工作的简化需要深思熟虑还要考虑实际

这位年轻的孩子，我认为你的想法和当年我曾近的想法是很接近的，每个人都是从年轻走过来的。我实话实说，这个世界就是懒人创造的，一个愿意动脑子去思考为什么这两个表有不一样，是否能简化的人其实证明你带着脑子去干活了。人类需要思考才可以进步。否则这个世界不会有汽车，火车，飞机，不会有电饭煲，咱们还可能坐着马车，用火在煮饭呢。
   当然，咱们在想着简化的时候也就是在想走捷径，走捷径不可耻，可耻的是你自己想走不好意思走还仇恨别人走捷径。
     好了，严肃认真脸又来了噢，咱们言归正传。接下来只是我的个人观点，仅供参考，或者你们自己受到启发后会做的比我更好更优秀。
  
   分析与整理工作
  首先进行自我工作分析，将自己平时要做的事件进行梳理，从几个层次继续下去,先来看图。



  
       我们现在来解释这张图。首先我们将自我工作分析按时间性先进行一次梳理，会形成一张年度、季度、月度、每日、因某类事件会促发、偶发等事件。列明这些事件以后，我们再一一把上图中右边最后一列的那些要素都梳理出来，这时候我们对于每一起事件为什么要做，要做到什么目标才行，事件会产生什么结果，这个结果会交给谁，这个事情是不是独立的还是还有别的责任人，当然还有事件是不是具备法律风险等都会清晰起来。
    接下来，你再把同类的进行合并同类项。如果是为了同一个目标，事件责任人也是相同的人，而事件结果呈现的也是同一类人，同时也都没有什么法律风险，那么请问，你为毛不能合并起来，把两件事情合并成一件，去掉相同的部分，留下不同的部分不就结了？或者说某些不是事件使用更便捷的方式去完成？
举例来说：
   1、题主说的办公用品需求确认，这件事情的时间性是“每月一次”，或者“每季度一次”，而且与法律风险无关，同时也不是非要单独执行的一件事情，那么是否可以用OA流程去完成，而不是非要通过什么纸质的走完?你要说领导不同意花钱，那像钉钉这样的免费OA功能多了去了，都是全免费。这就只需要花5分钟时间发起一个流程就可以完成。
   2、根据事件必要性来进行判断，举例：题主说的《应聘登记表》《入职登记表》这两件事情能不能简化？如何简化？我们来看这几个维度：事件责任人均为“新入职员工”，事件结果为“完成表格”。能不能简化？如何简化？我通过分析发现不能，我们来看分析：

  （1）《应聘登记表》主要为在面试之前就要了解清楚企业想要了解的全部事件，与简历并无重复，因为应聘登记表里的内容可以包括简历，但不仅仅是简历内容，更多还要有更丰富的企业必须要了解的内容，全部的工作经历与每一段工作的证明人、是否有本单位的推荐人、家庭背景（非家庭成员联系方式）、是否与前一家企业有竞业协议、是否有特殊技能、是否能接受公司内职务调整等。这些在简历中肯定是不太可能注明的，而这些又是在面试的时候也就是录用之前就必须要了解的信息。当然最下面的声明例如本人所填写的地址为邮寄送达地址，本人承诺所填内容均属实，本人与公司建立劳动关系时已与原工作单位解除劳动关系并愿意接受背景调整等等。通常应聘登记表是不需要审批的，只是要做为员工的档案之一，因此必须要有员工本人亲笔签名和声明。那么这个想要简化也比较难简化。
 
       （2）《入职登记表》主要是新员工已经确定录用了，企业还要更深层次的了解的信息，例如紧急联系人、家庭成员联系方式等。通常情况下入职登记表也是员工二级档案中重要信息之一，因此在某种情况下，完全可以把审批流程加入入职登记表里。【合适没有使用电子OA的企业】在员工填写完入职登记表以后，由HR补充完整一些岗位信息、试用期相关信息等再一起交由领导审批。如此一来就是将工作进行了简化，某种程度上也算是一种捷径。
当然，现在可以说有数万人都知道石榴姐一直是全部采用《2号人事部》的，不得不说，2号人事部这个SaaS系统里将直接将员工入职登记表发送到员工手机那肯定是相当简化的方式了，HR只需要再进行添加一些信息即可完成花名册了。
 
     3、有些同类事件是否可以考虑将责任进行分解？
     我见过不少的HR，一旦企业重视起人力资源管理以后，就感觉自己成了“丞相”恨不得事事都放在自己部门，什么都掌握在自己手里。 事必躬亲，当然有没有分析过这个最终有原因？加大自己在领导面前的价值感啊。
   举例
       现在好多中小企业的薪酬是放在财务发放，但是高速发展以后不少企业老板都觉得应该请专业的人力资源来管理。前几天就有一位也在深圳的小伙伴与我闲聊起这个话题。她刚进入到一家公司，之前薪酬发放都在财务。她刚到这家企业2个月。于是我问她，你要把这事件拿回来的目的是什么？原因是什么？你现在忙到什么程度？那位小伙伴告诉我，一共三个人，行政人事都做，全国大约200人左右。我说那你忙的过来吗？说挺忙的。OK，那你这么着急的把做工资这件事情又拿来做甚？有人为你做你应该做的事情有何不好？听到这样的话她有些迷糊，不是您说专业的人做专业的事吗。咱们不应该吗？我说，你的目标是让老板认可你的专业，你要证明的是你的专业能力。那么重要的就是将现在没有分开的薪酬结构进行合理性的划分，帮助企业降低用工风险，帮助部门负责人解决现在部门内留人、育人方面最需要解决的问题，同时把精力放在降低用工风险，规范员工手册等，你说你非把做工资表这种吃力不讨好的事情拽回来也没啥用啊。
再比如说，考勤签字表，为何非让HR一个个找人签字，为何不可以用分权的形式由部门负责人再到下一层主管去解决，HR负责回收及统计呢。
这段话看起来与题主的问题无关，其实是很有相关的。只有在能够简化掉一些基础事务性工作的基础之上，你才能更好的把你的精力给腾出来做些更有意义，更能体现你价值的地方。

