无纸化办公如何推行？

作者乾元zZZ 更新于：2018-01-15 23:06 59570

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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前几天我去大白兔77老师的企业参观，据说无纸化办公建设的非常好。结果闹肚子，蹲了一个上午才被人发现。无纸化办公~厕所为什么没有纸！不科学~

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HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险?

这个题目我要拆分一下，HR如何推行无纸化办公，洗律师如何避免法律风险……

嗯，这样打卡就轻松了，一行有一行的钱要赚。毕竟我怎么也赚不了洗律师的钱。

但是，洗律师。你们懂得。TXT……

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So正经一点，劳动关系请参照各位其他劳动法达人的卡，今天来讲讲无纸化办公如何推行的问题。

首先要明白一个道理：如无必要，勿增实体。——奥卡姆剃刀定律。解释是，切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事。翻译成白话文就是，别觉得人家的东西高大上，能不用其他资源就把事情弄好，就别弄来一些奇奇怪怪的东西，真的需要了再去增加。

无纸化办公就是这么一个事情，无纸化和传统流程究竟有什么区别？这个问题我来帮助各位看官弄清思路。

一、任何形式的办公都是为了加速企业的流程，而企业流程是一种工具。设立流程的目的本质上是为了更好的为我们服务，如果事与愿违就如同做了无用功，甚至阻碍。

二、任何工具都有适用性，企业的不同发展阶段会产生不同的问题，而不同的工具就是为了解决问题而产生的。所以选择工具的时机非常重要，不要迷恋而要看清现实。千万不要因为老板某天听了某场推销说无纸化办公好，回来就被老板洗脑，请坚定的帮助金主达成合适的企业管理和企业战略，这才是最重要的。

三、任何事情都有两面性，无纸化办公能带来很多好处，例如：数据统计及时、信息传递快捷方便、能保存文件资料的完整性和安全。但同样要看到无纸化带来的坏处。例如：劳动争议产生的问题。所以一切事情都没有绝对，增加成本的事三思后行。

以上就是我在公司内部对着老板和系统经理说的观点。1、要对企业有用2、要符合企业现状。3、要分析到位。

搞明白以上三个事情，然后我提出一个建立推行无纸化办公的步骤。

第一、结合公司现有的流程。无纸化办公对应的是有纸化办公，而有纸化办公对应的是各部门的岗位流程和信息传输的过程。这个过程意味着企业的运营和价值链，而任何流程不管有没有纸，这个流程本质是不变的。

第二、分析数据和数据价值。无纸化办公有好多好处，例如速度快效率高、做的事情都有记录。并且还能帮助我们系统的计算每个流程环境的频率次数，以及相应的数据直接提取和计算，减少了大量的人工成本。如何充分的发挥这些优势，而不是将原来手写的内容变成敲键盘这需要对企业目标和需求有整体的优化思维。明白数据的来源才能使得企业的办公系统最大化使用。

第三、双管齐下的适应。如果从传统办公到无纸化办公其实是需要时间适应的。而必要的双制度同时存在是能使得员工充分过度，并且在适应无纸化办公系统时候收集反馈问题，制作相应的教学视频，同步进行培训等都是非常好的执行手段。

第四、制度的规范补充。流程改变以及对于人员的调整后，需要通过很多模拟思考以及实际的操作进行制度的补充规范。避免不必要的麻烦以及能使得员工更快接受和适应这样的办公软件，除了培训和时间过度，还需要对于制度的规范和协调。

以上是乾元对于无纸化办公的思考操作步骤，也是目前现在企业在做的几个步骤。其中比较难的是第二个步骤和第四个步骤。

对第二个步骤里面将很多通过人力统计计算分析的内容统计到系统里自动生成。但是同时等于是将原有一个人的工作同时分摊到整个流程环境上。这其实并没有降低劳动力，只是一个工作调整。所以在这个方面依然学习和摸索。

对第四个步骤主要是针对员工的使用和劳动法律风险的补充规范。但是公司实行无纸化办公的的确确会产生很多劳动风险。根据2015年2月4日起施行的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第116条规定：“视听资料包括录音资料和影像资料。电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。”所以无纸化办公虽然也能视同提供劳动争议案件的电子证据，但是，鉴于电子证据可删改性较强，尤其劳动争议案件中涉及OA系统及企业邮箱中的电子证据，仲裁部门会认为用人单位可自行通过后台操作系统进行修改。会结合当事人的陈述、书证、视听资料等其他证据综合分析得出结论。也就是说电子证据不宜单独作为定案依据。Ps：蛋疼不？

最后总结一下，思考明白自己真正的需求，再来推行无纸化办公！

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