员工离职,工作交接是企业的一大痛点,在HR交流时,听到过各种奇葩人奇葩事,比如:
1)员工离职,将全部资料删除的;
2)员工离职,不交接工作,今天打报告明天就不出现的;
3)员工离职,引发商业保密甚至国际案例的。
另外还有,员工离职顺走日常办公用品的,总之各种离职闹剧层出不穷。与题主提到的情况相比,有过之而无不及啊。但是,为什么会出现这样的闹剧,应该如何避免呢?个人认为这不单纯是离职管理问题,更应该追溯到企业流程管理的根源上。
首先,你做什么工作。
看到这个问题,同学们是不是想拍砖了?做什么工作,职位说明清楚摆着,这还用问?那么我要反问了,请列出公司内三个你最清楚的职位工作,包括工作内容、工作汇报、工作流程、跨部门协作、直接对接人信息(包括喜好、方式、效率等),如果换成你去做同类职位,是否不用交接即可马上胜任?
这才是我要提到的问题的初衷。对于公司内的每一个职位,是否清楚工作内容与工作流程,如果不了解,甚至只知其一不知其二的情况下,对方若认为无告知义务,那么一旦离职,业务受影响,责任谁来扛?
毕竟人嘛,或多或少会有私心,即使没有,但在特定的环境下也会做出某些不理智的行为,所以,虽出于职业道德要求,但道德的底线没有统一标准,而对于伤心又伤钱的员工,你拿职业道德要求他,无非是自己打脸,企业有要求过自己吗?有点难堪对吗。所以我认为,对于离职风险的把握,不在离职时,而在于工作过程中。
首先,在人员挑选时,企业是否有清晰的岗位说明书,用人标准及考核标准。人力资源理论学习时,大家都知道在人员面试时应该采用结构化面试或半结构化面试,相对信度效度可达到70%,即对于人的判断更加准确。但真正实践中,80%凭感觉,非结构化面试只是HR亲用来拽文的教条,人人都能做了面试的工作,不就是坐下来聊天嘛,选人的唯一标准变成人与人间的气场匹配。但是,事实是有多少人在面试中口吐莲花,真正工作时却一无是处。避免问题的关键,先要把好关。
另,候选人背调。虽然在之前关于背调的话题时,我认为背调在国内没有实质性的意义,但从实践中吃亏时总结的经验,背调时至少可以判断出候选人的品行。
1)可以联系到HR,了解其在职情况,包括离职交接工作时的表现,得到人员的基本判断;
2)HR信息造假,想必其他信息水分也不少,要么挤水要么重选。
只有两者结合,才能为今后的工作减少些无端的麻烦。
其次,你怎么工作。
怎么工作?在此我就不再提问,直接上干货。
1)将每个岗位当作独立项目处理,用一张流程图画出员工工作的所有细节,包括任务、时间、关键节点、关键信息、关键人,如果有兴趣可能研究一下WBS分析工具,虽说是用于项目规划的工具,但“杀鸡就用宰牛刀”,你用系统 的思路,将问题梳理得有层次,在深入岗位时,至少有问题可问,同样对方如果糊弄你一测便知;
2)用内部流程相互印证。企业内的岗位都不是孤立的,那么对于跨部门职位梳理时,对接人的信息反馈即可再次反证岗位信息的有效性,每一岗位都可绘制出清楚的流程图;
3)用流程图找同等级别的人来测试。思路简单直接,如果局外人一看便知并能清楚表现些职位的工作重点,同行来做更是信手拈来,如果真遇到老员工离职不交接,至少能做到新人上手不迷茫。
4)部门经理的职责,时时沟通、备份、修正。以上提到的都是HR的工作,但涉及到业务流程的工作,必须有部门经理的配合才能更加顺畅。毕竟员工离职不交接,看似都是HR在扛雷,可是仔细想想,这么大的雷总得找到个儿高的。请注意:这不是推托,而是从企业全局来分析职责权。
除了对于工作流程要详尽外,还需要建立周汇报、月总结的常规机制。对于某类会影响企业发展的职位,不仅要求汇报给直接上级,还要求抄送给中高层领导,以备不时之需。
另外,HR日常的工作,还需要多与员工沟通,之前卡文中讲过腾讯、阿里HR到员工中去的工作要求,其实这是HR的最根本的信息来源。不了解员工,何来规划企业用人。对于此项工作,也应建立总结制度,为企业识人、用人、育人、留人做好基础性的工作。
再次,你为什么这样工作。
这个问题是三项中的攻关项。毕竟职业差别、人格差别等原因,每个人对待自己工作时,总有一套行之有效的方法,这里不得不提同学们常要求的“干货”,其实真正的干货是处理问题的思路,思路对了方法只是辅助。那么,怎么能让对方告诉你“行之有效”的办法呢?
