一、问题
1、入职小型油墨公司,负责薪酬核算,入职一个半月。
2、销售部一名驻外地业务员一个月前离职,口头提出、总监同意,但HR部门未知悉,故发放了工资。
3、联系错发工资业务员,希望退还错发工资,对方推脱并手机关机。
4、领导让专员承担公司损失。
二、分析&建议
1、以“不当得利”追讨错发工资
发生问题,很多人习惯第一时间追责,而我觉得我们第一时间应该是解决问题和亡羊补牢。因为如果把精力放在追责上,且不说容易闹得不可开交,还会浪费很多时间,错失很多良好的时机。
虽然员工已经到了关机不接电话的地步,也不知道之前的沟通过程细节如何,但是,即便是这样,我们也不能放弃一丝的机会,哪怕结果还是如初,我们还是得尽100%的努力。
主体思路为员工“不当得利”,通过诉讼追讨。
那么,在这个追讨过程中,我们要尽可能地准备证据:
(1)员工实际已离职的证据:包括缺失的考勤记录,不存在业务沟通记录等等。
(2)公司错发工资的证据:错发工资打卡记录。
(3)发出书面通知要求员工退还错发款项,证明单位已履行告知义务。这里略作展开:因为之前可能是电话沟通,可能没有相关录音,而且现在已经已关机应对,所以只能通过书面形式进行告知。具体的联系地址可以查阅员工的相关档案(什么?没有这方面信息?那这公司管理可够呛啊!)当然,话说回来,其实作为HR要有一定的敏感性,当员工第2、3次开始找理由推拖的时候,已经要有戒备心理,并且将电话录音作为辅证。特别是员工若承认自己离职,愿意退还款项,只是找理由在拖延,那么这种情况下至少可以省去很多错发工资的举证动作。
(4)其他相关证据,证据越多,胜算越大。
(5)联系当地法院、律师事务所或者公司法律顾问,了解起诉的程序和需要的材料(包括上述已列的和其他的证据),总之,材料越齐,胜算越多。
也许公司的管理不一定规范,哪怕是上面的一些证据,都未必能筹齐,但是,我们必须要展现出一种尽力尝试,追究到底的态度。
2、建立员工盘点机制
有些公司人员流动十分大,对HR的人员管理产生较大的难度。那么,作为HR也不是没有办法。从两个方面去改进:
(1)规范人员进出报批/报备机制
按理来说,HR掌握全公司人员进出动态,甚至于有审批权限也是很正常的,这个审批权限可上至总经理。当然,根据管理需要也可以将要求降低为报备。
无论报批还是报备,均对应制定明确的管理规定(明确要求、责任人及如何追责),甚至可以为下面设计好简单易填的报批/报备审核表。
一旦制度通过,那么可通过公文下发或者让各方责任人签字确认,一旦签字,那么就等于有了追责方向。
(2)建立人员盘点机制
报批/报备机制是考验由下而上的执行,其效果可能受下属主动性和执行力影响较大,那么不妨也可以另行制定由上而下的核对机制,确保万无一失。
在工资核发之前,由HR部门核定人员清单及出勤情况,并将表格发至各个责任人签字确认(如异地的可以发电子表,签字后先传电子版,后邮寄原件),作为每次核发工资的附件。一旦有不符的,那么应及时要求各责任人上报人员进出的审核表,尽量先补流程后发工资(存在问题的可以先挂账)。
这么做,同样也是将薪酬核对的责任分散承担。因为HR部门毕竟人手有限,不可能了解到每个前线,而直线主管也应承担相应的人员管理责任。
总得来说,发生问题不可怕,可怕的是不去亡羊补牢,在同一个地方重复跌倒。
3、找领导沟通此次事件的责任承担问题
为什么我会将找领导沟通责任承担问题放在亡羊补牢的动作之后?因为一方面,如果在问题当场产生争执,那么容易造成领导下不了台(且有可能在气头上不好说话),未必愿意替你酌情考虑,不如各自留一个冷静思考的时间;另一方面,在你做好了追讨和亡羊补牢两个动作,证明了你的态度和能力之后,反过来再来商议这个事情,领导会更愿意倾听你的想法。