     观点总结
    1、我认为可以简化的工作必须简化。因为只有简化了你才能把你80%的精力腾出来去做更重要的事情。尤其中小企业的HR，最困扰的就是找不到发展方向，找不到自我存在价值。很大一部分原因就是因为看起来更加琐碎的事件已经让你无法分神。
     2、如何简化。通过自我工作分析，如同上文中的图你将每一种事件都进行分解，尝试将可以分类，可以合并，可以简化，甚至可以缩减一些事项，同时合理的利用一些手边工具，当然还有合理的进行分权分责。让你们企业的部门负责人学会非人力资源部的人力资源管理就可以让HR事半功倍。


补充
为什么要走捷径？为什么要简化工作，简单的说为了实现某种目的。懒人创造汽车是为了不走路，把在路程上的时间用在真正要解决的事件上。因此简化工作是为了加快效率与做更专业角度的事情。
      1、 思考你的客户需要什么
      这也就是经常我们说的，不懂运营不懂业务的HR永远都纸上谈兵。到了企业两眼一抹黑，结果做啥都落地执行不下去。最终为了让自己看起来更忙，只能去把一件事情拆成两件事情做，让自己周报里看的更好看一些。因为事情太少了领导会认为你没干活！！你把能简化的工作简化完了你去想想你的内部客户想要的是什么？你一去就做这个制度那个制度是人家要的吗？你上来就去搞考勤制度一来就去大改绩效是你的客户要的吗？简单的说，把你放到某个岗位上去你能马上干起来吗？（写代码、画图这样专业的咱们不谈）。你能清楚了解每一个业务的流程与操作吗？HR们，快醒醒！不要为了让自己显的很忙，天天把一大堆没有意义的事情拿在手上。更贴近业务的想想如何做价值链分析，如何做运营。现在运营部门想要如何，现在研发部门想要解决什么问题。这才是体现你价值的地方。这就是“顺水推舟”会更快的道理。

     2、学会总结
     任何一项工作都离不开计划和总结，只有这样，个人才可能有较高的工作效率和能力提升的空间。HR的工作很繁琐，有很多细微的工作容易被忽视，如果能抽点时间出来做个详细的工作计划，会给你减少不必要的工作麻烦。其实，做计划也不需要多长的时间，只要半个小时，把想到的放在笔记本上就可以啦。所以说，你得有个笔记本呢，比如咱们的HR魔法本。。（又见广告？）除了计划外，总结也是很有必要的。每当一项工作完成，你就要梳理它，哪里做的好，哪里还有待提高。久而久之，你的错误会越来越少。坚持计划和总结，对部门和个人的工作效率都会有所提高。你会发现，你养成了一个好习惯，做事变得有条不紊，不会杂乱无章。
    三、合理的安排时间
      时间管理是很多人的软肋，一天下来忙忙碌碌，却不知道自己到底在忙什么，没有效率。每天十分钟，把每周或每天的工作清单罗列出来，按照四象限分类，分清事情的轻重缓急。这样一来，哪此工作迫在眉睫，哪些工作次之，就一目了然。工作分得清主次，有条有理，有法有章，才能更有效率。
    四、加强与人沟通处事能力
有沟通就可以有协作，你一个人忙难道不能让全部的人帮你忙吗？HR有很多的时间都在沟通：面试人员、部门协调、员工劳资关系处理、各种会议。考核等等，学会如何有重点、有目的的有效沟通方法，增强自身的沟通能力，也是提升工作效率的有效方法之一。具体如何去增强自身的沟通能力，我建议你要多学习，多总结，察言观色，尊重别人的意见。
 
    五、接受新事物吧！学习新的专业知识和一些新系统
    支付宝刚进入你们的世界的时候你们怕不怕？淘宝刚进入你们的世界的时候你们怕不怕？不怕你付了钱人家不给你们货？不怕你的信息会外泄？支付宝全是钱，你没怕过你的信息外泄？钉钉现在已经很火了，但是刚出来的时候有多少人不敢使用？你怎么不说钉钉会泄露信息而不敢使用？别傻了，你又不是大牛公司，你又不是什么国家保密局，人家要你们的信息做啥。Excle刚出来的时候大家也都怕，但是在使用完了认为真的是太高效率了，所以你们现在有几个还打算盘？钉钉免费的呀，我们公司一直在使用钉钉，从董事长到基础员工，全国全布241个地区，70多个城市，走流程全部走上面走，我们的内部制度写着：公司重大消息使用钉钉进行全公司发布。不然的话你说咱们走个流程那要走几天？
     2号人事部我似乎已经是专业代言人，咱们点米全部的子分公司全在使用。没错，现在这段是广告。你们做组织架构图要多久？我3秒，你们做花名册多久？我一个员工只花3分钟，然后统计信息全部自动出现，月度季度的部门统计表、薪酬统计表全是只要几分钟。当然，在前期设置可能是花一些时间，那你开始做表格还要时间呢是不是？本周最强的功能上线是批量在线编辑员工材料信息，在线编辑哎，批量哎，基本上30秒搞定。哈哈哈。做硬广告服不服我？请不喜欢这段硬广告的自动跳转到上页看我的干货，忽视本段。

好了，最后的最后，我来说一句，上周留言好多人，不过好多是抄袭的。。。复制的。。。只有一位是写的最好的，认真写的。这位得到我的签名书一本。公布一下他的名字。
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