秉骏哥李志勇说:
举报箱、意见箱、总经理信箱、绿色通道信箱等,都是为了收集员工意见,让员工感受到公司管理的人性化、公开性、透明性,其实与政府实施的“人民来信”、“信访办”是一个道理,目的是正视内部矛盾与问题,让问题及早暴露出来,以便大事化小、小事化了,尽量避免问题尖锐化、小事变大事。针对楼主遇到的员工举报信,可以这样来处理:
我的点评
整理了各位大牛的经验,汇总一下 1目的 规范管理、激发员工共同参与公司管理的目的。 收集员工意见,让员工感受到公司管理的人性化、公开性、透明性。 2整理 整理时,可用表格来展示,举报信跟随每张表格进行依序分类就好, 表格的内容可以有:序号、总部/某分店、责任部门、事件、时间、责任人、举报时间、处理意见、备注等。注意保密 3保密 收集记录时保密,人员保密,表格中隐藏举报人 4匿名问题 非常不赞成匿名。 匿名就代表着举报人可以不负责任,可以片面地去反馈问题,甚至诬陷、诽谤。所以在建绿色通道信箱的时候我们必须约法三章。形式上,不一定非要有个正式的文件,发个暂行办法广而告之即可。举报信必须实名,否则不予处理。人资承诺绝不向被举报方及其他第三者透漏任何信息,但人资一定要知道谁反馈的情况,公司有这个反馈机制但并不代表员工可以随意发表言论,以免加大人资的工作量。如果举报人反馈属实,也方便人资跟进奖励。实名的好处就是不能随意举报,另外举报质量提高。我们公司有几个员工非常喜欢举报,但有时他的了解很片面。我们的游戏规则是第一次举报不属实,予以回复;第二次举报不属实,予以警告;如果第三次举报又不属实,这名员工的举报将被列入黑名单,也就是说这名员工的举报以后不再受理了。对于经常被人举报且核实属实的人,如果是严重违纪公司直接开除,三次核实属实的轻微违纪,对违纪人降职降薪,取消一年内的提拔资格。这样操作举报才会越来越少。 5呈报领导 重要的做标记,然后发给领导,请领导一起研究处理 6调查核实 实名举报有针对性的调查情况,先安排两个或两个以上的人员秘密到问题部门调查并做好笔录,不要大张旗鼓的进行,避免在未经核实之前把事态扩大。 如果公司设置部门较完备,又有纪检监察部门又有安保部门,要组成联合调查小组。如果是小公司部门设置少,那只有你部门派人去做这项工作了。也要和举报人进行接触核实了解情况,补充举报信息,并注意保护举报人。 调查注重搜集有效证据,事件发生的具体时间、地点、人物,事件造成的公司损害有多大,影响有多大,这些要在调查报告中写清楚。如果情况属实,调查结束后,对照公司有关规定给出处理意见上报公司决策。 7依规处理 注意处理的操作和艺术,奖惩。不管是公物私用,还是考勤作假,还是管理问题,一旦查证属实,就需要掌握好各种证据,包括人证、物证、声音视频资料等,要统一归类,由专人、专地点进行保管。然后,将这些证据和事实,呈相关领导审批,并提出处理意见,当然,是按照公司规定、国家法律来,既对违规者进行及时处理,也对举报不实的进行提醒告诫。 8定期回复 定期公布处理结果,一旦员工对你的处理不满意,或有段时间你不公布结果了,公信力马上下降。下次他也不反馈了,可能还有人会诟病人资部门搞形式主义,不能坚持 9 改进制度 反过来看公司制度的规定,这些方面有没有漏洞,有什么会造成上述的问题。比如说考勤造假的问题,出现这个问题的原因是什么,是制度的不规范,还是有人刻意隐瞒,领导包庇,还是人资监察 失职?如果这个问题找出后有没有改进的方案?改进后还会不会出现这样的问题?公司对于触犯制度的人员的处罚是不是真正能够起到警示作用? 总结:目的,体制,流程都清晰,信息也就有效了,然后分类处理,按照机制中的规定,收集、分类、沟通了解、上报、跟踪、处理,形成良性的闭环。
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