、培训工作;除了这些,老板一有什么事情就会吩咐我去做,我还要充当老板的秘书的角色,负责上传下达。有的时候工作太杂太多,都知道该如何是好,现在感觉有点压抑,有点累。
请教大家,工作越来越多,事情越来越复杂,该如何管理好自己的工作?
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我,没有经历过类似的情况。
看完案例很直接的结论,作者矫情了。
小公司的人力行政执行岗就应该完成这些任务。常规行政人力任务,简单琐碎,老板秘书任务,基本上是内部协调和简单外部接待,需要你细心、操心、耐心,还不至于累心。
先说从以下几个方面入手,提高行政人力工作的效率:
一、提前规划
1、年度重点工作提前做好规划,培训、会议、员工活动、数据分析等避开生产销售旺季,也要避开常规工作时间。
2、自主常规工作提前避免工作冲突。如每月统计考勤,社保转入转出正常缴纳,社保基数调整、工资计算的时间,不要安排其他工作。
3、非自主常规工作尽量自主化。涉及到员工公积金提取、在职证明开具、二次报销单据接收等服务咨询类工作,每月规定时间处理。落实到制度上,做好内部通告,逐渐自主化。
二、固定流程和模板
1、固化并不断优化工作流程。定期修订人力行政制度,尽可能编制操作指引,把自己的动作规范化,也能让相关责任人动作规范,大大降低一事一议的讨论和沟通成本。
2、做好模板。做人事的,都有过提高excel技能的经历吧,设计好计算公式和打印格式的工资表,能极大的提高编制效率。会议纪要模板、固定资产盘点模板,对日常会议管理和资产管理同样重要。模板也是操作流程和审批流程的体现。
这个过程就是反思和优化工作流程的过程,是管理事情的技巧。
如果说累心,应该是针对秘书职能。案例中谈到上传下达,也是行政支持的性质。小公司的工作特点是随意性高,工作内容杂乱,没有太多的规范和流程。在小公司做行政工作,就更加随意,所以累心。但是所有大公司都是小公司发展来的,小公司的规矩发展到大公司就是制度。公司不论大小就有机制和文化。这个机制和文化就是老板的做事风格。我始终坚定的支持法治思想,而不是把小公司的工作总结为人治。我们用职业化的工作思路,理性的影响老板,协助老板不断的完善公司的机制,从而提高自己的工作幸福指数。
一、准确传递信息。
不论公司大小,内部信息的准确传递很重要,信息失真引发的返工和误解,劳力劳心。对上,用合理有效的方式明确指令。对下,做好明确要求,甚至给出模板。经过一两个月的摸索,就能掌握老板的风格,保持细心的态度换位思考就好。
二、互相监督,合理“抄送”。
邮件沟通的时候,往往把任务相关的上下游都列入抄送的范围,目的就是推进工作随时纠偏。小公司就是任务口口相传,对于相对重要的工作,也得想办法“抄送”。可以考虑针对任务责任人建立微信群,实现抄送。
三、引导建立会议机制。公司小,也需要经常开会。面对面沟通工作比秘书传达有效的多。
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2024-09-18 17:51
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