推荐 1分钟构建Excel多级联动下拉菜单！

作者李光霞更新于：2017-05-21 21:40 20336

今天我们一起来Get一个在Excel表格中提高数据录入准确性的技巧——建立多级连动下拉菜单。

应用场景：

以“员工档案表”、“工资表”为例，表格中会有“部门”、“岗位”列，在表格中录用数据时，由于手工录入的过程中（特别是多人或多次录入时）部门名称、岗位名称可能会出现不一致的情况。

比如，“客户服务部”，有时候会用简称，录入“客服部”，有时候会用全称，录入为“客户服务部”；

比如“岗位名称”为“软件开发工程师”这样的岗位名称，在录入时有可能会随手输入成“开发工程师”或“程序员”等。

一旦表格中出现类似于这样的问题，对同一个名称的输入不唯一，在将来进行数据的筛选、查找、统计的过程中就会出现麻烦。并且，多次的重复输入同一信息也增大了手工操作的工作量。

相信很多HR亲都遇到过类似的困扰吧。那有没有更准确、更快速的方法？

解决思路：

把固定录入的信息，变为下拉菜单方式，由填表人通过选择特定选项提高输入效率及准确性。（避免手工录入）

解决方法：建立一个两级连动菜单，通过菜单点击式的录入，提高录入准确性。

在开始这前，先将用于制作菜单的内容按下图的方式，录入Excel表。

1分钟构建Excel多级联动下拉菜单！

建立第一级菜单：

选择 “部门”列的单元格区域，执行“数据”－“数据验证”命令，设置选中的单元格区域的数据验证方式为“序列”，来源文本框中，单击并框选之前录入的“部门”相关内容，如下图所示。

建立第二级菜单：

选中要用于建立二级菜单的区域，如下图。单击“公式”选项卡－“根据所选内容创建”命令（用于将所选区域创建为一个“名称”），如下图

在弹出的下列窗口中，勾选“首行”选项，并点“确定”。

重复以上操作，将“客户服务部”、“研发部”的内容，分别建立为“名称”。

将光标定位在“岗位”所在单元格，执行“数据”－“数据验证”命令，验证方式为“序列”，在来源文本框中输入公式，如下图所示。

设置完成，效果如下：

1分钟构建Excel多级联动下拉菜单！

完成的效果为：“部门”列通过菜单选取的方式录入，当“部门”录入后，“岗位”列中的下拉菜单里，自动出现该部门对应的岗位作为下拉选项。通过这种方式的录入，最大限度的避免了不同人员、不同时间录入时形成的不一致性，提高数据的准确性。

感兴趣更多技巧的亲，可以点右上角“订阅”哦~~或者加我的公众号，欢迎交流！

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

101

230

480个Excel函数神技巧，让你工作效率翻倍！(建议收藏)π

众所周知，做HR的每天都需要做大量的数据登记，而且这些工作都需要非常严谨，不管是招聘、入职、培训、升职加薪、离职等，都需要做好记录，以便后期查询的同时，并留下文件版证据。三茅君认为最怕扯皮的岗位就是人...

2024-07-01 09:18

全部评论(42) 我参与的评论

22楼又傻又白喜乐多

学习了，谢谢

2017-05-25 10:24:46 回复赞(0)

21楼可乐518王月红

很实用，收藏了

2017-05-24 14:06:08 回复赞(0)

20楼青悠

WPS里设置了indirect公式后，出现了“列表源”必须是划定分解后的数据列表，或者对单一行货一列的引用。
这是什么意思？

2017-05-23 17:50:06 回复赞(0)

小夏de

@青悠：我也是这样的

2017-06-16 13:00:53回复

19楼小乔007

我已经知道问题的所在了，在设置部门的数据有效性时，直接选择的一列。在做二级联动的岗位时，不能直接选择一列，必须从这列的第二个单元格选起，否则就会出现空白的情况。

2017-05-23 17:42:40 回复赞(0)

侯年轻

@小乔007：老哥稳，我第二遍看出来

2017-05-25 20:52:30回复

18楼小乔007

按照操作了，公式没有问题，但是二级联动岗位的内容是空的，也没有报错提示。实际上部门下面的岗位有是有内容的，求大神指点问题。谢谢！

2017-05-23 17:38:12 回复赞(0)

