有时候我会在hr群里面和小伙伴分享一些好用的工具,大家在感叹这些工具的功能神奇之余,却没有多少人会花心思去研究工具,甚至连相关的使用说明都不会去了解,工具到底能带给我们什么?为什么我一直认为如果我们具备了一定的工具思维,会对我们的思考能力,尤其是工作技能,会有很大提升呢,会让我们的工作变得更为高效呢?
先说一个简单的例子,就是我们律所最近要进行一个问卷调查,那按照传统的方式呢,就是发了两个word,要求大家来填写,那很多时候就会存在几个问题,你不知道谁填了这个表谁还没有填,你需要一一去核对,更重要的是,因为发的是word版本,那可能有的人会选择回传电子版,有的人会选择打印出来填写纸质版本,那在后期汇总的时候呢,不仅仅要统一多个版本,还需要把大家的反馈结果,再进行汇总,其实就会无形当中增大工作量,特别是律所人员非常多的情况下。
(典型的问卷调查方式)
但是我们律所的行政都不知道,早就有相关的工具来解决调查问卷的问题,无论你是在电脑上填写,还是在手机上填写,甚至在微信端填写,工具可以向各种平台发送链接,而且它会自动汇总里的问卷反馈,不需要再人工进行二次统计了,有的工具还有发送短信或者邮件等多种提醒方式,或者可以向指定人员发送问卷,这样的话就避免,你不知道谁填了,谁还没有填的问题?后台直接核对填写结果,而且设计这个工具的人,已经全面考虑了你所使用的各种场景,其实这就是工具思维非常重要的内容,是帮助我们从繁琐中抽身出来,而不是,把时间浪费在重复的事情上面。
(调查问卷为你设计了好多种调查方式)
更重要的是,如果你擅长使用工具的某些功能,你可以把它的功能用到其他的场景,比如说,我曾经就用一种问卷工具制作了一个通讯录,他不用存储在我的手机上面,他可以存放在云端,而我需要搜索的时候呢?我只要在微信当中发送指令就可以实现,这样就避免了我的通讯录中存放了太多的信息,影响我的一个正常使用,但是,当我需要检索一些信息的时候我就可以通过手机快速的搜索。
(查询法院电话真方便)
包括我以前经常看到朋友圈当中看到有些朋友会,说手机丢了,然后通讯录没了,要大家把电话通过留言的方式告诉他,其实每次看到这样的消息,我就暗暗可惜,他不知道早就有那种云端的同步备份工具吗?如果知道的话,他手机无论丢多少次,只要登录一下账号,他最新的通讯录就可以随时同步到他的新手机,再也不用去找他的同学朋友要电话,更重要的是,有些重要的电话能够留存下来。
所以说我强调的工具思维,更重要的是一种解决问题的思维,它是先把我们步骤拆解,然后通过工具的方式来实现自动化或者半自动化的完成,这样节省了时间,减少犯错的几率。
比如说,我参加的沙老师的徒弟班,要求,现在开始每个组的每个成员都需要每天分享一百字左右的心得,然后由小组长汇总,组员对每一条心得进行投票,各组将投票选出的优秀的心得,统一汇总给沙老师共享给全体成员。
如果按照常规操作,那么需要这几步:
每个人每天先写自己的内容→发给小组长→小组长统一编辑→小组长组织大家进行投票→汇总→发给沙老师
需要7步,并且文档互传和汇总非常麻烦,还要考虑如何组织人员投票,如果我们能通过工具实现文档的协同编辑,再在文档中增加投票的功能,自动汇总,那么实际上我只需要完成分享心得工作就可以了,避免大家的文件传来传去。
那么简化为:
写内容(之间可以共享,大家在一个文档写)→投票(随时都可以投票)→小组长汇总(可以用excel解决)→发给沙老师
那么就简化成了4步,并且基本不用太花费时间,那么我的问题就变成去寻找能够在线协同的文档工具就可以了。
并且,在我找到后,我刚开始是想用在线word文档来解决,但是发现无法搞定投票的问题,还有汇总优秀笔记也很麻烦,我决定调整为用excel作为协同的文档,并且设计一下内容,就顺便解决了投票的问题。并且支持手机、电脑编辑,随时随地都可以使用。excel还支持导出,非常方便我们的二次编辑(excel的强大就不用我多说了)
(内容大家都可以填写,统一汇总到一张表,不用传来传去)
所以说培养工具思维,就是我们日常工作一定要考虑有没有提高效率的方法,或者是工作方法的改进,比如用表单来梳理,避免下次再犯同样的错误,后者用模型来辅助思维,避免考虑不全面,更重要的是我们能设想更多的场景来解决问题,增强用户的体验,进而提升我们的工作技能,告别低效和遗忘。
别再抱怨那些软件或者工具的使用说明书难以理解,不排除确实有写得不好的,但是现在他们都再改进理解和接受方式,有的增加动画演示,有的增加新手引导,手把手教你如何使用,好东西都在那,学不学看你了,想高效,基础得打扎实~
都手把手来教你,不学怪谁啊~
最后,送上一句可能是吴晓波说的:淘汰人的从来是工具而不是年龄。
附上链接:https://mt.sohu.com/20160301/n438972661.shtml
========================我是工具控,我借助工具提升思维=====================
之前制作了带薪年休假的课程,感兴趣的可以学习下:
带薪年休假基础篇:把知识点一 一给你梳理一遍(附带动画讲解哦,帮你搞懂知识点)
https://www.hrloo.com/course/course_main?id=152
带薪年休假技能篇:叫你轻松应对工作中关于带薪年休假的各种问题
https://www.hrloo.com/course/course_main?id=176
新课预告:手把手教你处理加班费有关的争议(暂定的名字哈)
(最后吐槽下,三茅的文章编辑工具还是有改进空间啊~可以借鉴下简书)
6楼 还好就好
问卷调查的那个是个什么肖老师
美好生活2019
@还好就好:是我一个微课堂的调查问卷,想设计更好的课程内容
5楼 宋艳平
肖老师每一次分享都是满满的干货!
4楼 俊俊886
肖老师,怎么样才能了解到工作中可以使用的最新的一些工具?
美好生活2019
@俊俊886:等我写文章说说,有意识是好的开始
3楼 糖糖倪书
肖律师,工具达人啊,太腻害了
2楼 沙燕飞
肖律师自称“工具控”律师,其对各种工具的运用到了令人叹为观止的地步,HR在学习的过程中,利用合手的工具,不但可以提高学习效率,还可以利用工具构建学习框架和思路,非常实用的文章,赞一个!
1楼 茅班班
#赞赏# 谢谢投稿征文,分享工作技巧,特此10茅豆奖励!