沟通的思路:
(1)先承认错误。不管如何,对于公司来说,这总是一个错误,而这个错误必须要有人背,所以,不如自己主动一点,至少给领导一个台阶下。
(2)在追讨和亡羊补牢的过程中,其实大家都容易看出问题到底出在什么地方,责任到底应该算谁,所以,应当在总结汇报上述工作的过程中顺势提一提这个费用的问题:责任可以承担,也可以做一定程度的惩罚,但全额承担公司损失就有点过了。
(3)如果领导和公司还是保持原先的态度,那么只能说这家公司的领导不值得你去跟了。这种情况下,那么我们也不能白白受欺负,两个动作吧:第一,一边工作,一边找新的机会;第二,收集公司让自己全额承担的扣发证据,以便将来维权。(当然如果你还有什么别的原因需要忍辱负重,那么你自己权衡)
(4)找到新工作后,再来找领导聊聊吧。事情做得漂不漂亮,大家都看得到,若你还是觉得评判不客观,那我拿着别的公司的Offer,照样可以甩你脸;另一方面,明确告知这些不合理的扣发,该维权的我们绝对不卑不亢。(成功概率应该不低,毕竟你的上级有审核权,也要对应承担审核责任,所以不可能由员工全部承担,这种成功案例不少的。)
做完这个动作,我们也不必要跟领导多说啥的,甩出之前备好的辞职信,准备做交接吧。什么?公司不安排人交接?没问题,辞职信拍照或电子版发邮件,将所有的工作交接内容形成交接文档,所有的文件资料堆在桌上并理好清单,全部拍照,弄好了同样发邮件(同时抄送一份给自己),顶多邮件里客气一句,将来交接有未尽之处,可联系自己,一定配合做好。
然后,等30天到了,走人呗。
三、总结
1、发生问题,我们第一时间还是先解决问题和亡羊补牢,追究责任,最好是做完以后再考虑。
2、员工方面,尽最大努力去追讨,以“不当得利”为由起诉。
3、公司管理方面,加强人员进出审核,必要时可以加入薪酬核发前的人员盘点。
4、如果公司真的要让自己承担全部损失,那么我建议在上面两个动作做完以后,找领导进行不卑不亢地沟通。
5、如果公司实在不可理喻,那么我们也应当捍卫自己的权益,并且做好另行择木而栖的打算。
以上,个人观点,欢迎大家一起讨论。
35楼 进行中
谢谢分享,学习
34楼 只想再遇你
公司里做事就得凡事都要留有证据,拍照,这个是要记住的。
33楼 若是天蝎
说实话,诉讼不是个好主意。因为诉讼而花出去的人力和时间成本,或许都远远大于离职员工一个月的薪酬,除非离职的是一名高薪人士。楼主的案例很明显是公司的问题,肯定要申诉,找好新工作再给这家什么鬼公司甩脸,绝对有必要!
32楼 kaixinyang
看到老师的文章必读 学习了
31楼 新钓客
感谢分享!
30楼 大方的火龙果15092122
学习了,谢谢分享!
29楼 annea
赞
28楼 夏季清风
学习了,谢谢!!
27楼 哎哎哎去啊
很具有实操性,受教了。
26楼 阴转晴
漂亮
25楼 无言独上西楼
写得好,谢谢了!
24楼 shirleyhay
更喜欢 支持
23楼 梦萦大唐
思路清晰 受教
22楼 june琼
薪酬之事马虎不得,审核由下而上,部门负责人纸笔签发,漏洞则可以责任到部门负责人,谢谢楼主的分享,进一步学习了!
21楼 deron木易
思路清晰 受教
20楼 嗷大喵
分析的很到位
19楼 3wsok
学习了,感谢分享!
18楼 Y小姐3
考勤应该之前发给各部门负责人或则员工确认
17楼 宁静的天空318
很不错,
16楼 秋小白
很清晰,感谢分享!
12下一页