考勤是个细致活

作者梦絮蝶雨 2016-06-22 09:25 419

本文是对话题：怎样提高处理考勤的工作效率？有哪... 的摘抄和点评 收起↑

　　我们公司有20多人，为了规范管理，两个月前公司安装了新的指纹打卡机，这台打卡机属于考勤和门禁一体的，进门要打卡才行，同时也会形成考勤记录。公司规定员工每天早上上班必须打卡，晚上加班前后也必须打卡。
　　但目前出现了这种状况，有些人一天多次打卡，有些人一天都没打卡或者晚打卡。现在我的工作量不减反增，每个月还要从那些不定时的打卡时间里来分辨哪些是正常的出勤时间，哪些是真正的加班时间。总之现在的考勤如一团乱麻，整理起来非常费劲。
　　请教大家，怎样才能提高处理考勤的的工作效率？有哪些窍门？

秉骏哥李志勇说：

磨刀不误砍柴功，工欲善其事、必先利其器，楼主想提高处理考勤的效率，以下五点可以注意：

    考勤管理规定

    虽然只有20多人，如果没有规矩也是不容易管理的，就拿考勤来说，如果没有明确的制度，领导今天说考勤这样管，明天说那样管，这些员工这样上班，那些员工那样上班，某些员工可以打卡也可以不打卡，一些员工没打卡只要领导一句话就可以说是已打卡，总之，乱象丛生，不一罗列，所以，即使人员不多，也一定要有考勤管理办法。

    这个办法的主要内容有：各岗位上下班时间、打卡有效时间段（比如：上班时间前半小时内、下班时间后半小时内方为有效）、全天打卡次数要求、出差或外出办事补卡期限、迟到早退处罚细则、各种请假的考勤计算等，总之，一旦制订，人人均适用，不得有例外，否则，这个制度也难以实施。

    考勤机使用

    楼主要充分熟悉指纹考勤机的使用，特别是指纹的录入（最好每个员工录三个不经常用的手指，比如无名指、小指等）、姓名及录入编号的一一对应、有效打卡时间段的录入（这一点最关键，可以避免重复或多次打卡带来的人工确认，还可以自动识别迟到早退现象，迟到早退会显示为红色），另外，考勤机可以与电脑外接，以便随时检查每个员工的考勤情况，如果考勤机旁边有摄像头，那将更方便监控。

    另外，要简单培训所有员工如何爱惜和使用考勤机、如保打卡等，正常情况是：录入指头不轻不重放到采录处正中，不要急着离开，大约一秒钟后，考勤机会有“谢谢”的提示音，表明已经打好卡，如果再打卡，会提示“已打卡”，说明已打卡，不用再打了，当然，不同牌子的考勤机，提示音可能有区别。

    例外情况处理

    不管是20多人，还是200多20000多人的企业，都会有员工打卡，不管怎么详细规定，都一定有例外情况、例外员工的特殊情形要处理，对楼主而言，只坚持一条：以规定为主，若有特殊，见领导批条。

    不管是老板的舅子老婊，还是领导的法外开恩，在考勤这里，楼主没有任何特殊处理权限，只能按照考勤机上实打实的考勤记录来汇总每月的考勤，没有领导的批条，任何开后门、死赖皮都不要开绿灯。

    所以，对楼主坚持原则、严格考勤也要有一条红线规定，比如：我们在员工奖惩管理办法中就明确了“私自更改考勤原始记录的一律按严重违反公司规定处理”。

    另外，随着季节的变化或者员工个体差异，也会有少数员工无法打上卡的情况，这时就需要用手工考勤或员工每天输入设置好的考勤机密码进行考勤。

    每日整理完毕

    奉劝楼主，员工上班下班都在不断的进行着考勤，出现这样那样的情况是难以避免的，所以，楼主应当在今天整理完毕昨天的员工考勤意外情况，包括各种没有考勤记录的请假出差等，而不要等到月底时再来集中清理，那时的工作量就显得尤其大。

    每天清理的好处还可以即时发现员工意外打卡的情况，给予及时提醒或向员工部门负责人反映情况。

    实际出勤记录

    在进行指纹考勤的同时，一定要要求各个部门负责人要用纸质的进行考勤，这是从另一个侧面来检验指纹考勤的作假的可能，如果不这样，有的员工就可能打了上班卡，中途溜号离岗，然后快下班的时候再来打下班卡，或者员工与某些管理人员串通作假。

    所以，一方面要求各部门在月底需要报送员工实际出勤的手工记录表，既与原先排班表进行比对，也与指纹考勤机比对，还与调班换休请假等情况比对。另一方面，楼主所在的人资部，要不定时的到各部门抽查打卡、出勤情况，防止“吃空享”的可能。

    另外，所有的考勤记录，按照法规规定，应当至少保存二年以上，所以，每月要将考勤情况汇总打包保存，并标识清楚，随时备查。




    考勤管理，看起来简单，其实涉及的情况比较多也比较杂，要做到滴水不漏，也是不容易的，由于考勤直接涉及员工的收入，所以，更应当引起各级管理人员高度重视，不要出现钻空子、开后门的情况。

我的点评