【HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？
我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？】
线上线下配合好，风险才有可能防得了
【写在前面的话：恰逢期末，家有小崽，这班是不可能任性的加了，文也暂时停更了，跟系主任请了假，下周三、周四小崽才能考完，所以，大家见谅哈。
话说，我家小崽30分作文扣20分——原因是字数不够，磨磨蹭蹭写不完，把他爸给急的，火上房，我说，急什么急，这小崽明显就是没开窍，写文章这件事跟怀孕一样，时间长了、有积累了才能显露出来，还是看书少、写得少。比起写作文的小崽，各位三茅的兄弟姐妹幸福多了，虽然各位可能在工作中遇到这样或那样的烦恼，但是你们见过一个小孩对着作文纸绝望得抹眼泪吗？So,我们这些大人，真心的幸福太多了！】
一、OA协同办公的优势所在：
2017年11月份，我们从中国知名的券商（麦子店高盛）聘请来了一位技术总监Y，负责公司的IT建设工作。
作为一家成立十几年的投行，我们竟然没有线上的OA系统，让Y先生感到不可思议，连忙问我，平时老板们空中飞人的工作节奏，我们都是怎么进行正常的工作审批的。我回忆了回忆即将过去的2017，别看各位老大们一年恨不能有200天在外面飘着，还真心没怎么耽误过正事的审批——现在有了微信，比如我们HR部门吧，如果有事情，直接跟老板微信请示，老板批示直接截图作为批示依据存档，该签合同的签合同，毕竟不耽误盖章，至于签字，等老板回来后补。
当然，我跟Y建议，最好建立协同办公系统，也就是OA，这样可以大幅提高工作效率。Y跟老板、财务合伙人提出OA办公系统的方案时，老板跟财务合伙人请Y回答为什么一定要建立OA系统？Y从他的专业角度，跟两位领导进行了解释，两位合伙人很快批准了这项动议。
在两位合伙人还没有批准Y的方案之前，财务合伙人S问我OA能给办公带来什么好处？我说，我的解释肯定没有Y专业，毕竟人家是搞技术的。
S：“让你说，你就说，咱们公司目前50人，这个规模有没有必要上OA?”
我：“虽然咱们员工50人，但是在北京、重庆、深圳、硅谷、纽约办公室分散办公，而且各位老板们业务繁忙，现在虽然有微信审批，但是微信截图不容易长期保存，而且这不是规范的解决问题的办法。如果上了OA，第一就可以在网上进行呈批阅件，老板们可以在手机端批OA，即使出差也不耽误。批完了，系统自动存储，我们也可以实时知道审批进程，还可以催促，提高办公效率，这是OA的第一个好处。”
S:”那还有吗？”
我：“第二个好处是促使各个部门理顺工作流程。上OA，前提条件是要各个部门梳理清楚自己的工作流程，虽然我们流程都有，但是，你让大家找单独的时间总结、梳理，还真没这时间，这下既可以梳理流程又可以为OA做准备，为规范化管理无疑开了个好头。”
S:”确实。有没有第三点？我就是想多听听，投资上一套系统花不少钱，再加上纽约、硅谷，这投入又得翻几番。”
我：“硅谷、纽约可以先放放，可以作为第二期任务，毕竟人少吗。第三个好处就是能够比较直观的衡量工作量——比如，财务部审核报销笔数、比如审核请款笔数，这都是平时我们难以衡量的，但是有了OA系统，很容易就能把结果得出了。”S听了没有表态。
大老板问我OA有什么好处时，我只回答了——您以后可以在手机客户端审批财务、人力事项。很快，Y的报告得到了审批，OA建设已经列为2018年IT建设的重点工作之一。
Tips1:OA系统不仅可以节省纸张，更可促进组织梳理、规范管理流程，提高办公效率。
Tips2:要想把OA真正的潜能发挥出来，以我的多年使用经验，OA上线之后，OA不是隔绝各个部门的沟通，而是会促进部门之间的沟通，线上审批的严谨流程，配合线下及时沟通，在提高办公效率的同时，会更好的促进组织的协同、融合。
Tips3:OA的优势不一而足，我总结概括的也不一定全面，仅供参考。
二、线下与线上配合，防范用工风险：
在Y的OA建设审批报告获批之后，Y组织了各个业务部门的单独沟通会，把流程梳理模板给到各个业务部门，同时也征求大家对OA各模块功能的意见与建议。
我按照沟通会的模板，很快将HR的各个流程梳理完毕答复意见如下：
流程线上的详见Excel表格，严格按照规范要求填写；不建议放在线上审批，要走线下审批的流程如下：