17楼爱的力量

学习到一个新技能！谢谢分享。

2017-05-23 16:30:23 回复赞(0)

16楼妙无音3265

求解

2017-05-23 16:02:55 回复赞(0)

15楼妙无音3265

能有什么方法可将岗位整列一下设置的么？这样一个个设置太麻烦了

2017-05-23 16:02:17 回复赞(0)

14楼小夏de

试了一下按照评论里大家的方法很成功，就是必须要把部门选择好才可以对岗位进行数据编辑不然老是会不成功，另外WPS的公式里面没有根据所选内容创建，找到指定里设置就可以了。谢谢作者大大以及回复评论大大的指导。

2017-05-23 14:31:12 回复赞(0)

13楼绿水绕田

学会了，get到一个新技能，感谢感谢！

2017-05-23 13:47:10 回复赞(0)

12楼爱上未来

源当前包含错误

2017-05-23 11:05:25 回复赞(0)

11楼爱上未来

最后输入函数的时候，出现“源前出现错误”是什么原因啊？重复好几遍了，还是如此。

2017-05-23 11:04:53 回复赞(0)

　　　　　人生如逆旅

@爱上未来：我也是这样。。。

2017-05-23 11:08:48回复

Alice王老师

@　　　　　人生如逆旅：我也说出现这个提示，奇怪呢

2017-05-23 14:39:33回复

二的离谱

@爱上未来：那是不是因为有合并单元格了

2017-05-23 14:54:28回复

10楼 rabbit131

太好了，以前想实现这个功能，但是一直没找到方法，现在学到了，谢谢分享

2017-05-23 10:43:59 回复赞(0)

9楼梦想666666

亲，我可以弱弱的说我在EXCEL97-2007版本里面没找到“数据验证”。。。

2017-05-23 10:40:08 回复赞(0)

李光霞

@梦想666666：低版本的office中，请找“数据有效性”功能。另外，推荐安装2016版本，有一些新功能确实是不错。有机会我再分享一下~

2017-05-23 10:58:15回复

8楼林子072

亲，我可以弱弱的说我在EXCEL97-2003版本里面没找到“数据验证”。。。

2017-05-23 10:29:10 回复赞(0)

李光霞

@林子072：低版本的office中，请找“数据有效性”功能

2017-05-23 10:57:45回复

林子072

@李光霞：谢谢，当日看到下面评论解决了~

2017-05-25 17:16:18回复

7楼漂浮的我

我既然做不出来呀

2017-05-23 10:23:21 回复赞(0)

6楼小米夕酱

刚wps操作了一遍，wps数据验证是有效性，学会了，谢谢分享！

2017-05-23 10:23:00 回复赞(0)

5楼不迁不贰

555不错不错！

2017-05-23 10:12:42 回复赞(0)

4楼夜半海棠花未眠

很好！刚试了一遍，学到了很多！谢谢作者大大

2017-05-23 09:15:41 回复赞(0)

3楼凌霜傲雪

为啥二级联动输入“INDIRECT”函数后显示“指定的命名区域不存在”，求指导~

2017-05-23 09:15:19 回复赞(0)

凌霜傲雪

@凌霜傲雪：搞定了，我的函数写错了，谢谢分享！

2017-05-23 09:17:59回复

爱上未来

@凌霜傲雪：我看了好几遍，没有写错函数啊，为什么也会这样

2017-05-23 11:01:38回复

12 下一页

关于作者

李光霞

+ 关注 已关注 取消关注

获得 打卡牛人 专栏作家 课程讲师 三茅认证称号

公众号：【人力资源智汇】，个人微信:【Lgxgxw】。合易人力资源管理咨询公司咨询顾问，高级人力资源管理师、信息系统项目..

最新内容

推荐 1分钟构建Excel多级联动下拉菜单！

遇见新“绩”遇：解锁绩效Style！

不看方式，看疗效

我们该用哪一种考核方式？

结硬寨，打呆仗，打持久战。

帮你选择适合本企业的绩效工具

专家最新作品更多>

1分钟构建Excel多级联动下拉菜单！