如何设计规范化表格总结

作者木棉Amy 2016-07-21 14:28 571

首先讲解了两个概念：数据表和报表。

EXCEL数据处理流程包括数据录入、数据存储、数据加工和报表输出，我把我们日常用的EXCEL表格分为数据表和报表。

数据表就是存储各种数据的表格，是自己用的，一般不给外人看的，在这个表格中存储着各种基本的数据；而报表一般是给其他人看的表格，他们所看到的表格是美化后的表格，而数据是我们经过加工后的数据，可能不会体现一些基本的数据。如前言中所讲的事例，按照我的习惯，我会把晋级考核的成绩保存到一个表格中，这个表格做完后将不再变动。如果老板要看成绩和工资增长幅度，我会另外新建一张表将它处理好美化后发给老板。我保存的那张表可以称之为数据表，而发给老板的那张表是报表。

设计规范化表格经常遇到的问题有以下十种：

一、表名重复、位置不对

二、标题多余

三、小计、合计、计算出现

四、合并单元格

五、人为产生隔断

六、隐藏行或列

七、关键数据排在后面

八、加入空格

九、格式不规范

1、表格中出现各种颜色标注。这个现象是一个普遍现象，好多人为了标识或者突出重点，经常用各种颜色标注。虽然不影响数据的处理，但是看起来太乱，而且做成报表的时候再调整颜色，浪费时间。所以，除了最终报表，为了格式漂亮可以用颜色标注外，在数据表中不建议有颜色标注，哪怕是用，要用得合适而且规范。

2、用各种边框。它和颜色标注的道理是一样的，它不影响数据处理。有时候为了区分不同的内容，有人会用不同边框来区分。同样也是不建议用各种边框，除了最终报表。

3、对齐方式不统一。对齐方式同样不影响数据处理，人们都有不同的习惯。建议在同一列中，采取同一种对齐方式。

4、直接选定某一行或者一列标注颜色或者边框。有的人为了方便，通常会直接选定某一行或者一列来标注颜色或边框。这样的习惯很是不好，它影响表格的美观整洁，同时在将表格中的数据复制出去的时候更改格式比较麻烦，而且还会造成EXCEL增肥。建议平时要养成良好的习惯，不要有这样的操作习惯，如果是临时性的可以这样用，用完后记得恢复原貌。

5、序号混乱。在输入和修改数据的过程中，我们因为增加或者删减行，造成序号的混乱，每次都需要重新下拉一次，有时候会忽略序号的更新。在这里教大家一个小方法，用ROW函数。ROW函数表示返回某一行的序号，例如ROW(B4)，返回的是B4所在的序号，即4。如果ROW()，则表示当前行的序号。所以我们从第二行，即A2输入=ROW()-1，下拉即可。如果增行的话，只需要把增加的那一行填充上公式即可，如果减行的话，则不用理会，序号自动更新。

6、身份证号错误。EXCEL的数值精确度最多是15位，所以输入18位身份证号的过程中，后三位经常会出现“000”的情况。这个一般处理方法有两种：一是设置成文本格式，二是在输入前先输入一个英文“’”号，这个是文本引导符。

7、输入格式（内容）不一致。例如学历中出现“大专”和“专科”；日期格式中有多种多样的表达方法，甚至在日期一列中出现汉字；……。

十、加入批注

将表中的批注去掉，Ctrl+G（定位）-定位条件（批注）-编辑-清除-清除批注，操作完成。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。