该不该给员工发工资条，用什么形式发，如何规避风险？

在当今的企业实操中，对于该不该给员工发工资条，不同的人有不同的看法，不同的企业也有不同的做法。归结起来，主要有两种观点：（1）观点一：没必要给员工发工资条。持该观点的人或企业认为工资条只是给员工用来核对工资数额，如果员工对工资数额有疑问，可以到人力资源部/财务部查询工资明细和计算方法就行，没必要专门给员工发放工资条。而且，发放工资条不仅增加了一定的工作量，如制作、打印、剪裁和发放等需要花费不少的时间，还有可能给公司带来一些不必要的法律风险和隐患，如工资泄密导致员工产生不良后果、未按法定要求办理社保或支付必要的费用而产生的法律风险等，在一些中小企业中不发工资条的做法比较常见。（2）观点二：必须要给员工发放工资条。因为给员工发放工资条是法律要求企业必须履行的义务，不发工资条的做法是违法行为，存在一定的法律风险，所以一般上了一定规模的企业都会给员工发放工资条，只是发放工资条的方式不同的企业会有所差异。

    针对以上关于工资条发放的两种观点，笔者也尝试从以下几个方面来详细地阐述关于工资条的相关内容：

    • 工资条是什么？

    • 不给员工发放工资条合法吗？

    • 为什么要给员工发放工资条？

    • 为什么有些企业主不想发工资条？

    • 工资条中应该包括哪些内容？

    • 工资条的制作方法和技巧

    • 工资条的发放形式和方法

    • 工资条应该什么时候发放？


    一、工资条是什么？


    工资条是指用人单位定期向员工反馈员工当期工资的一种有效凭证，可分为纸质版和电子版两种形式。简单地说，工资条就是一份工资明细清单，上面记录了员工当期的应发工资、代扣代缴及实发工资等信息。



（示例一：工资条，图片来自网络）




（示例二：工资条，图片来自网络）


    工资条能够让员工清楚的了解自己到手的工资是如何计算得来的，例如个人的基本工资是多少、绩效工资是多少、应发工资是多少、实发工资是多少、是否低于最低工资标准、工资里扣除了多少社保费、扣除了多少公积金、扣除了多少个人所得税、是否扣除不该扣除的其它项目以及工资计算是否有误等。而且，如果发生劳动纠纷或争议，工资条可以作为员工在就职单位的有效工资收入和明细证明，还可以以此作为劳动仲裁的重要证据，同时工资条也能监督用人单位是否按照劳动合同约定的工资额度和时间来发放工资。


    二、不给员工发放工资条合法吗？


    我国《工资支付暂行规定》（劳部发〔1994〕489号）第六条规定：“用人单位应将工资支付给劳动者本人。劳动者本人因故不能领取工资时，可由其亲属或委托他人代领。用人单位可委托银行代发工资。用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。”

    因此，用人单位在支付员工的工资时必须给员工发放工资条（员工个人工资清单），且要领取人签字并保存两年以上备查。由此可知，用人单位给员工发放工资条是法律要求用人单位必须履行的义务和责任，不给员工发放工资条是一种侵权行为。


    三、为什么要给员工发放工资条？


    对用人单位来说，在支付员工的工资时给员工发放工资条就是在履行法律义务和责任，可以规避一些不必要的法律风险，同时减少了员工不必要的工资查询，增强了工资项目核算的透明度，在一定程度上能够提高员工满意度。

    对于员工来说，员工通过工资条能够详细地掌握工资的计算过程，包括当期的应发工资、代扣代缴及实发工资等工资明细，可以让员工对工资的正确性更加放心。而且，一旦发生劳动纠纷或争议，工资条可以作为员工在就职单位的有效工资收入和明细证明，以作为劳动仲裁的重要证据，同时工资条还能监督用人单位是否按照劳动合同约定的工资额度和时间来发放工资等。


    四、为什么有些单位不愿给员工发放工资条？


    不可否认，工资条的制作、打印、剪裁和发放等工作的确会增加了一定的工作量和成本，但是我敢说这一定不是用人单位不愿意给员工发放工资条的主要原因。除了发放工资条会给公司带来一定的成本外，有些单位不愿给员工发放工资条的主要原因有以下两点：

