集团所属某分公司,200人左右,行政部就1个人,人事、行政、合同、印章、ISO、保安、保洁、食堂、宿舍、绿化、会议、档案等都是她在负责,在与她的一次工作交流中,经过总结,以10月份工作为例,她是这样来工作的:
截止10月,今年她已获得6次月度优秀管理奖,根据与她的交流,要达到这样的高效,按照她本人的实际,以下一些因素需要考虑:
先看条件和环境因素:
1、加班无薪:公司不提倡办公室人员加班,值班一律用调休处理。
2、每周六天:公司办公室人员实行单休制,每天9:00-12:00、14:00-17:30。
3、无人依靠:行政部就她1人,无人商量和依靠,一切只能靠自己想办法解决。
4、有成就感:表格只展示了主要内容,其实许多特别烦人耗时的细小事情,根本无法体现,如:某员 工不服管或违纪,部分负责人要求她去沟通处理;用人部门面试合格的又不想别人入职等。
5、一定压力:她本人是中文大专,父母是普通工人,丈夫是出租司机,养有一女一男两个小孩,比较 珍惜这份工作。
再看她使用的方法:
1、严格计划:个人认为,这是她做得比较细致的地方:月度计划是将事情落实到具体哪一周哪一天甚 至上午或下午的,大致花多长时间也有初步限制,并紧扣年计划的,而且还考虑出了一定的富余时 间。
2、提前实施:由于每月都有相对固定的工作(比如:算工资、交社保、写总结、参加会议等),她都 把计划放在桌面上,时间要求用红色字,稍有富余时间,就会提前去做这些事情。
3、总结经验:行政工作,会遇到许多临时性、突发性的工作,包括领导安排、突发事件等,在保安、 保洁、食堂、宿舍、行业检查等方面最为突出,只要一出现与她想象或计划的不一致,事后都要进 行书面总结,分类存档,随时拿出回忆,这样,对她处置这些突发工作帮助很大,效率和正确率都 非常好。
她的工作结果:
她非常坦率地说,办公室或行政人事工作,难度不是很高,但事情多而杂,只要认真去“理”,一定会“顺”从自己的做法,当然,如果要提高一个或二个档次,就需要在理念和思维高度、宽度上去提升了,但不是她目前要考虑的问题。
正是基于她这种不断“理”的思路,所以,她的工作总是那么严谨,或者用她的一句话来说“因为没得加班费,所以只好安排好,否则,白加班,划不着”,直白而通俗的话,却蕴藏着非常真实的道理,所以,虽然事多且杂,但她几乎没有任何加班,而且还完成得相关出色。
交流:热爱和找规律最重要
中小企业数量众多,象她那样1人挑行政部工作的人不少,以上做法虽有一定借鉴性,但由于单位、地区、老板、员工、要求等不同,应当如中国特色一样,拿来后要扬弃,自己才能寻到非常切合自身能力和公司实际要求的工作方法,从而最终高效率的工作,以下两点是比较重要的:
首先是热爱。热爱某件事是可以先天就喜欢,也可以后天慢慢培养,也可以是环境所迫而不得不那样做,这其实与组建家庭是一样的,第一眼就相互喜欢肯定好,但相处久了、日久生情也很稳定,还有就是因经济、地位等因素希望走捷径,同样可以使家庭维系较长久。工作也是一样,如果你天生就喜欢与人打交道,做行政人事工作是比较合适的,如果你胡乱填了人资这个专业,毕业后想转到其他工作又屡屡碰壁,而只好将就从事人资,随着你工作经历的延长,极可能就会乐在工作中,还有,你可能因为生活所迫,暂时没有其他就业渠道,虽然前台或人事文员工资不高,但也只好先工作着,也只好暂时不得不在他人面前假装着喜欢这份工作,久而久之,假久了,就变成自然而然的真了。
总之,如果打心底里不喜欢某项工作,要做好它是不可能的,因为一定会从思想上放松要求和紧迫感,进而在行动上就没有那种执行力,效率怎么高得了。
然后是找规律。此地此情此人此事,换到彼时彼地,就会有诸多不同,如果用同一方法去对待,可能就不会收到同样的效果,但是,同地同事同人,虽然在不同时间段,可能相差或出入的地方就不是太多,一定要潜心去寻找它们产生、发展、演变、转变、结果等存在的规律和要求。比如:在某公司,公司例会是由行政负责人组织,各部门负责人参加,总经理是从来都不会参加的,那么,可想而知,会议上能够形成决议的事项不会太多,所以,会议纪要的事项就需要会后紧密跟踪,参加二三次会议后,就知道“会”与“议”与“决”的关系了,包括会议纪律、流程、时长、主持人威信等,这是某公司的会议特色,与其他公司有明显的区别,这个规律如果把握不准,工作的正确性就会差,效率怎么会高?
