有据可依，严格执行

作者王泽强更新于：2017-05-20 17:05 71846

内容来自 2017-05-17 打卡话题

　　我们公司有个员工在公司工作快3年了，由于最近对待遇不太满意，所以找了新工作，准备5月22日去新公司。并且提前一个月通知口头向部门领导提出离职申请，但部门领导和员工本人一直没有签字确认。
　　由于还有2天调休和2天年休假，于是该员工在离职前提出一并休假。所以最后4天口头和领导说不去上班，领导也口头上同意了。结果5月16日该员工去新公司上了两天班后不太满意，想回公司继续上班。可是这个岗位我们已经招到新人顶替，没有办法给他重新安排工作。这个员工又赖着不走，说自己没有在离职申请上签字，我也不知道该怎么办了。
　　请教大家，辞职流程怎样设计，才能避免员工出尔反尔？

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    看完案例后，问题出在哪里一目了然：员工提出离职只是口头，用人单位没有要求员工书面提出离职申请，作为部门领导也没有要求员工作书面的离职申请，最终导致企业处于被动局面。这在实际情况中，是比较普遍存在的现象，即员工突然不来上班，既没有离职申请，也没有履行离职手续，有的甚至换了手机号，或是填写的手机号是错误的，导致用人单位无法跟员工本人取得联系。在实际案例中，用人单位离职风险中最怕出现两种情况：一种是员工自离，联系不上本人，另一种是员工只是提出口头离职申请，举棋不定。面对两种情况，企业可以采取以下措施加以防范，管控离职风险：
    1、规章制度合法化。
    因为涉及劳动争议，所以必然会涉及到相关的劳动法律法规，这是企业无法回避的。根据我国《劳动合同法》的规定，企业的规章制度必须经过两个法定程序才有合法身份：一是规章制度必须征求全体员工的意见，并提交全体职工代表大会讨论通过；二是规章制度通过后还要向全体员工发布，全体员工都能知晓。企业规章制度合法，就要做到这两点，这是国家对企业规章制度制定程序的要求，即企业规章制度必须经过民主合法和公示公开的程序。在实际操作中，企业可以先与工会、工会代表或职工代表拟定一个制度草案，草案拟定后，再向全体员工征求意见，并根据员工的意见进行修改，经修改后的草案经过全体员工代表大会投票表决同意后，即可生效实施。制度生效只是第一步，第二步需要向全体员工公示制度的内容，最好是通过培训的方式向全体员工进行讲解，并让员工在培训签到表上签字。后面新入职的员工不需要经过培训，可以将制度给新员工看，并让员工在制度签收单上签字确认，即表示员工已看到相关制度，并经签字确认，企业需要留下这些证据，作为日后处理劳资纠纷的有利证据。公示公开的方法是多种多样的，不局限于一种，可以是通过让员工在制度签收单上签字，也可以通过制度考试的方式让员工知晓相关制度，还可以通过培训的方式向员工公示相关制度。总之，企业规章制度只有经过民主合法和公示公开的两个程序，并且制度内容上没有国家禁止性规定，规章制度才有合法的身份，在处理劳资纠纷时，企业才能更加主动。
    2、员工离职管理规范化。
    员工有解除劳动关系的自由和权利，企业也有解除劳动合同的自由和权利，但无论是员工提出离职，还是企业辞退员工，员工都应履行离职手续，企业也应协助员工办理离职手续。所以，在员工离职管理制度中，企业可以通过制度来规范员工的离职手续，并在劳动合同中或是员工离职管理制度中写明“员工离职应严格按照公司的规章制度办理离职手续”，并在员工离职管理制度中进行详细的规定。员工离职管理需分情形：
    ① 员工主动离职。
    对于员工主动离职的，企业在员工离职管理制度中，应规定必须提出书面的离职申请，离职原因注明个人原因，并按规定办理离职手续。需要注意的是，如果是员工主动提出离职的，企业是可以不向员工支付经济补偿金的。
    ②企业单方辞退员工。