    第一，担心员工相互传阅或偷看工资条，导致员工的工资水平泄漏，引起员工内部之间的攀比和矛盾，从而产生员工感觉不公平而导致消极怠工、离职等问题。

    第二，规避因工资条上的内容反映出公司存在的不合法律法规的情况。工资条是用人单位定期向员工反馈员工当期工资的一种有效凭证，上面记录了员工当期的应发工资、代扣代缴及实发工资等信息。如果工资条上的各项内容都是按照国家法律法规的规定来计算的那倒无妨；那如果有很大出入的话，例如企业没有按照法律法规要求给员工购买五险一金、薪酬水平低于最低薪酬标准、未按要求支付节假日加班费、未按要求时间发放工资、增加了一些不合法的扣款罚款项目等，一旦发生劳动纠纷或争议，那么工资条就成了员工投诉或仲裁的有力证据。可想而知，会有哪个管理不够规范的企业愿意把工资条这个把柄/证据心甘情愿地送到员工手里呢？

    对于大中型企业来说，一般很少有企业不给员工发放工资条，因为大中型企业的各项管理都比较健全和规范，企业的薪酬政策基本上都符合法律法规的规定，所以发放工资条对企业来说不但没有很大风险，反而有很多好处。而对于一些中小企业来说，各项管理规章制度还不够健全，往往存在很多不合法不合规的地方，所以，很多管理不够规范的中小企业都不愿给员工发放工资条。


    五、工资条中应该包括哪些内容？


    工资条大致结构主要包括工资条表头、员工基本信息、应发工资、代扣代缴、实发工资及尾部备注六大部分。具体内容如下：

    （一）工资条表头

    工资条表头主要包括工资条标题、工资周期及介绍语三个部分，可根据企业实际情况进行增加调整。

    • 工资条表头：通常用“工资条”、“×××公司工资条”来表示；

    • 工资周期：是指工资产生的期间，如工资周期：2017年3月，表示该工资条是2017年3月的工资情况；

    • 介绍语：是指在工资条的正文前的介绍说明文字。例如：“尊敬的×××，您好！您2017年3月的工资已于2017年04月15日发放至您的指定账户。工资具体明细如下：”。

    （二）员工基本信息

    员工基本信息通常包括员工工号、员工姓名、所任职位、所在部门、职等职级等信息，可根据企业实际情况进行增加调整。

    （三）应发工资

    应发工资，也叫工资收入，是指应发你的薪资汇总，也就是没扣除你月应缴应扣杂项前的薪资。虽然各企业的具体项目各有不同，但整体结构大同小异，一般包括基本工资、岗位工资、级别工资、绩效工资、司龄工资、加班工资、带薪假工资、津贴补贴（夜间津贴、高温津贴、值班津贴、职务补贴、餐食补贴）、计件工资、销售提成、项目奖金、年终奖、效益奖金、全勤奖、交通食宿通讯补助、节日补助、置装补助、子女教学补助、解除职工劳动关系补偿、其他等。应发工资小计=以上各项应发工资项目金额的相加。

    （四）代扣代缴

    我国《工资支付暂行条例》第十五条规定： 用人单位不得克扣劳动者工资。有下列情况之一的，用人单位可以代扣劳动者工资：(一)用人单位代扣代缴的个人所得税；(二)用人单位代扣代缴的应由劳动者个人负担的各项社会保险费用；（三)法院判决、裁定中要求代扣的抚养费、赡养费；(四)法律、法规规定可以从劳动者工资中扣除的其他费用。

    按照以上规定，代扣代缴项目主要包括个人所得税、社会保险（养老险、医疗险、事业险、工伤险、生育险及大病附加险）、住房公积金、工会费等。除此之外，还可包括水费、电费、房租费、食宿费等其它扣款项目，但是尽量避免使用如罚款、罚金这样的工资条目。代扣代缴小计=以上各项代扣代缴项目金额的相加。

