我的档案管理经历
作者 墨琪清清
2017-11-07 11:02
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我们是一家1000多人的企业,由于原来公司并没有完善的人事制度,负责这一块的领导也并没有看重,因此公司的人事档案很是混乱,基本上除了劳动合同以外,其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起,总经理就希望我能建立起完善的人事制度,特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
大家来聊一聊员工档案的重要性,HR应该如何做好员工的档案管理,达到公司要求呢?
我们是一家1000多人的企业,由于原来公司并没有完善的人事制度,负责这一块的领导也并没有看重,因此公司的人事档案很是混乱,基本上除了劳动合同以外,其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起,总经理就希望我能建立起完善的人事制度,特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
大家来聊一聊员工档案的重要性,HR应该如何做好员工的档案管理,达到公司要求呢?
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我,经历过类似的情况。
在毕业后的第一份正式工作中就接触到类似档案、文件管理的工作。工作主要包括人事档案管理和其他文件管理两个部分,其中人事档案管理部分初期就遇到一些问题。比如员工个人资料不齐全、收集时间较长、更新不及时等一系列问题。
就我个人的经验来说,档案管理和HR的其他工作一样,都需要其他部门的配合和各个部门负责人的支持与推进。作为档案管理的当事人来说一定要细心且严谨,在制定好员工档案所要包含的所有内容之后必须要严格执行,不要有懈怠心理。因为你前期收集的越齐全后期工作就越简单。人事档案包括:应聘简历、身份证复印件、照片、入职体检及年度体检表、毕业证及学位证复印件、各类资格证书、与原单位离职证明、解除劳动关系协议书、劳动合同、奖/惩单、请假单、转正表、调薪/调岗表、培训一览表、社保参保资料等,根据单位和领导要求的实际,不同单位、部门、职位不可能千篇一律,可以略有区别。在收集员工档案时个人建议一些专业技术类岗位或者公司重要岗位人员的各类证书最好要求原件和复印件一同上交,可以方便核实,避免复印件造假之类的现象发生。并且可以收集其原件的扫面件或者照片存档更好。
在完成收集工作后就是保存整理工作。可以根据员工所属部门、职位、入职时间等进行分类存放。一定要有专门的存放地点和存放工具,避免档案损坏或者他人随意翻阅的现象出现!并且可以根据个人习惯制作电子版的记录,电子版记录可以包括每份个人档案的内容资料、存放位置、编号等等,方便查找。
档案管理说起来简单,但也需要专人负责。运用好一些技巧才能提高工作效率,让领导看到档案管理所带来的实际效果。
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2024-09-25 11:58
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