    如果是企业单方面辞退员工，那么需要有合法的辞退理由。为了让辞退员工有制度依据，企业可以在相关制度中规定，哪些情形下企业可以单方面辞退员工。根据我国相关劳动法律法规的规定，如果是企业单方面辞退员工的话，除了支付员工的离职工资之外，还要向员工支付经济补偿金。但并不是企业所有单方面辞退都要向员工支付经济补偿金，如果是因为员工因严重违反企业规章制度的，则不需要向员工支付经济补偿金。
    ③ 员工自动离职。
    员工自动离职，就是员工既不上班，也不办理离职手续，企业可以在员工离职管理制度中这样规定，员工不办理离职手续的，或不进行工作交接给公司造成经济损失的，属于严重违反公司制度的情形。这样规定的用意在于：一是员工如果严重违反企业规章制度，那么企业可以不用向员工支付经济补偿金；二是员工辞职就会变为因严重违反企业规章制度而被企业单方解除劳动合同，对其后期的就业会产生影响，因为其再找下份工作的时候，新公司就会做背景调查，如果新公司了解到其离职原因是因为严重违反企业规章制度而被用人单位单方解除劳动合同，那么新公司对录用其的决定就会非常慎重。对于员工自动离职的，企业可以在规章制度中这样明确规定，因员工不按公司规定办理离职手续，给公司造成经济损失的，员工要承担赔偿责任。当员工出现既不来上班，也不提交书面辞职报告办理离职手续的，企业要第一时间主动联系员工，问明不来上班的缘由，并把员工这段时间没来上班视为旷工。因旷工也属于严重违反企业规章制度的情形，企业可以以此做出单方解除劳动关系的决定，并将决定以书面的形式送达员工，如果不能联系员工的，可以通过其亲属代为签收。直接送达困难的，或者联系不上员工本人的，可以通过新闻媒体发布公告的方式视同送达，但前提是送达员工困难，或联系不到员工本人，并且确实一直努力联系员工本人，否则直接通过新闻媒体发布公告会被视为无效，因为通过新闻媒体发布公告是在确实联系不到员工本人的情况下才会进行的。
    3、员工离职手续制度化。
    员工离职手续一定要做到制度化，并且按照制度严格执行，才能最大程度上规避风险。
    ① 离职材料。
    员工离职需要有以下完整的书面材料：⑴《书面离职申请书》（须按个人手印）；⑵《离职交接表》；⑶《解除劳动合同书》；⑷《离职工资结算单》。这四份书面材料是必须要有的，缺少任何一份材料，离职手续是不完整的，也是存在隐患的。
    ②离职流程。
    一般来说，离职流程如下：⑴离职申请（员工）→⑵领导审批（部门主管、人事经理、会计、总经理）→⑶离职面谈（员工和HR）→⑷工作交接（交接人、接手人、监交人）→⑸工资结算（离职工资、经济补偿金）→⑹《解除劳动合同书》（员工一份、企业一份）→⑺社保减员（员工停保、社保关系转移）。这是比较规范的离职流程，也是能够最大程度上规避企业风险。
    员工离职管理如果企业不重视，那么最后会导致企业与员工之间产生劳资纠纷，让企业处于不利的局面。因为一旦进入仲裁或诉讼程序，是需要用人单位提供证据的，我国《劳动争议调解仲裁法》规定：“劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的，应当承担不利后果。”这实际上，是在督促企业做好内部的管理，规范员工离职管理，注意员工相关签字证据的保管和整理。很多劳动者往往喜欢口头提出辞职，一旦企业不重视或者忽视其中存在的隐忧，那么就给企业埋下“定时炸弹”。为什么一定要求企业提供书面的证据，因为口说无凭，《劳动合同法》第三十七条是这样规定的：“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。”这里需要注意一下，是以书面形式通知用人单位，而没有提到口头形式。口头形式只是一个意思表示，书面形式才是最终认定员工确实提出离职申请的要件。
     人力资源管理中的劳动关系板块中，最重要的贡献之一在于能及时发现企业存在的劳资风险，并能采取有效措施规避和预防风险，否则就是最大的风险，至少对企业是这样的。只要做到规章制度合法化、员工离职管理规范化、员工离职手续制度化，并且严格执行，不搞区别对待，那么遇到类似于员工出尔反尔而引发争议的事情也就能够化解了。