【转载】如何做好行政工作？

企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。

    行政管理体系担负着企业的管理工作；行政管理体系推动和保证着企业的技术、生产或施工、资金、财务、经营销售、开发等其他业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

    这里的行政管理不是指政府行政管理，也非企业管理，其涵义是指：企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。

    说起来好麻烦，或者说不太好理解，简单的说就是：保障企业其他业务部门、研发部门、生产部门可以正常运转的一套系统，而此系统通常是由最高负责人和分管行政事务的分管领导牵头，利用一些制度、机制和操作指导手册来控制和引导员工的行为、规则等。

     某位行政管理高手告诉我，通常情况下，行政管理系统要企业里可以大体概括为 “员工及后勤管理系统、证照管理系统、外联接待管理“三个方向的管理系统。咱们经常说的杂事，其实基本上算包括在这三套系统内了。因此在日常的琐事当中，你是否会带着思考去进行总结并归纳呢？

   员工管理是与人力资源人事的员工基础管理有关系但也有一定差异的，人力资源系统里，员工管理是基础工作，考虑员工的入职离职流程、员工信息管理、员工考核、档案等的管理。但是在行政管理系统里的员工管理主要是指员工在这些过程中的心态管理、状态管理，包括员工满意度等，简单的说更多的企业文化执行层面是落在行政管理上的，例如：企业标杆宣传、员工满意度等；

   后勤保障管理系统包括了从接待来客、订餐、订盒饭、加班管理、订酒店、饭店等等。可是你有没有考虑过如何把这些看起来没有价值的事件做到极致？我的那个行政管理朋友告诉我，要成为一名合格的前台接待人员，首先要掌握正确的电话技巧：要避免电话机周围的环境，避免乱七八糟；要避免与身边人谈话，完全集中注意力；电话机旁准备好纸笔以便随时记录，并确认记录重要事项的正确性；注意讲话语速不要过快。其次，一定要注意两个“不要”，不要跟访客争吵，不要攻击访客：侮辱，忽略，争论等。再次，接待客户时，无论是引路、开门、奉茶、送客，都要注重礼仪，同时面带微笑，给客户留下良好的印象。因为前台接待人员代表着公司的形象，更是公司的窗口，请问，咱们每位前台做到了吗？

   再说订酒店，我曾经认识的某位行政经理在给总裁级客人订酒店发生这样一件真实的事情。首先他先去订了客人最喜欢的那家酒店，结果酒店没房了，此时这位行政经理打了个电话给客人说”你看我给你订我们公司附近的公寓酒店可以吗？”，我听到这件事情的时候我一头瀑布汗啊。先说这个订酒店，如果说客人最喜欢的酒店确实没有房间了，那么总裁为什么会喜欢这家酒店？是因为距离？是因为干净？是因为喜欢房间风格？有没有尝试了解过呢？如果了解过，你必须会找到通过哪个因素订酒店的点，你是否为考虑在附近找类似风格房间的酒店，价格相差差不多的酒店呢？同时根据领导的要求，公司的要求和经常接触的一些客人的喜好，调研出一批酒店并可以给到经理签订酒店协议的指导性建议呢？当然，我这只是把现实生活中的真实案例给一些解析，带着这样的思路去做任何一件琐事，只要你有伯乐，基本上你会比他人进步并获得的更多。

     在网上流传很久的阿里前台发展成总裁的童文红是这样进阶的。童文红做前台时，有一件事让她记忆深刻。一天，电视台的人来找马云，童文红让他登记，他不愿意，还耍态度。他说：我和马云是朋友，说完推门就走。童文红吓坏了，不知如何是好。后来马云留住了客人，客人走后，得罪了客人的童文红赶紧向马总道歉，但马总的道歉比她快。马总说：你没有做错，但要更有技巧。

     于是童文红开始思考，技巧是什么？如何面对这样的客人？有没有尝试过把在前台遇见的客人进行归纳与总结，然后把接待也做出标准化的呢？

   如果各位小伙伴你们可以这样做，你们也会在前台快速的被马云这样的老板一眼看中。前台做了一年多，童文红调到客户支持部，3个月后，因为表现极好，诚信通总监找她谈话，问她愿不愿回行政部做行政经理。30多岁的童文红认真考虑了自己的职业生涯，决定接受这个挑战。

　　重回行政部当经理对童文红的确是个挑战。因为是前台出身，童文红在行政部的几年里，打过几场硬仗。    第一场硬仗是行政支持第一届西湖论剑。整个过程就像操办婚礼，变化多，压力大。当时正值先生调到北京工作，家里有小孩要带，妈妈生病吐血，内外交困，好在团队给了她很大支持，金建杭给了她很大帮助，终于完成了任务。现在，无论是西湖论剑还是网商大会，童文红都可以坦然应对了。第二场硬仗是装修创业大厦。童文红边干边学，学会了控制项目进度和质量。利益的诱惑很大，面对一包一包的礼品和消费卡，童文红和她的团队岿然不动，所有的浑水摸鱼都被揪了出来。最后施工队怕了：“这个人太精明！”

