完善公司电脑文档管理制度

作者严寒下的红梅更新于：2016-10-14 13:35 63251

内容来自 2016-10-25 打卡话题

　　我们公司一名员工在离职时，将自己电脑内的资料基本删完，只交接了三个文件给新人，新人因为不清楚，就在交接清单上面签字了。该员工离职一周后，主管领导才发现资料被删的问题，于是要求IT人员恢复被删除的文件，但还是有一些文件没办法恢复，并且在恢复文件时，发现了该离职员工的电脑里面有很多不属于他的资料，部分是主管领导的资料，但是主管领导并没有转发过给他。
　　请问大家，现在这个员工已经离职，该如何对该员工进行追责？
　　他还有一个月工资未发，是否可以根据公司奖惩制度对其进行处罚？
　　此外，有哪些预防措施，可以防止此类事件再次发生？

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从案例描术中，我们可以看到，这家单位对公司的电脑及电脑文档管理是没有良好的制度或是规定的，所以导致员工可以通过各种途径或手段拿到非他所在岗位能查到的电脑文档资料，而且在岗位人员流失替换时，全靠人为的交接，根本无法做到真正的工作交接管理。没有工作的交接要求，所以才会导致员工离职时，把有用的资料给毁掉，都无法知晓。通常情况下，人员离职时都存在各种各样的问题，否则也不会选择离开公司。若是离职员工是因为工作不开心而辞职，那可以肯定这位离职的帅锅或是美女会做一些你意想不到的行为，因为他（她）要发泄心中对公司的不满，这是人之常情。既然是人之常情，企业方就得做好万全之策来规避这些不合理的现象，减少公司的损失。即使员工在离职时把资料毁掉，可以通过其他的方法来弥补。

任何事情的发生，都必须有纠正措施和预防措施，否则类似的问题将会不断的重演。当问题发生后，只要我们抱着如果解决问题，如果将损失减到最小，抛开一切私心，事情就能解决得合情合理。我们先说说纠正措施吧，这毕竟是要解决当前的问题，也是一种亡羊补牢的做法，但还是要做才行。

纠正措施：

1）调查事情的真实情况，搜集离职员工毁掉电脑文档的证据。目前只是公司方说是离职员工删掉了电脑的资料，但事实上也并不知道是否是该离职员工删掉（当然，如果电脑脑只是一个人使用，而且公司内部又没有内网的，那结果就是肯定。）。有没有机会是新来的员工在不知情的情况下误删除？这也很难说的。所以公司方应该要求IT检查删除记录，如果删除记录显示是离职员工删掉，可以要求其承担相应责任。为什么有的企业在员工离职后，离职时未发工资要等到公司统发的时候再发，也就是避免员工在离职时消毁公司的账山册和与岗位工作有关之资料。

2）联系当事人，并以理解的态度与其沟通，希望其能返还被毁资料。任何事情的发生都会有他的原因，找到问题的根源，就没有解决不了事。一般情况下，在总损人不利己的事之前，都会提前为自己做好退路，以保自身安全。我理解这位员工在毁掉公司电脑资料前，应该自己有备份资料，万一被公司发现后，并公司掌握了证据，这种行为必须是不光彩的行为。在沟通中，将后果告知其后果，如果该人员能将备份资料还回公司，公司也可以既往不咎，放他一马。沟通时要注意技巧，让员工知道你已经掌握了他删除资料的证据，否则他人都走了，凭什么还要把东西还回来。

3）从头再来，一切重做。以上两个方法都行不通的，公司就认命吧，从头做起。下属资料大多数在领导的电脑应该都是有的（一般下属做出来的东西，都会发给领导审核，审核没问题后才能发行），所以对公司的损失应该也不会很大，只是增加此工作量而已，就当是给新人一种学习与锻炼。重做对新人来说会有些难度，做这些资料对他的上司来说不会有困难的，只要把框架做出来，然后交给新人同样会很完成，数据除外。

预防措施：

都说我们做HR的总是把人想得太坏，没办法，只能把人或事想到坏处，才能做好预防工作。当一个问题发生后，要解决当前的问题是很容易的，只要把损失或影响减到最小就行了，但是为了后续不要再发生同样的问题，那必须得有预防方案，而且还要将预防措施跟踪执行到位，否则预防措施也只是在纸上写写，嘴上说说，最后变成了空话，浪费时间与精力，这不是解决问题的宗旨。纠正措施只是解决了当时的问题，预防才能做到杜绝或是减少。

