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案例：某大型贸易型企业的销售后勤人员主要工作是接、收、发、保管一切商务来电来函及文件。定期为客户寄送产品宣传资料和邮件广告等。对客户反馈的意见进行及时传递、处理。这是一种透明度高、利润低、压力大的环境。对收入没有直接贡献，却接产生成本，整个内勤系统被视为“二等公民”，并处于被动御地位。考虑到市场不景气，公司开始从整体削减成本，尤其是对年收入无直接贡献的部门，内勤部于持续的削减成本的压力之下。怎样才能确定合适的部门编制？
在系统思考中有两个关键字母，一个叫做S，一个叫做O。S指的是A加强则B加强，O指的是A加强则B减弱。要做好系统思考，首先要提出好问题，削减内勤部门不是一个好问题，因为削减内勤部门是一个手段，削减内勤部门影响的是内训服务能力，所以内勤服务能力才是问题。
如果内勤服务能力下降会带来什么最重要的问题呢？首当其冲的是服务质量下降。S的意思是内勤能力下降，服务质量就下降。内勤能力上升，服务质量就上升。同时会影响错误发生率。O的意思是内勤能力下降，错误发生率就上升。内勤能力上升，错误发生率就下降。
我们以后勤能力为考虑的中心，那么在后勤人数不变的情况下，什么因素会影响后勤服务能力呢？很显然是工作负荷量，工作负荷量越大，后勤服务力就越弱，是一个负相关，也就是O。
工作负荷大是一个潜在的风险，那么哪些因素会导致工作负荷增大呢？交易数量增加了，工作负荷就大；如果交易数量减少，管理压力就会变大，工作负荷也会变大。我们猛然发现，无论业绩好坏，工作负荷是不会减少的……所以我们在削减后勤服务时遇到的矛盾开始显露出来：是庞大的工作负荷和有限的后勤服务之间的矛盾。而我们发现，错误发生频率又和管理压力有正相关，自此，第一张系统循环图被画出来了。
我们现在有几个解决问题的方向了：
1、降低工作负荷
2、提高处理能力
先看看提高处理能力的方法吧！
有效员工的能力提升会提高处理能力，提高员工能力可以通过增加员工总数和培训来解决
另一条路是降低工作负荷。
我们可以引入IT系统来减少人力处理的工作负荷压力。但是，必须考虑到这不是一个马上见效的方案，在系统思考中的专业术语叫做：时滞。系统思考必须一层一层进行，千万不要一开始就在某一个层次猛挖。
当然，我们要考虑到员工人数、培训和有效的IT系统三者都有效，但都会带来成本。而且错误发生率的增加也会带来成本。通过这样的分析，我们基本上可以通过系统思考得出深思熟虑之后的方案选项：
1.IT系统是重要但不紧急的事情，必须要做；
2.不裁员保持员工人数的成本巨大；
3.对有效员工实施培训成本较低，见效较快
所以，建议第一步对有效员工实施培训，临时提高处理能力；同时以减少工作负荷为目标，立刻启动IT系统建设。
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