1、上个月的一天,我跟项目组的人讲,如果把手头上的事务按重要和紧迫程度划分成四个象限,那么你会优先处理哪个象限的事情?
项目上人都比较年轻,受到自我管理及职业素养类的培训较少,因此,都一致认为要优先处理一类事务:即那种既重要又紧迫的事情。
我一脸懵逼,感觉这没有毛病,差点相信了。说是差点就是还没完全相信,因为我记得之前有人跟我说过要优先处理二类事务:即重要但不紧迫的事情。
我不是相信这个理论,我是相信这个跟我说话的人。
2、在7个习惯书中,提到了四代时间管理理论,这种按事务重要及紧迫程度划分的方法正是作者所说的集大成的第四代时间管理理论。
该理论认为,紧迫意味着必须立即处理,但不一定很重要;重要性与目标有关,凡有价值,有利于实现个人目标的就是要事。
在时间管理矩阵中,第一类事务既紧迫又重要,需要立即处理,通常被称之为“危机”或“问题”,会消耗一个人大部分的时间和精力,这就是我们感到“忙”的根源,将焦点大部分都聚在第一类事务上。
那有没有一种办法,让我们从第一类事务中解脱出来或者是“游刃有余”呢?
“高效能人士总是……,他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。”
3、是不是还有点蒙?同样是重要的事情,为什么要先处理不紧迫的?
我在书中这个地方停留的时间较长,带着洪荒般的疑问进行了仔细研读与思考。我发现:
——同样是重要,其实还有重要性的再次划分!
高效能人士在第二类事务上所花费的时间更多,是因为第二类事务的重要程度要比第一类事务的重要程度还要高。
让我们来看看在作者眼里的第一类事务与第二类事务。
危机、迫切问题、在限定时间内必须完成的任务是第一类事务;预防性措施、建立关系、明确新的发展机会、撰写使命宣言、规划长期目标、制定计划和休闲是第二类事务。
看到了吧,这两种重要,一种是在“术”的层面,侧重于具体执行,另一种在“道”的层面,侧重于战略。
这就是为什么要先偏重第二类事务的真正原因所在。
4、如果我们真正能够将自我的追求、目标、原则、价值观等想明白了,我们会不会进入更高的境界呢?
这世上总有一部分人,其才情才智高人一等总会优先想明白自己要什么,还有一部分人通过摸索与深度思考也能想明白自己想要什么,但还有第三种人,终其一生都没有想明白。
“上士闻道,勤而行之;中士闻道,若存若亡;下士闻道,大笑之。”
为了更好明白这个集大成的第四代时间管理理论,我对时间管理矩阵做如下改动:
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