1）设置电脑权限。虽然电脑有权限控制对使用人员来说会存在不方便，但是岗位电脑使用人员不私自安装软件，是不会影响正常工作的，因为正常工作所需之软件IT都会安装了。而且对于公司大部分的资料与文件是属于公司的资产，不能被人员随便带出企业，特别是一些技术资料，如果离职员工将公司技术资料带出公司，就意味着公司的技术泄漏。这是一种很可怕的风险，任何一家公司都必须谨慎对待公司的无形资产——电脑资料。如比控制USB接口、控制上网、控制电脑使用人员私自安装软件等。做到电脑仅供办公用，减少不必要的损失与麻烦。

2）有用的资料全部统一上传到公司文件服务器，服务器查阅文档以岗位电脑权限控制。公司应明确各部门的文件与报表，并且要求定期上传到公司的服务器，然后由IT部门检查各部门上传的情况，并负责管理公司所有电脑资料。只要把各部门的资料都上传到服务器上，任何员工离职时，都不用担心离职员工破坏电脑文件。IT技术人员把服务器设置不同的修改权限，做到只要上传服务器的资料就不能删除。原则上，需要修改服务器上的资料，应该是各部门的经理才有修改权限，其他人员只有阅读权限。而且每个部门只能查阅所属部门的资料，不能进查阅非本部门的资料，只有这样才能保证公司的信息安全。

文件服务器文档管理：

·第一步，按文件类型分大类，如：

完善公司电脑文档管理制度

·第二步，按部门分类，如：

完善公司电脑文档管理制度

·第三步，根据部门所有文件进行分类存放，如：

完善公司电脑文档管理制度

3）如果企业经济条件允许，老板对这块比较重视的情况下，可以考虑将公司所有电脑用网络监控。网络警察应该是很多公司都有用，IT有专门的设备对全公司的电脑进行监控，你的电脑在做什么都会被记录下来。这样就是最有利的证据，估计这设备应该不会便宜。其实，只要我们做电脑权限控制、所有工作有关的资料上传到服务器上进行管理，相信以后可以杜绝此类问题。

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全部评论(43) 我参与的评论

39楼 catherine@2624

感谢分享

2016-11-04 12:36:42 回复赞(0)

38楼乐乐王

学习了

2016-10-25 21:47:16 回复赞(0)

37楼 Rocky2013

学习了，谢谢分享

2016-10-25 19:53:30 回复赞(0)

36楼携爱潜逃

简单易懂，学习了

2016-10-25 17:07:34 回复赞(0)

35楼豆豆亲亲宝贝

学习了，谢谢分享！

2016-10-25 15:36:50 回复赞(0)

34楼 1309267061881妖

谢谢，喜欢看你的文！

2016-10-25 15:21:43 回复赞(0)

33楼籽遇薇晨

谢谢分享。

2016-10-25 15:01:10 回复赞(0)

32楼 luguang2004

赞一个

2016-10-25 14:09:50 回复赞(0)

31楼心诺

学习了

2016-10-25 13:58:06 回复赞(0)

30楼雪衫霓裳

学习了

2016-10-25 13:54:56 回复赞(0)

29楼 Anne希

学习了

2016-10-25 13:34:16 回复赞(0)

28楼 sym19820916

谢谢，学习了。

2016-10-25 12:48:18 回复赞(0)

27楼 lymywtf

感谢分享，坚持学习！

2016-10-25 11:49:28 回复赞(0)

26楼红果果one

感谢分享，坚持学习！

2016-10-25 11:33:13 回复赞(0)

25楼燕2015

楼主讲得很好，给力，赞，谢谢。特别对于中高层管理者，电脑文件最好上传到公司服务器。

2016-10-25 11:27:45 回复赞(0)

24楼 lyy涟漪

学习了，谢谢分享

2016-10-25 11:11:39 回复赞(0)

23楼幽悠2016

谢谢分享

2016-10-25 11:11:28 回复赞(0)

22楼寺风

谢谢分享

2016-10-25 11:06:42 回复赞(0)

21楼蔚蔚520

赞同，不错，主管的资料，电脑这些东西是不能随便给他人使用，另主管也要保管好自己的东西，防止文件丢失，做为主管他也有责任，自己电脑上资料没转发过给他人，为什么别人会有呢？电脑密码，电脑权限，这些都是基本的，新人不清楚，难道主管也不清楚吗？离职后，交接的事情不清楚也可以随便签字，前提工作都没做好，如果离职员工他公司做了很多年，有的文件或资料能用他肯定会带走，因为不管在那个公司他的资料有时是可以通用的，这个责任大部分都在主管

2016-10-25 11:03:41 回复赞(1)