其他工作也是一样,也有其在某公司的自身特色,只有遵从这种特色,才能事半功倍,才能赢得多数人都认可的高效率。
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30楼 猪肉不贱卖
一份好的规划,还要有相匹配的执行能力来落地,内观下自己,往往做着做着就偏离了原本的目标,需要时刻有醒觉的意识来不断的修正,学习了!
29楼 茅班班
#赞赏# 恭喜秉骏哥获得11月征文优秀奖,50茅豆奖励奉上!
28楼 川越人海
执行力很高,
27楼 跳舞草
哇哇哇,找到一个工作性质、内容、做事风格和都我差不多的,连公司规模都差不多。太激动了。真想认识下
26楼 claire猪
前提是她也没有更好的选择,这份恰好此时出现又体现自己价值
25楼 田野豆花
前提是她很珍惜这份工作,所以会用心去工作。
24楼 终于懂了
用大脑去做事情,强大的目标与时间管理;可以事半功倍的有条理不忙乱的完成,事实确实如此
23楼 葺田
做地满,做地多,还得看质量如何。这个公司也真抠门真叫精简,人事行政不分开,招聘、社保、培训也得做,细细想想,一个非人资专业的全把时间融入琐碎的事情里,人资模块的深度有保证吗?每一项人资工作经得起评价吗?这样把人资当后勤的行为注定这家公司不会走太远,领导这样,员工习惯了这样的思维,专业度本人不敢恭维。这不叫效率高,这叫啥都包。
人事海派
@葺田:赞同。一家200人的公司,规模不算小了,但是,人力资源居然一点都没得到重视,人事说到底就是个打杂的,只是文中的主角给自己安排了一个时间表,看上去比较细致
22楼 cyt0328
很实际
21楼 highangela
很清晰。我也得做做相应的规划。
20楼 林生哥
牛人。
19楼 黄海柳
实用。果断收藏了。谢谢!
18楼 呵樂壹下
写给秉骏哥的话:
其实我看秉骏哥的文章很久很久了,喜欢的原因只有一个:那就是秉骏哥写的总结与建议,永远是那么务实和贴近我的工作。其实除了很多管理理论之外,我更喜欢秉骏哥的手把手式教学,他写的做法,很真实,很基础。出发点总是站在一个合适的位置上,简直是我们一直学习的榜样和追求的偶像。这一篇文章,对于工作大环境和职责几乎是和我的一模一样,很值得我的学习与借鉴。
谢谢分享。真的,感触相当深,同样的工作,事情做出来的结果却大不一样。
17楼 金玉满堂love
谢谢分享,很受启发
16楼 嘟嘟251
思路清晰,有条不紊,乱中有序,而且效率很高,可以借鉴!
15楼 在水一方武汉
实用有效,谢谢分享!
14楼 墨影晓
计划性和执行力强一是方面,更重要善于总结和归纳。一个优秀的员工,一方面完成工作,更一方面是有效的整理和归纳。能评上优秀一个重要的是,有理有据。
13楼 裔裔
深受启发
12楼 籽遇薇晨
这位行政部员工真的很不错,工作有计划、会安排,还会管理自己。其实,事多不要紧,关键是要会计划。
11楼 AmenXie
涨知识了~理顺都知道,真正做起来不是简单是~谢谢分享经验了
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