在服务企业和代理诉讼案件的过程中，发现很多的HR使用的《入职登记表》版本各异，有的简简单单一页纸，有的洋洋洒洒好几页，有的是从网上找的模板，有的只是沿用公司以前的范本，但是没有一个HR能说清楚它该如何设计，又有什么作用，以及填写的时候该注意什么。有的甚至把《应聘登记表》等同于《入职登记表》作为员工材料归档，今天就来全面的分析下《入职登记表》供大家参考。
1、《入职登记表》什么时候填写？
常规的流程是，应聘者先提交简历，面试通过后确认录用的，会再要求填写《入职登记表》，有的可能是面试前来填写《入职登记表》（直接替代《应聘登记表》）。实际中，具体流程因公司情况有所调整，但是《入职登记表》是每个公司都应当制作的表单之一，因为《入职登记表》的信息最为完整和全面，在后续管理员工的过程中，是重要的考核依据和证据。所以，千万不要用员工简历和《应聘登记表》来取代。
2、《入职登记表》到底有什么作用？
因为《入职登记表》一般是公司专门设计的，是员工和公司建立劳动关系的凭据之一，它能够比较完整的记录员工的情况，无论在实际管理还是涉及诉讼的时候，都是很重要的证据，从实务来说，它有以下几个方面的作用：
1）了解入职员工的基本信息，作为工作中考核的依据（比如学历技能、工作背景、身体健康状况等）；
2） 作为员工是否欺诈的证据（实务中很常见的证据之一）；
3）作为员工自离或联系不上时，作为联系员工的依据（这是很多HR所忽视的作用）；
4） 有时候可以作为双方签订了劳动合同的证明（实务中有争议，因此强烈建议签订《劳动合同》）
5）在劳动争议中证明员工的入职时间（尤其是在《劳动合同》缺失的情况下）
那么，我们了解了《入职登记表》的目的，该如何设计《入职登记表》？
首先，我们根据公司的需要，可以确定《入职登记表》由如下几个部分组成：
其次，每个部分确定设计的目的和设计的内容：
1） 基本信息
设计目的：员工的基本信息，方便了解员工的情况，另外便于日后联系及送达材料。
设计内容：姓名、年龄、性别、户籍、身份证号码、QQ、邮箱、微信号、户籍地址、现地址
【说明】：现在人用微信比较多，因此要增加这一项（很多公司都没有更新），还有很多员工是外地人，因此在基本信息中不仅有户籍地址，还要有现地址，提供更多的联系方式。
2） 教育背景
设计目的：了解员工的学历状况，可以作为考核参考，作为员工是否欺诈的证据。
设计内容：年份、毕业院校、证明人
3） 工作经历信息
设计目的：了解员工的履历背景，了解离职的原因，可以作为考核参考，也可以作为员工是否欺诈的证据。
设计内容：工作年限、原工作单位、离职原因原、证明人电话、是否有竞业限制或商业秘密协议
4） 家庭成员、紧急联络人信息
设计目的：用于联系员工，尤其是在无法联系本人的时候。
设计内容：家庭成员的名字、关系、联系电话、工作单位
【说明】：这部分是被很多公司所忽视的，要么没有设置该内容，要么设置了却没有要求填写详细，如果涉及到诉讼，该项可以作为送达的地址，避免因为无法联系到本人，需要公告，延长了审理的时间。还有紧急联系人要求填写能在工作所在地的联系的人员（能和家庭成员区分就更好了，多一个联系方式），方便及时联系。
5）健康信息
设计目的：了解是否有不适合工作的情况，有利于用工管理
设计内容：
A. 是否从事过井下、高空、高温、特别繁重体力劳动以及有毒有害工种；
B. 是否曾被认定工伤或持有残疾人证明，是否被劳动能力鉴定委员会鉴定为具有伤残等级以及何级伤残;
C. 是否有传染性疾病、最近6个月内接受过的医学检查与治疗等。
6）入职信息
设计目的：确定入职岗位的基本情况，视同双方签订了《劳动合同》
设计内容：入职时间、工作岗位、试用期时间及工资等
【说明】：目前实务中，《入职登记表》包含这一项是否等同于签订了《劳动合同》还是有争议的，毕竟《入职登记表》不能包含《劳动合同》的全部内容，因此，不建议用它来代替《劳动合同》。
7）员工承诺
设计目的：表明员工对《入职登记表》信息的认可
设计内容：
A. 真实信息承诺
“本人在本表提供的各项信息均真实，本人充分了解上述资料的真实性是双方订立劳动合同的前提条件，如有弄虚作假或隐瞒的情况，属于严重违反公司规章制度，同意公司有权解除劳动合同或对劳动合同做无效认定处理，公司因此遭受的损失，本人有对此赔偿的义务”
B. 送达地址承诺
本人确认，本表所填写的通信地址为邮寄送达地址，公司向该通信地址寄送的文件或物品，如果发生收件人拒绝签收或其他无法送达的情形的，本人同意，从公司寄出之日起视为公司已经送达。若发生变动的，必须在三日之日书面告知公司，否则公司以原地址寄送的，视为送达。
c. 公司告知义务承诺（证明公司履行了告知义务）
本人确认，公司已如实告知工作内容、工作地点、工作条件、职业危害、安全生产状况、劳动报酬以及本人要求了解的情况。
8） 其他信息
A. 技能或专业资格证书、专业职称、技术操作水平等（一般可以在简历中体现）
B. 应聘信息来源
9）员工签字
设计目的：表明《入职登记表》内容均为员工自行填写并认可
设计说明：
A. 每一页都要签字，最好摁手印
B. 要求用黑色签字笔用正楷填写，不要签名潦草
3、 特别说明：
1）《入职登记表》要及时放入员工档案中，最好扫描一份电子版方便查阅（重要原件尽量不要拿出来，避免遗失）；
2）为配合《入职登记表》的作用，在办理入职手续时，需要员工提供相应的证明材料，核对原件后将复印件归档，同时在每一份复印件中签署
“与原件一致，由XXX提供”并要求员工签名确认。
最后，我们可以结合员工入职审查的情况（关于哪几类求职者HR要留意，请关联阅读：碰到这几种求职者，HR可要当心了）和《入职登记表》的设定要点，我们可以一并建立入职环节的审查清单：
看似繁琐的工作一梳理，是不是感觉清爽了很多，在招录员工的时候按这个表单梳理就可以避免工作存在疏漏（当然清单的内容可以在工作中再完善），并且如果有新来的HR，直接让按她用清单梳理，也减少沟通成本，推荐大家使用这个方法梳理工作。
上榜得茅豆
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1楼 披个小马甲
赞，刚好现在想要把入职这件事做得更精