    （五）实发工资

    实发工资，就是最终打到员工个人银行卡里的工资金额或员工拿到手里的工资金额，是在应发工资的基础上减去了各种费用和代扣代缴金额后，拿到手的工资收入。即：实发工资=应发工资-代扣代缴部分，通常情况下银行短信通知的发放工资就是你的实发工资。

    （六）尾部备注

    尾部备注，主要包括员工签收、公司落款等备注说明。员工签收栏是由员工签字确认收到工资条，落款一般为公司名称和发放日期，备注说明一般为工资条的使用说明和保密注意事项等。例如：“注：根据薪酬保密原则，为保障员工和公司的利益，请您不要向其他员工及外界透露您的薪资。如您对工资有疑问，请与人力资源部XXX咨询联系！联系电话：188********”。


    六、工资条的制作方法和技巧


    一般来说，电子版工资条不需要打印、裁剪和人工发放，只需要在EXCEL表按照工资模板直接导入信息系统，或通过邮件发放。因此，本部分阐述的是纸质工资条的制作方法和技巧。纸质工资条的制作方法主要有以下几个步骤：

    （一）步骤一：工资条的各项目核算

    工资条项目包括应发工资、代扣代缴及实发工资三部分，各工资条目的核算方法和规定参照公司规定和要求计算即可，常用工具为EXCEL表，不管是纸质版工资条还是电子版工资条，这一步骤都是首要步骤。

    （二）步骤二：形成纸质工资条打印模板

    形成纸质工资条打印模板有很多种，由于篇幅原因，关于如何形成纸质工资条打印模板的方法，笔者已有相关文章进行了详细说明，在此就不多加赘述，如需深入了解可与本人联系。

    下面给大家分享一个自动生成工资条的工具，如有需要的可以本人联系。



图：自动生成工资条的工具示例，图片来源于网络

    （三）步骤三：打印

    根据不同的工资条形式，采用不同的打印机打印。装订式工资条和信封式工资条采用普通的打印机打印即可，而三联密封式工资条和两联针式工资条则需要针式打印机或其他特殊打印机。

    （四）步骤四：裁剪

    建议用专业的铡刀进行裁剪，如用来裁剪相片的铡刀就比较锋利，裁剪起来高效且裁剪质量也比较好。

    （五）步骤五：封装

    根据不同类型的工资条采用不同的封装方法。

    （六）步骤六：检查

    工资条制作完成后，还需要进行检查，看看有没有遗漏或错误的地方。



    七、工资条的发放形式和方法



    随着社会的不断发展和通讯技术的不断进步，工资条的发放形式和方法也不再是局限于纸质打印版的工资条形式，而是变得形式更加多样，方法更加便捷，能够让员工更加便捷高效的获取工资条，主要可分为纸质打印版和电子信息版两种类型的工资条。不同的企业可根据实际情况对不同类别的员工采用不同的工资条发放形式和方法。

   （一）纸质版工资条

    纸质版工资条主要有装订式工资条、信封式工资条、两联针式工资条等三种形式。

    1、装订式工资条

    装订式工资条，是将打印出来的工资条对折遮住工资条的内容后用装订机装订好，这样可以避免工资被其他人看到。装订式工资条可以做成一联，也可做出两联。工资条如果是一联，员工签收时需要在工资发放签收表上签字确认；工资条如果是两联，员工签收后将其中的一联交由人力资源部存档备查，另一联由员工自行保留；装订式工资条在一些中小企业比较常见。

    2、信封式工资条 

    信封式工资条，顾名思义，就是将打印出来的工资条装入写有员工名字的信封里单独发放给每位员工，员工收到后需在工资发放签收表上签名确认。这种发放工资条的成本相对较高，一般国企或事业单位比较常见。

    3、两联针式工资条

    工资条的内容制作完成后，用针式打印机在一式两联复写纸上打印出来的工资条，简称为两联针式工资条，这种工资条的好处是，员工在签收工资条时只需在签收栏签字确认后，第一联工资条交由人力资源部归档备查，第二联工资条由员工本人保留，无需再做一份工资条发放签收表，操作相对简便。

