《学徒日记》2.“一字千斤”的申请单

作者麻妈来哉 2017-10-12 22:35 441

2017.10.12

学徒记事

行政人事经理所在的公司有两个销售团队，一个负责A业务、一个负责B业务。

临近中秋，B业务团队的销售经理问行政人事经理：“今年中秋送什么？”

行政人事经理正跟手下两妹纸忙着布置会场，于是顺口回了句：“除了丝绸折扇是现成的，其它需要采购。你要啥？填个申请老板批完我们去买。”

销售经理若有所思地走了。看着他空手而归，行政人事经理倒有点内疚起来，不禁回想起前几次关于送礼的情形：

去年中秋，销售部也是临时来要，情急之下行政部凑了几张“海鲜券”给他们；为了有备无患，之后行政部又专门收集供应商、整理了几份礼品清单给他们；为了便于推进工作，还特地将清单按价格及类别作了划分、根据不同的成本针对不同的客户、并提供了推荐方案、只要销售部选定、申请审批通过、行政部立即进行采购……然后，就没有然后了。过完节后有啥可送已不再重要，不过行政部还是继续花时间精力挑选订制了一批伴手礼，以备不时之需。关于送礼这件事，行政部也很想能抽出时间精力为每个部门都策划好、申请好、采购好、安顿好……但是众口难调，钱又难批，出力还不讨好，所以想要“有求必应”也常以“无能为力”告终。

几日后，发生了戏剧性的一幕。

A业务团队的销售助理小A拿“采购申请”来让行政人事经理签字。按流程，采购申请需要部门经理、行政人事经理、总经理三方审批。这张申请上面，“部门经理”那一栏签的并不是A业务团队销售经理的名字，而是B业务团队销售经理的名字。

于是，行政人事经理问其缘由，小A说其实是B团队要采购，由于B团队的助理休产假去了，B团队的经理就把差使转给了他，他只是帮忙代办。

那么问题来了：

A.审批线有问题：A助理的申请，应该由A经理签字

B.工作分配有问题：B助理不在，其工作应该由B经理分配给B团队的人、或者由B经理自己承担

C.成本核算会有问题：A助理的花费，到时记到B团队名下

行政人事经理犹豫着签完字，又问小A此事他的直属经理是否知道，小A说还没敢汇报，因为也很纠结不想接揽此事，倒并不是不愿帮这个忙，而是担心涉及用款及后续提成的问题。行政人事经理心里清楚，即使自己不过问，等小A拿去老板那里签时，老板也会过问，当然老板会先关注为什么花这么多钱，然后才是谁花的这笔钱，至于谁签的字也就随口带过。

是在老板审批前就把这张申请打回去、让销售部按业务线重签？免得老板以为行政部把关不力？

还是等小A交给老板去审批以后、看老板的关注点再随机应变？以免让简单的采购变得复杂？

于是，虽然字已签上，但行政人事经理还是把申请单先压了下来，让小A回去等候回音。

签字只是小事，但管理重在细节，这强迫症一犯起来，又是好一番琢磨。诸如采购申请这种小事，该是助理级别的人做没错，助理级别的人不在的话，经理自己顶上也不是什么大不了的事。公司这么小、平时又不忙，买个东西分分钟搞定、托来托去反而搞复杂。行政部统一采购、规范管理确实义不容辞，但简单的采购比如买几张油卡什么的，经理自己买完报销其实更加便捷。就公司现阶段来说，无论哪个流程，能高效解决问题的流程就是好流程。

道理归道理，审批还得继续，思来想去，行政人事经理决定“签字通过、但加备注”。在备注的时候，原本想加的“该申请由A助理填写、应由A经理审批，但由于该事属于代办、所以仅由B经理审批”最终改为只加了一句话“成本记在B团队名下”。但愿，一切尽在不言中……

行政人事经理叫来小A，让他把申请单拿去给老板审批。目送小A感激的背影，行政人事经理暗自安慰：就算我写明“审批线有问题”、甚至“工作分配有问题”，老板在审批时也不会关注；因为，如果他舍得花这笔钱，根本不在乎这事由谁去办，我这么写反倒招致他的反感、认为我“小题大做迂腐死板”；如果他不舍得花这笔钱，那就更不在乎谁在上面签了字，直接驳回，完全不用我煞费苦心写这么多。反正实在要批评，再面对解决吧。

学徒观点

1.凡事需要执行力，只要不是原则问题，就不必拘于小节

2.如果某些“小节”影响了效率，那就简化流程提高效率

3.确定后的流程就要严格遵守，流程有了问题不是绕过去、而是优化它

4.无论如何，成本与职权是务必要划清的，行政部有义务“主持公道”，但没必要“一意孤行”

PS：合同盖章也一样，“盖”这个动作很简单，但“审”这个程序很重要，“审”是业务范畴、属于业务权限、需要业务知识、涉及业务套路，行政人事部可以提升自己具备这些素质来达到“审”的作用，但还是应当由专职业务人员协调之后告知“审”的结果，否则如有差池“盖”不负责；主管的职责之一，就是将各关节都协调打通、将各资源都调配到位、让各员工目标及标准都很明确地去执行

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