推荐从基础成长（9）：人力资源部信息资料管理

作者齐涛更新于：2017-02-17 09:12 5600

信息资料管理，包含人力资源部日常工作中所产生的纸质资料和电子资料。对纸质资料和电子资料进行处理的过程，形成了各种数据进而提高工作水平，信息资料处理最终会形成各种档案或台账。信息资料生成、收集、整理、存储、检索、汇总、分析、输出等各项工作，形成了信息资料管理整条工作链，分布在人力资源部工作的方方面面。

很多HR不重视信息资料管理工作，或者是不明白信息资料如何管理，导致在信息资料管理中花费了不少时间但却不能提高工作效率或促进工作提高。

一、信息资料包含哪些

信息资料是人力资源工作中所产生的各种信息和资料，部门工作越多所产生的信息资料也就越多，一般来说包含员工应聘、入职、转正、岗位异动、薪酬变动、绩效考核情况、培训情况、奖罚情况、考察情况、资质荣誉、合同协议、与保险相关等各种信息资料，也包含各种通知文件、数据调查、工作规范等其它信息资料。

二、信息资料如何管理

（一）建立各种档案

人力资源部建立哪些档案并没有标准的说法，说到档案一般都会想到员工档案，这只是其中一种档案，还包括其它各种档案。在实践中可以根据公司的情况和工作的连续性、便利性来建立。

按照模块和工作来分，通常可以分为员工档案、培训档案、绩效考核档案、薪资档案、招聘档案、文件档案等。其它各种信息资料尽量归到几种档案中，不能归集的将单独建立一套档案。如果考虑工作的便利性，可以把绩效考核档案归集到薪资档案中，这样能节省一些工作时间，但涉及薪资保密的企业，或者绩效工作和薪酬工作由两个人完成且不能交给第三人整理档案的，可以独立来建档。

如后备人才培养、各种员工满意度调查、合同协议签收单等资料，不能归入上述几种档案的，可以单独来建档。

各种档案的编制，遵循不同的编制方法：

以员工作为检索编制档案的，如员工档案。

以月进行编制档案的，如培训档案、招聘档案、绩效考核档案、薪资档案等。

以年进行编制档案的，如文件档案。

以不定周期编制档案的，如后备人才培养档案。

不建议以部门进行编制档案，因为人员在公司内部流动，会导致档案资料查找麻烦。

（二）建立各种电子信息台账

大多电子信息台账是与纸质档案相互对应的，如员工信息表、员工培训统计表、招聘数据统计表、工资表等。日常工作中需要的数据，在电子信息台账中查询即可，非必要情况不必去查询纸质档案。

建立电子信息台账，需要有检索值。检索值是每个台账中对对象主体进行唯一性的编码或者利用现有信息中的唯一性内容作为检索值。如员工信息表以员工作为对象主体，可以以员工编号作为检索值。员工培训统计表以培训班作为对象主体，可以对培训班进行编号作为检索值，如果和员工信息表配合，可以将全年员工培训情况和内部讲师培训情况进行汇总。招聘数据统计表以应聘人员作为对象主体，对应聘人员进行编号作为检索值，配合着部门岗位信息等，可以对各部门、各岗位、各层级的招聘情况进行汇总分析。工资表以员工作为对象主体，员工编号作为检索值，但输出时一般按照部门进行输出，所以需要配合员工信息表来进行操作。同理，如考勤、绩效考核、工伤情况等各种台账，都需要有检索值，在和其它台账进行综合信息查询时，可以快速的得到自己的数据。

纸质档案和电子台账的建立和维护，同样是需要精力和时间的，掌握了工作规律，工作会越来越效率。电子信息台账的建立和检索值的应用，各种工作数据可以进行交叉查询和汇总分析，为工作的进一步提高提供数据支持。

有公司用E-HR系统，但E-HR系统不可能涵盖工作的各个方面，需要用多种手段保证信息资料的保管与数据生成，千万不能因为系统而把自己的工作局限。

【作者简介】

齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

书籍试读请戳：《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》