1）offer审批流程：公司密薪，如果大Boss把未来OA相关权限给到助理，我们无法去防范老板助理看到作为审批附件的offer letter，建议走线下。
2）新员工入职流程：入职表格建议线下填写并且签字，或者是线上由新员工填写，打印出来由新员工入职当天签字，新员工入职表格必须要有新员工入职当天签字，建议可以开发线上填写模块，但是要有打印签字流程；
3）特殊考勤管理：加班审批建议走线下，要有相关领导及员工签字，原件留人力资源部。
4）离职流程建议走线下——各业务部门及相关领导审批完毕，拟离职员工签字确认之后,人力资源部将《离职审批表》存档备案，然后开《离职证明》。
5）调整薪酬审批走线下，原因同offer审批。
3.建议增加模块：建议增加员工个人知识管理模块——Y答复，他已经在考虑租用“公有云”作为我们知识共享、文件存储的基础架构，当然，这是另外一个Y要在2018年进行的大项目。
Tips1:线上的流程只可防君子，线下流程防的是小人，线上、线下并存，让我们对未来也许的陷阱多一些应对的子弹！
Tips2:人力不是单打独斗的部门，应付起江湖上的腥风血雨，我们还要有法务、技术、财务等部门的协同配合，才能让我们有可能最大限度的规避风险。
Tips3：科技只是工具，工具不会阻碍我们沟通、进步的，OA无疑提供了我们一个跨部门交流的平台，把线上审批节省下来的时间多一些用于跨部门的沟通，你会发现工作这个场所的多重美好！
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上榜得茅豆
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18楼 卡尔王
学习了
丛晓萌
@卡尔王：感谢关注！
17楼 阿东1976刘世东
很有意义！
丛晓萌
@阿东1976：多谢关注！
16楼 来晚名字没了
权限管理得当，薪酬之类的保密性文件也可以走线上，当然要忽略IT这个“上帝视角”的角色存在，HR系统和OA系统可以更好的做关联。
丛晓萌
@来晚名字没了：薪酬保密性文件我在之前的金融控股集团的时候也走的线下~所有可能泄露的情况能避免的就避免~
15楼 cat520
学习了！关键是OA流程要设计好，不然也是给人力增加压力！（以前是录了HR系统，还要走OA流程）。HR系统与OA不能更好的接和在一起！
丛晓萌
@cat520：流程设计要反复几次，这是OA系统是否成功的先决条件~
14楼 系主任
#赞赏# 非常好~
丛晓萌
@系主任：谢主任赞赏！
13楼 fsjxy123
画面感好强，我们用的sap系统其实最重要还是架构、流程梳理，线上下的配合，重要事项线上应急审批线下存档留底，否则上了系统花了钱没起到作用，
丛晓萌
@fsjxy123：多谢认可~
12楼 hr_tong
谢谢分享。
丛晓萌
@hr_tong：多谢关注！
11楼 Letitialv
现在钉钉就很强大，基******满足小企业的日常办公需求。就是需要加强员工对线上审批的规范意识和时间意识。
丛晓萌
@Letitialv：多谢关注！没用过钉钉，谢谢推荐~
10楼 豆豆发芽了
谢谢分享！
丛晓萌
@豆豆发芽了：感谢关注！
9楼 小蜜蜂YY
学习啊
丛晓萌
@小蜜蜂YY：欢迎
8楼 doudouyun
我们也刚启用oa
丛晓萌
@doudouyun：那就用起来吧，使用过程中也可以根据贵司实际情况逐步改进~
7楼 不迁不贰
建议和意见，很深刻！棒棒滴！
丛晓萌
@不迁不贰：谢赞~
6楼 清琳
学习了
丛晓萌
@清琳：多谢关注！
5楼 相依偎
感谢分享。
丛晓萌
@相依偎：多谢关注！
4楼 庐梦制卡科技
******
丛晓萌
@庐梦制卡科技：谢赞~
3楼 小木鱼钟
我们也有OA系统，但是都没用过。可能是很多功能我们没去研究，也可能是我们是一般集中性办公。
丛晓萌
@小木鱼钟：这不是白投入了吗？推不推行OA跟是否集中办公无关~
小木鱼钟
@萌萌2018：我进公司半年了，就用过两三次。一会我去研究研究OA。
2楼 凝若雨
实例分析很透彻，点赞！
丛晓萌
@凝若雨：谢赞~
1楼 wenjunzi
没用过oa系统，真想用这样厉害的系统啊
丛晓萌
@wenjunzi：OA节省了运转流程的时间，但是，线下部门之间的交流更不可少~