    （二）电子版工资条

    电子版工资条可有多种形式，如企业信息系统、OA、邮件、短信等形式，电子版工资条具体可以分为通过“手机短信/手机银行/银行微信服务号”查收工资通知、通过企业邮箱发送工资条、通过企业信息管理平台查询/打印工资条、通过移动终端查询工资信息等方式。

    1、通过“手机短信/手机银行/银行微信服务号”查收工资通知

    当公司通过银行转账给员工的工资到账后，银行一般会通过手机短信或绑定了对应银行服务号的个人微信会发送银行账号转账提醒，不过这个信息提醒内容较为简单，只能看到实发工资和到账时间等简要信息，不过有些定制比较详细的工资信息。另外通过手机银行或微信服务号查询工资的到账情况。



图：通过手机短信的查收工资提醒示例，图片来源于网络


    2、通过企业邮箱发送工资条

    通过企业邮箱发放工资条，对于很多没有人力资源信息系统或信息系统不够完善的企业来说是最佳选择，这种方式既便捷又经济、既高效又节省纸张。通过邮件发送工资条的内容和格式模板可以和纸质版的一样，但是问题来了，因为工资要保密，工资条就必须单独发送至相应员工，那该如何通过邮箱来单独将工资条发送至相应员工呢？难道是手工逐一邮件单独发送？还是有便捷的批量单独发送的方法呢？当然，既然都这么问了那肯定就是有这种便捷的批量发送方法了。试想如果工资条是需要通过邮箱逐一单独手工操作，公司人事在在100人以内还可以勉强操作，要是公司有好几百人甚至上千或几万人时，我相信采用这种方法神仙都会崩溃。

    由于篇幅原因，关于如何通过邮箱批量将工资条单独发送给员工的方法，笔者已有相关文章进行了详细说明，在此就不多加赘述，如需深入了解可与笔者联系。



图：通过企业邮箱发送工资条示例，图片来源于网络


    为了确定员工已收到并查阅了工资条，建议给工资条发送邮件统一设置“需要已读回执”，以确定如有退信，应主动询问原因并及时补发。

    3、通过企业信息管理平台查询/打印工资条

    现今企业管理信息化程度越来越普及，很多公司都建立了比较成型的企业信息管理平台，例如人力资源信息系统、企业信息门户、OA等，还有一些专业的人力资源管理云平台，例如2号人事部。里面会有专门的薪酬管理模块，可以核算、发放和查询工资信息，员工可以通过自助门户查询个人的工资信息。比较常见的场景是，当公司通过银行转账给员工的工资到账后，企业信息管理平台中的员工自助门户/手机短信/绑定了对应银行服务号的个人微信会收到一条工资到账信息提醒，这个信息提醒内容较为简单，只能看到实发工资和到账时间等简要信息，不过员工可以登录企业信息管理平台的账号和密码在工资模块去查看或打印工资明细，登录查看后会发送一条反馈信息发送至公司信息平台，以确认员工收到了工资条，如果员工超过一定时间未查看工资条，系统会再次提醒员工查看，而且还可以针对工资模板设置单独的密码。



图：通过员工自助门户的工资查询示例，图片来源于网络


    甚至有些非常牛的公司能够打通本公司的薪酬核算系统与银行系统的数据对接，只要在薪酬核算系统上确定了每个员工的工资发放信息后，银行会自动获取数据并按时发放工资，从而形成一体化的工资核算、发放和查询的闭环管理。

    4、通过移动终端查询工资信息

    在移动互联网时代，很多手机APP都具备工资发放和查询功能，例如钉钉，可以将手机APP和企业信息管理平台的数据打通对接。比较常见的场景和企业信息管理平台比较类似，不同之处在于此处是通过手机APP来登录、确认和查看员工的工资信息。

    除了某些手机APP可以实现以上功能外，微信企业号也能够实现类似的功能。



图：微信企业号的工资查询示例，图片来源于网络


    八、工资条应该什么时候发放？


    我国《工资支付暂行规定》第六条规定“用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单”，但是在企业实际操作中由于工资发放方式和方法的不同，除当面发放现金工资可以现场签收工资条以外，其他情况都很难做到支付工资的同时发放工资条。一般企业通常的做法是，在工资发放到账后的3个工作日内完成工资条的发放。