档案很重要，管理要科学

作者程烨 2017-11-07 15:45 521

内容来自 2017-11-07 打卡话题

　　我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？

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我，没有经历过类似的情况。

我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？
档案每个人入哪家公司都会有档案记录大家都知道，每次我们面试也需要填写过往经历，才会了解大体工作内容，所以说档案是对于个人和企业都是非常重要的。
论档案的重要性，　　今天是员工，明天可能是干部，后天可能是政府要员，只要努力，一切都有可能的，如果我们今天负责员工档案管理的同事不尽心尽力工作，有可能会影响员工的政治前途；即使是今后不从事政治，如果跳槽到其他单位或行业，或者后面的HR者来接手工作，如果没有完整及时记录，怎么能够真实呈现员工的履历呢，怎么清楚回答同行单位的背景调查呢。
　　员工接受过哪些培训、有什么技能、特长等，领导不可能一一记住，更不可能去问每一个人，如果公司某天想拓展某个项目或开展某项活动，需要选拔具有某些技能的人才（比如：主持、演讲、歌唱、足球/篮球等特长），查查员工档案是不是就清楚了。
2：员工档案哪里管
　　那么，作为非国企或政府机构的单位，由于不受国家档案法的直接管束，怎么来管理员工档案呢？可以有以下两个渠道：
　　二是由单位人事部门来管理。一般来讲，应当制度员工档案管理办法，按照公司人事管理的实际需要和公司领导的特别要求来进行，多半不会完全遵照国家档案管理办法，而是自有特色的。
　　我们来看看非国企和政府机构应当如何正确管理员工档案，我认为，可以遵守以下基本方法：
2)档案内容。员工档案可以包括：应聘简历、身份证复印件、照片、入职体检及年度体检表、毕业证及学位证复印件、离职证明、解除劳动关系协议书、劳动合同、奖/惩单、请假单、转正表、调薪/调岗表、培训一览表、社保参保资料等，根据单位和领导要求的实际，不同单位、部门、职位不可能千篇一律，可以略有区别。
4)分类保管。最好按部门、班组类别来存放，便于查找；编号按照入职先后顺序进行，号码可以是公司名称拼音打头字母加入职年月日，再加上入职顺序流水号；同时，在电脑中用EXCEL文件列好各员工的编号，便于查找；每位员工的档案袋封面要有内有物目录，每件内容按发生的时间顺序排列好，并在右下角用铅笔标好页码。
6)档案使用。主管领导应不定期抽查档案情况，对不完整、不及时入档、丢失等现象及时要求纠正并按规定进行处理；若有关人员查阅，需填写查阅单，经至少副总批准后方可查阅，查阅时，不得照相录相，不得撕毁，不得抄写，只能看阅，整个查阅过程需要工作人员在一旁监督；若员工离职，需将档案调往另一单位，需该单位出具调档函，查证属实后，经请示相关领导批准，方可将该员工档案通过EMS形式发往该单位，同时留下EMS发函单并永久保存起来。
档案管理最好相关部门制定相应制度让管理更加合理，便于执行，领导签字确认后，我们可以有的方式实施。

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