无纸化办公有风险？说得好像签了字就有多保险一样

作者 Joylin余晓... 更新于：2018-01-16 00:20 58654

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

展开

题主法律风险意识超强，值得点赞。但提出这个问题的假设就值得商榷了：整段话下来的潜台词就是只有手动签字的文件才是确认无疑具有法律效力的。真的么？你在支付宝查看了一下年度账单，就已经莫名其妙地同意了芝麻信用的服务条款，刷爆朋友圈的是什么？不是说这个没有经由你手动签字不具备法律效力吧？而是谴责这种偷偷摸摸不够光明正大的行为以及如何可以收回你的授权。你通过APP买了一份商业医疗保险，付完款它发你一份电子保单，需要理赔时你把相关单据提交给保险公司，别人打款给你，这中间也没有产生签字的行为，你能说它不具备法律效力么？

其实回想一下我们日常会接触到的各种场景，归纳起来大致有以下几种默认为是自己意志体现的而做出的决策和行为：手动签字（包括银行、快递等行业使用的在电子触屏上的签字）、按手印、私人印章、公章、进行了个人身份认证的拥有密码的账号等。而在互联网、移动互联网越来越普及的今天，进行了个人身份认证的拥有密码的账号所作出的交易、商业决策等行为都可以认定是账号拥有者个人意志的体现。

其实题主的疑问里还隐藏了另外一个假设，那就是签过字的有形文件就是安全的。我猜绝大多数性格比较严谨的小伙伴一定会有将重要的纸质文件扫描一份电子版存档的习惯，为什么呢？一是怕纸质文本会丢掉，或者是其他部门需要存档原件，那自己就留一份电子版；二是好找，按照一定的规则命名，放入分门别类的文件夹，以后找起来方便，搜一下关键词就直接到眼前了。我们强调法律效力，那么什么时候文件的法律效力才能得以彰显呢？当然是在产生分歧和纠纷的时候，否则一切运转良好，谁会去想当初的约定是什么样的。可是如果你明明记得有大家都签过字的文件，却怎么都找不出来，再具备法律效力又有什么用呢？

打消了这两点疑虑，我们再来看企业里的具体实践。从企业的经营角度来讲，所涉及到的办公文件和流程无非涉及到两大类别：一类是对外的，其中包括了对工商税务、劳动保障部门等政府管理机构，银行，供应商，客户等；另一类是对内的，包括了企业的所有经营决策、战略制定、管理制度、运营流程等所有的经营管理过程。有一点比较特殊的是当个人与企业建立劳动合同关系及解除劳动合同关系时，本质上也归属于企业对外的沟通合作和交流，所以建议在这两个环节上遵循对外合作的一般规则。

为什么要分内外呢？很简单啊，社保局让你带相关证照复印件和加盖公章的各种表去它那儿办理业务，你能说对不起，我们实行无纸化办公么……你的客户发给你一份标准化合同说你打印出来用完印快递给我，你能说对不起，我们实行无纸化办公么……因此，对于这些对外的合作，尤其是针对政府部门、国家企事业单位及公司处于乙方的合作单位，以对方的要求和习惯为主。其他的可以以企业倡导的理念和做法为主，但需要在过程中有详细的关于规则的说明和免责声明等，比如电子合同和单据以送达到对方指定邮箱三天内无异议表示同意并确认无误等。真正要开始推行，必须要公司的法务、合规等相关部门参与，起草对外的一些关键性文件。而从我个人倾向来说，崇尚高性价比而不是机械地一丝不苟执行某一个指令，也就是说，完全没必要为了无纸化而无纸化，如果这个市场上绝大多数的合作伙伴们都还在用纸质合同盖公章的形式，我一家企业又何必如此不兼容？

而在对内的事务上，推行无纸化办公是任何一家企业达到一定规模后都会去走的路，其实无纸化办公这个叫法容易将人带偏，觉得这是一个为了环保而做出的一个高尚选择。其实这跟环保、高尚都没啥关系，其实就是解放广大员工的生产力，你试想想，偌大一个办公楼，每名管理者出去一趟回到办公室，门口都快速聚起一队等着签字的人，崩溃不崩溃？

在这里还是有必要再提一下题主的疑虑。在对内的事务上，其实所有的签字、决策是内部管理、授权的需要，什么样的事情什么层级可以有决策权，于是这件事就审批到哪儿。签字也好，或者是OA等信息化的流程也好，不过就是两个作用：一个作用是方便下一个流程的操作，他看到这个流程或者这个签字，知道上一个环节是按照公司的相关规章制度做出了决策，那他这个环节就可以接着上一环节的决策进行下一步；另一个作用是留痕备查，当怀疑某个环节由问题时，通过去查询当时这个环节的流程、各节点的批复、说明等来还原当时的情景，找到责任人或者去改善相关流程等。所有的这一切，本质上就是一家企业决定要如何经营管理的问题，在合法范围内即可。老板今天刚跟发小喝了点小酒心情好，签下了每人20薪年终奖的决定，明天清醒了想想不对，重新决定继续每人13薪，你能说不行老板昨天在年终奖分配方案上签过字，是具有法律效力的，不能改？所以，在对内的流程管理上，用签字的还是用电子化的流程，主要还是效率上的区别。

对于人力资源部门来说，还要特别注意的一点就如同我在前面说的，员工的入职和离职环节，建议参照对外合作进行处理，也就是说，尽可能参照市场上的常规做法，该签的劳动合同、签收表、已通读并了解公司相关规章制度和员工手册的声明一个都不能少，该给的离职证明也毫不含糊。做到了以上这些，基本上，在推行无纸化办公的进程上，就没有太多需要担心的问题了。

PS：最后，想要拥有高效人事办公系统的HR看过来，2号人事部从万千HR的需求中来，更懂你的痛点！而且，还有越来越多的新功能，快来点击这里免费使用吧！