     第三场硬仗是非典。童文红负责和领导沟通，负责和保安联络，负责紧急疏散设备安装，还要负责安慰处理部门里发烧的人……每天睡觉的时间都没有。童文红的体温每天都超标，但她都报正常。就这样坚持了14天。

     在此，石榴姐想要总结一下，行政比人事更锻炼人的细节，更锻炼人的灵活度，也更锻炼人的逻辑性与创新性，你需要在一大堆看起来杂乱无章的事件中理出头绪，而且杂而不乱。比如：企业搬家、企业装修，企业团建，企业满意度调研等工作。。一个有经验的行政管理人员和一个没有经验的行政管理人员做出的结果截然不同。

    这一点我想说我真的做的还不够好。事情一多我就会烦，可是优秀的行政管理人员是不可以烦的，可能真的就是事无巨细的将事情进行四个象限的排序，重要又紧急，不重要但紧急，重要不紧急，不重要也不紧急的事件往往会随着时间的改变而改变，可能昨天还是不重要不紧急的事情因为一个小环节没处理好，就变成了紧急又重要。而行政管理人员的临场应变能力、沟通与协调能力、统筹能力都需要极佳。

     行政管理可能是会被骂最多的一个岗，但是又极有可能是最容易被领导信任的岗，因此如果做的精、做的专、做的到位，极有可能在更短的时间内上位到副总经理。可是如何做的更专，更到位？

   以下为那位行政管理高手告诉我的话：

    一、思维要清晰，行事要果断

    很多情况下，行政工作都是看起来杂乱无章，但实则有章有法的，三个体系各自有不同的重点和行事规则，只要抓准了重点和行事规则，无论有多少条头绪，都不能乱也不能抓狂，而是思维清晰，果断的行事。当然，行政工作也和人力资源一样，不是说简简单单就可以做的更好更标准，而是需要经过无数事件的沉淀，简单言之，就是经验。因此，高级行政管理也是要有经验，从事务性工作中得到规则，得到进益。

   二、沟通与协调能力必须更强

   行政管理工作，尤其是越往上一层的行政管理人员，例如总经办工作人员，例如分管行政副总，在沟通与协调能力上更是相当得心应手，因此要想更快速的在这条道路上得到发展，须要不断加强自己的情绪管理、沟通与协调能力；

  三、要利用一切可能的手段提高自己在企业里的存在感，提升员工满意度

   从某种程度上来说，中小企业的行政与人事经常是混为一体，但大多数都是以事务性工作为主，因此要想有更高存在感就不能只局限于传统事务，可以与人事事务性工作结合进行，以创新的思路，为企业提高员工满意度，为自己创造价值。最简单的一条就是从企业文化入手。通常情况下，企业文化不仅仅是人事工作，更多的执行会落于行政管理工作。如果将这个问题做好，就可以同时将员工满意度大大提升。人事工作提升员工满意度的自然就是让员工更方便更快捷更愉悦。

   例如直接通过现代化信息系统，类似“2号人事部”，从手机端发送到员工手机填写入职登记表、并上传自己的头像。员工可能只需要一键式在手机操作，而不必像过去必须要手工填写，只要是填写一些东西，员工都会感觉到麻烦，但手机却不会让人感觉到麻烦。而行政工作更容易实现提升员工满意度，例如：在员工入职当天、生日、入职周年、甚至是任何节假日，包括暴雨天、冰雪天，一个简单的由公司发出的短信会让员工迅速提升对企业的满意度，同时让行政管理人员迅速加大存在感。当然，这是最简单的实现员工关怀，并且可以最小成本的最快速的刷存在感形式。员工与老板都会无时不刻的感觉到这个部门，这些岗位对企业的价值。

      四、要有一定的前瞻性、战略性思维

       90%的人都认为行政工作都只能局限在杂事上，我想说NO，有战略思维的行政管理人员才能迅速上位。要想在外人眼中把“没有太多价值，替代性极强“的工作做到让领导满意、让员工感觉价值，你必须要站在一定的高度，任何的小事都需要想到更深远的意义层面。例如:订好酒店并与酒店签订协议，同时选择更合适更优化更具性价比的酒店，就可以在思考的时候，总结的时候形成公司差旅费支出缩减，提升客户及管理层满意度；订餐订饭店，考虑协议价、月签单、路途远近、交通便利等在年末总结的时候可以总结为缩减招待费开支、提升招待效率等；发送各类定制化祝福信息可以总结为提升企业文化、加强员工满意度等。同时在外联管理系统、证照管理系统、员工及后勤管理系统里不断提炼合适的操作指导方案、优化策略，就可以不断的琐碎的事务性工作转化为战略性事件。鱼骨图都知道吧？鱼骨图最末的一定是细枝末节，一定是看起来不起眼的杂事，但往上追溯，就可以追溯到战略性指标。