背景分析:
1、 公司没有人力资源部,其岗位职责由其他部门兼职来做。
2、 股权变更后,新任总经理要改变人力资源现状,重新确定组织架构框架。
一些公司可能确实没有人力资源部的概念,薪酬核算交由财务部来做,招聘、绩效、培训、员工关系交由用人部门来做;部门职责划分混乱,权责不清晰的情况。那么在这种情况下,对组织架构进行重新设计显得非常重要了。
一、之前接触的某医疗公司举例如下:
1、 咱们先来看下1998年—2005年的架构变革情况
1998年—2005年成长历程
创业初期,公司以业绩增长,扩大市场为主要战略,产品主要以某一类器械为主,产品单一,职能结构简单。从下图可以看出:
随着公司业务的扩展,业务涉及到新业务:经销公司、医疗耗材产品、体外试剂类和进口业务等。公司整体战略的变化,势必影响整体组织架构相应变化;这时就需要相应的人来负责这些业务,划分好权限职责,制作新的工作流程,把责、权、利统一起来。如下图:
其实在公司1998年—2005年期间,主要以增长战略为主,采用的是模块分工制(模块分工制也就是常说的直线职能制);随着企业发展及领导体制的演变,企业的组织结构也会经历发展变化的过程;当内部复杂度、外部不确定性超出了职能制结构允许的限度时,就会出现结构与战略的矛盾。
2、 随着业务模块的扩大,人员的增多,整个公司的运转效率降低,沟通出现困难,员工士气低落、业绩下降等情况发生。当时的情况很恐怖呢,且等慢慢道来(我的老领导告诉我的)知识点来了哦
A、 确定问题症结,敲定目标
2006年深冬的一个夜晚,大老板召开中层管理干部会议,第一句话就说:现在咱们探讨下公司的发展问题,你们中间有创业元老、有业绩冠军、也有新加入的;目前,公司困难重重,运营成本增加,业绩下降,部门之间责任推诿严重,你们觉得这样的公司能长久么?
第一个发言的销售总监:老板,咱们的销售业绩没有下滑啊?比去年还上升不少呢?就是产品质量不如以前了,要不我们的销售业绩还能提高呢?
生产部负责人听到后不乐意了:X总,话可不能这样说;你们销售不出去产品,总不能怪产品质量吧?大家给评评理。
大家你一言我一语,几乎把整个会议室都快掀翻天了;正当他们讨论不可开交时,我的老领导Y总作为新加入公司的人力资源总监说:老板,我有个建议,咱们能不能收集相关数据,让数据说话,把目前公司存在的问题体现出,这样大家也可以心服口服。
老板听后,觉得也可以。就安排Y总负责这件事,把整个数据收集起来,所有部门必须全力配合。在这种情况下,相当于公司想要改变的想法初现。
B、整理数据,诊断分析
人力资源部负责整个公司数据收集,其他部门协助。
主要数据收集如下:
销售部:业绩增长率、销售总额增长率、利润增长率、顾客投诉率
人力资源部:人工费用增长率、人员离职率、培训评估、人员流动率、行政费用增长率等
生产部:产品合格率、成本增长率等
研发部:研发投入产出比、新产品开发率、产品上市周期率等
人力资源部通过组织相关人员开展问卷调查方式,对当前企业文化、工作效率、人员状态、岗位权限划分等进行调查,进行获得更全面的数据。
C、确定变革结论
通过以上数据分析可以得出:
内部:管理问题
1、运营成本攀升。多个业务部门,员工人数500人
2、决策复杂,层次很多,关系不清晰,各个部门间的合作少竞争多
3、每个地方都要长远布局,却找不到合适的人才
外部:
1、 市场竞争业务
2、 国家方针政策的变化
同是也暴露出以下问题:
结构本身病症:决策迟缓;信息不畅;机构臃肿;管理跨度过大;扯皮增多。
员工士气低落:不满情绪增加;合理化建议减少。
经营业绩下降:市场占有率缩小;产品质量下降;成本增加;顾客报怨增多;缺少新产品开发;缺少战略方向。
D、组织架构设计方案
当Y总把以上分析的数据交给老板时,Y总也在嘀咕:公司存在的问题,老板能下决心改变么?万一不改变,那么我们人力资源部情何以堪呢?老板看到数据后说:这些数据能说明一切了,小Y,我相信你,也全力支持你;接下来我们要改变现有的局面,重新架构组织。
变革:从职能结构制到业务系统制(整合业务单元重新划分组织内部功能)
2005-2012年的组织架构(四大中心、六大系统)
四大中心
运营中心:负责整个销售业绩的完成
设计研发中心:负责产品的开发
总经办(战略规划):负责战略计划的研究
生产制造中心:保证产品质量
六大系统
医疗器械事业部
耗材事业部
外贸事业部
康复事业部
市场开发部
培训中心
E、确定方案后,按照事先计划步骤进行,切记操之过急。(人力资源部具体实施阶段)
第一步:召开所有中层管理会议,统一意见。
第二步:发布公司通知,员工知晓。
第三步:召开全体员工会议,进行统一培训和指导。
第四步:具体实施方案,并克服一些障碍。
第五步:在实施过程中,时刻关注员工状态改变。
F、组织结构评价
对现有组织结构进行评价和分析,以确定适宜性。
二、咱们来看下组织架构设置的必要性
1、组织架构就像人体由骨胳作为基本框架一样,组织也是由结构来决定其形状。组织架构就是描述组织的框架体系。
钻石:结构完整,晶莹剔透 沙子无任何结构,散落在地上
2、规范公司整体组织结构,明确各部门职责,完善和提高公司整体管理水平,保证公司战略规划的顺利实施。
3、通过建立组织架构,能直观的确定部门职责权限,保证责、权、利的统一。
三、如何快速有效的建立企业的组织架构?
1、设计原则
目标导向原则;分工协作、统一指挥原则;集权和分权相结合、权责对等原则;执行部门和监督部门分设原则;保证合理管理幅度、协调有效原则。
2、组织架构需要考虑的内容
组织环境分析
组织发展目标的确立
企业流程设计
组织职能设计
组织部门设计
工作岗位设计
3、在设计组织架构的同时要知晓:
从存在形态上划分4个层次:决策层、管理层、执行层、操作层
内部互联关系划分2个:各类管理和业务(生产)部门的横向结构设计、部门纵向结构设计。
需要理顺好以上几种关系,按照组织战略发展设置组织架构。
4、组织架构分类:直线职能制、事业部制、矩阵型组织、流程性组织、超事业部制、模拟分权组织架构、多维立体组织架构等,根据企业规模和发展战略设计。
A、以工作和任务为中心:直线制、职能制、矩阵制
优点:明确性、高度稳定性;
缺点:只顾个人、很难把任务连接起来
B、以成果为中心:事业部、超事业部、模拟分权模式。每个单位必须对成果负责
C、以关系为中心:多维立体、流程、网络组织结构
5、如何设计和进行组织架构变革呢?
企业采取不同发展战略时,为了保证战略的成功,企业必须变革它的组织形式来适应企业战略的需要。战略重点决定着组织结构;战略重点的转移决定着组织结构的调整;组织结构制约着战略重点的实施。
——钱德勒,战略与结构:美国工商企业成长的若干篇章[M]