1、求教。
好为人师,是大多数人的特点。HR在许多人眼中,要么透着“杀气”,要么自带“高冷”,但其实我们的工作两者均不具备。既然如此,卸下别人眼中的装备,认真考虑对自己工作提升的、有益的方法,然后向每一领域内的从业者请教,不要在意对方是否优于你,只要有一点你不具备,他说是你求教的对象。
2、巩固
学习第一步开启,下一步就是将了解到信息巩固,同事一般是划流程的,你通过向他请教,带着完整的信息再此向他求证时,如果他正巧也是一个积极的人,或许就会建立一种互助式的学习氛围,不仅了解企业内某个职位的信息,还关注到其他企业或组织中同类岗位的内容,或许由此进入到另一个圈子中,予人予已都有进步,进而在不同部门建立起学习型的小组织,事情似乎又变得简单了。
3、创新
大家都用一种思路工作,有没有另外更便捷或提升的方法相互借鉴。现实的例子,当大家都在淘宝时,网易做了严选,圈出不少有品质的粉丝,所以创新在这个年代无所不在。
通过以上对职位的梳理,可系统地了解到一个职位的设计、方法、思路。而从人力资源角度出发,制定相应的制度、流程,包括法律方面的风险防范,从企业管理方面做好离职后的应对工作,而对员工管理上,包容、理解、公平是创建和谐工作环境的基础,所以由离职风险引出的人力资源工作的弊病,是从业者解决的当务之急,头疼医脚才能治标更治本!
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20楼 雨中情缘
谢谢分享,获益不浅!
19楼 熊猫团团761119
谢谢分享,可操作性强!了解每个岗位的工作内容、工作流程,做好防范和备份,协助新人更好的“接”!
18楼 花火sy
谢谢分享,又进步了
17楼 喵总Ciel
谢谢分享,学到了
16楼 吕不韦23922
谢谢分享
15楼 decembercyy
很有意思的分析逻辑哦,学习了
14楼 王小大
不错的分享
13楼 Sunny3776
学习了
12楼 Linda126
我也遇到过这样的事情,我前面离职都的人什么都没给我留下,电脑里全是空的,甚至花名册都删了。。。后来又行政助理离职,交接单上只有文档类的东西,其他的也全删了。。。实在先不明白为什么这样
11楼 皖春天
谢谢分享
10楼 周总管
有没有人和我一样,看了此文后想下载WBS的?
z云子
@周总管:同感
9楼 兰陵王03712
谢谢分享!
8楼 梁恒源
学习了,感谢分享
7楼 鬼子又进村
学习
6楼 一鼻子灰
大咖的分享文给我眼前一亮的感觉,可能平时的活儿也是这么做的,但是没有说的这么具体,谢谢分享,很有借鉴意义!
Miss一点儿李倩
@一鼻子灰:谢谢!总结一下,你也可以做得更好的。
5楼 不迁不贰
很亲民,谢谢!
Miss一点儿李倩
@不迁不贰:谢谢!希望对日常工作有帮助。
4楼 阿东1976刘世东
#赞赏# 有时不得不说倩同学的专业!赞
Miss一点儿李倩
@阿东1976:谢谢东哥,不得不说是在工作中磨出来的啊~
3楼 索普
学习了
2楼 HEGII
谢谢分享!
1楼 去繁从简
最后一句为什么头疼要医脚呢?
阿东1976刘世东
@去繁从简:这是要抓根脚啊!
Miss一点儿李倩
@去繁从简:这是中医理论,就是不能只被表相所迷惑,解决问题要抓住本质。