推荐这样学习Excel最有效(4)：单元格和数据区域

作者齐涛更新于：2016-10-17 11:58 4877

前几篇说了数据，今天来解析一下单元格和数据区域。

单元格是组成工作表区域的最基本单位，在单元格中，可以存储各种数据类型、公式、函数等。每个单元格在工作表区域中都有自己唯一的标识，它是通过列标号和行标号交叉确定的位置来识别的，例如列标号为A列，行标号为1，则单元格的位置为A1。

在我们进行数据处理分析的过程中，尽量要坚持的原则就是在单元格中存储最基本的数据。什么可以叫最基本的数据？这个不能进行完美的定义，不过可以这样理解，各个单元格只存储同一类型的数据类型。如在A1单元格存储的数据是单价，那么应该输入“1200”，而非“1200元”；在单元格中输入日期，那就应该是日期型数据，而非是文本型日期。如果对Excel掌握熟练了，处理多种数据类型的单元格也可以操作，但是操作是比较复杂的，如果遵循这些原则，职场中的Excel知识是不需要有多高深的。

单元格中存储了数据，我们就可以对数据通过各种操作对它进行处理。除了对单元格内的数据进行处理，还有我们对单元格本身的格式也可以进行一些操作。对数据和单元格格式的各项处理方法都集中在“设置单元格格式”窗口，通过点击右键，在列表中选择“设置单元格格式”即可调出这个窗口。

这样学习Excel最有效(4)：单元格和数据区域

一些基本的操作也在“开始”选项卡中可以看到。

这样学习Excel最有效(4)：单元格和数据区域

对数据和单元格格式的处理，就是我们在学习和应用Excel过程中的核心。前面的文章中讲了对数据处理的套路，除了对数据处理Excel对单元格的格式处理也有套路，就是上图所看到的这些操作，操作没什么可讲，自己在Excel操作一下即可掌握。后面的内容中会涉及，但不会全面细致的讲解。

单元格组成工作表区域，存储数据的区域我们可以称之为数据区域，数据区域用左上角的单元格地址和右下角的单元格地址来表示，中间用英文冒号连接，如A1:D13，代表下图中的数据区域。

这样学习Excel最有效(4)：单元格和数据区域

在Excel中，它会自动识别数据区域，那它怎样识别数据区域呢？光标要定位在数据区域中的任意单元格，如果不确定可以放在一个有数据的单元格中即可(数据区域中也存在空白单元格)，这样进行一些操作的时候(如排序、筛选、分类汇总、数据透视表等)，它可以自动判断数据区域。

Excel判断数据区域的办法是怎样的？数据区域中要保证有数据的单元格是连续的，这个连续指有数据的单元格八个方向(含四边和四个角)只要相连，即可认定为它们是连续的。数据区域的范围是由上下左右四个方向中最外侧有数据的单元格来决定的，它始终形成一个四边形的区域。如在下图中，1-4都代表一个数据区域，而5则不是一个数据区域。仔细看会发现，5中数据没有连接在一起。

这样学习Excel最有效(4)：单元格和数据区域

当然除了Excel自动判断数据区域，我们还可以指定数据区域，指定数据区域可以不用遵守有数据的单元格必须相连的规则，最基本的指定数据区域的方法是用鼠标选定，如上图中的5，我们可以用鼠标选定G14:K18数据区域，然后再进行筛选、排序等基础操作的话，Excel会认为这是一个数据区域。通过定义名称、在公式直接用G14:K18等也是指定数据区域。

单元格和其组成的数据区域，会出现一些默认的规则或惯例。如单元格尽量不要合并；第一行是做标题行的；每一列或每一行存储的数据属性相同或者数据类别相同，如B列标题为入职日期，那么B列中除了标题，剩余的都是存储入职日期且数据类型为日期型数据，如C列标题为学历，那么C列除了标题，其它单元格是存储学历信息的，而不能再出现其它信息。这些不再一一来讲解，可以点开我的主页，里面的《HR数据高效处理的基础》课程有详细介绍，我的电子书里也有，看我的主页介绍。