高铁都被堵门了，还有什么没风险？

作者严寒下的红梅更新于：2018-01-12 19:11 57053

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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高铁都被堵门了，还有什么没风险？

我相信在大家眼时，火车从来都没有等人这一说法，更不可能有高铁堵门事件发生。但是，但是……偏偏就有人这么做了，我们不议论这位堵门神的行为与做法是否合理或是否有触犯法律，因为我们没有在现场亲眼看到，但网络上流出的视频显示有高铁工作人员及乘客的劝说，也并空穴来风。如果网络上流传的高铁堵门事件是真实的，铁路局的安全预防措施做得再好也不可能发车。

随着社会不断的发展，无纸化办公早已成为企业提高工作效率，精减人手的方向，我相信目前已有很多企业都是无纸化办公了。无纸化办公应该不算是新鲜词，相信很多企业的HR早就将人事工作无纸化作业，无纸化作业最大的好处就是提高工作效率的同时还能减少工作中错误率。如果说无纸化作业后会存在法律风险，那进行纸质管理同样存在风险，这就是看相关的工作人员如何去降低风险的发生才是要点。若要说风险，那银行早在几年前都改无纸化了，银行的风险难道比企业的风险低吗？答案不用我说大家有都知道。所以，无论是否无纸化办公，都需要我们提前做好策划，做好工作细节，风险自然会降低。一大堆的纸质文件说不定会有更大的风险的呢，以下几点是无纸化办公建议，供参考：

1、电脑系统的功能是否能满足无纸化的需要；

无纸化的前提就是需要有一套符合公司发展需求的电脑系统，此系统可以是企业自己的IT人员制作，也可以是外购，无论是来源于哪里，HR人员一定要弄清楚系统都有哪些功能。一般情况下，都是由使用部门提出需求，然后由IT人员根据需求编写。

通过系统进行签核可以省掉很多时间，先进一点的企业都会启动手机版的签核程序，即使审核人员未在企业，在外出差都中影响文件的签批进度。而且多数文件都通过系统来完成，也省掉了档案管理人员，而且也不存在档案丢失或是某些文件确认等现象。目前我们公司各部门都是无纸化作业，所有的报表都是从系统中直接导出来。就连员工面试时填写的岗位申请表都是在系统中完成，一旦录用，将会把员工的所有资料都进入系统管控。比如：

·[岗位申请表]当求职者前来公司面试时，求职者直接在电脑上填写[岗位申请表]，填写完后直接保存，面试官可在系统中查看，这样减少HR工作人员的录入资料的时间，同时也减少资料录入错误。

·[求职者简历]一般情况下，职员以上之岗位均有简历，直接保存系统，方便查阅。

·相关证件[身份证、学历证明、资格证明]当员工办理入职时，HR办理人员直接将入职者相关证件直接扫描到系统中。若是需要查阅该员工的档案，直接在系统中可查阅，比去档案柜翻阅上千份档案有效率得多。

·[培训教材、培训签到、培训考核试题]等，将在电脑中操作，省了培训考核阅卷时间和培训资料的管理和存档。

·[薪酬及绩效]运作系统计算工资是非常有必要的，上周在一个活动上碰一位HR朋友，这位HR朋友说他们的600人的公司，需要一位专门的薪酬专员，当时我有点懵，五六百人的企业为什么需要一位专职的薪酬专员呢，这个工作岗位真需要一个全职的人吗，会不会有点过于浪费人力呢，结果这位朋友说他们80%的工作量都是手工操作。

·[门禁管理]员工进入公司都以刷卡形式管控，减轻安保人员监督难度，出入数据保存方便，领导们也能快捷查询。

·[社保管理][晋升记录]员工的社保代扣社保费用及员工的晋升、调职在系统中操作，减少纸张的储存，纸张储存易丢失，查询难度也比较大。即使人事档案管理人对档案管理很规范，但要找纸质的资料也是需要时间查找的，如果是在电脑系统中，就可以了直接录入姓名或工号进行查询。

·[食宿管理]员工需要入住宿舍的，在系统中直接安排，方便且快捷。伙食消费都是通过系统来管控。

·[物品管理]员工领用、借用办公所需物品在电脑系统进行登记，当员工离职时，办理人员即可根据领/借用清单进行收回应归回之物品。

·[合同/协议管理]劳动合同或相应协议和签订，可视电脑系统的功能情况决定是否无纸化操作，若企业想尽可能的降低风险，可以选择此类文件以纸质档形式签核。

2、根据电脑系统功能确定需要保留的纸质文件；

其实，第一点的内容（除了合同/协议类文件外）都是可以选择通过电脑系统操作的，我的经验告诉我，HR部门的工作量在无纸化前，需要五名专职人员负责，当部分无纸化后减至三名专员人员，再后面90%工作都无纸化后，减至二名专员人员，而且这两名专职人员工作起来也会轻松很多。

3、重要文件一定要亲眼监督入职者签名盖手印；

通过系统处理的人事档案资料，需要打印清单出来给当事人签名并盖手印，这点很重要。电脑毕竟是企业方主导，有时候也很难解释，员工签名即表示认可。正常情况下，只要企业没有违背劳动法律法规，员工也不会乱告公司的，但高铁门都被人堵了，还有什么不可能，做足流程工作，准没坏处。

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