现在推行无纸化办公,无纸化办公又叫信息化办公,也叫OA办公,随着互联网的发展,这种云式协同办公方式,越来越多的收到企业的青睐。但随着OA系统的发展,一些法律风险也随之而来,这里教你如何规避OA的风险。
一、关于OA的效率问题
1、OA效率也有可能低下:OA系统便捷性,凡是用过的从业者,都深有体会,哪怕你出差去国外,只要你能上网,哪怕手机上网,每日登陆OA处理一下相关的业务,十分方便,无需等你回来之后再进行相关的工作处理。但是,OA也有其局限性,如果遇到多部门协同作战的时候,就比较麻烦,只要有一个部门进行拖沓,某项工作就转不到下一个流程。一旦某个人忘记或者习惯性的拖延,这个问题会相对比较严重。另外,因为程序比较呆板,容易造成官僚作风。大企业的流程完善,一份合同审批流程走两个月,很正常。
2、纸张方式,在遇到某个环节拖沓的时候,可以“堵门”。比如某个报告申请比较紧急,某个环节没有反馈超过24小时,可以跑一趟,跟对方见面,然后“耍无赖”:你今天不给我个答复,我就不走了。一直可以拿到结果为止。在紧急情况下,某个报告可以一路从头跟到尾,48小时内完全可以完成。
3、综合两者来看,各有利弊。但一般来说,OA的办公适合多驻点、多机构的企业,也适合集团性企业。如果企业小,一个公司才百来个人,OA就要进行评估,如果从成本角度,不一定会节省(OA租用费也不少)另外如果要加强效率,必须要规定环节的时间规定,比如规定必须每天登录OA进行处理事项,处理时间不超过多久,并且要进行评比,记入绩效中。
二、信息化风险分析
在说这个问题之前,我先举个例子:比如说张三,需要请假一天,结果到了休假日,张三休假了。李四作为上级主管,过了几天给予了否(未批假期),结果说他旷工,这是否合理?而在平时的时候,请假虽然延迟批,但总算是批的。那么这次是否合法?我相信很多人都有疑惑。这里就牵扯到几个问题:
1、OA系统合法性问题:OA作为工作的辅助手段,在日常使用中确实起到便捷的作用,但不一定是合法,换句话在劳动部门的相关政府机构中(包括法院),对于该系统的流程采信度,是要打问号的。
2、授权问题:在OA中,一般只有某个人的同意与否,但现实的是标准化字体。在OA开发的时候,尤其是自己公司开发的OA系统,是否存在后门程序:比如某个人没有同意某个电子化单据,但在电子化单据上却显示同意,这个授权是如何进行的?
3、时效性问题:在这个例子中,典型属于时效性的问题。比如平时请假,然后延迟三五天,也是批的,那么在这次中,请假人已经休假了,你才说不批,是否有制度进行规定说明判定?
4、唯一性问题:比如说,平时老王在A电脑进行操作OA,但某个合同出了问题,上面有老王批示同意的字样,老王说没有批。结果查了之后,发现B电脑上登录了老王的账号,签批了该合同,那么,这个签批是否有效?
以上几个问题和风险,是我们日常在用OA中经常遇到的风险疑惑,下面我们进行如何规避:
三、信息化风险规避
1、信息化的备案:如果企业要用信息化作为主要的办公室手段,那么需要去相关的部门进行备案,每个地方的信息化备案机构不一样,你可以去一下你们当地劳动部门进行咨询,相关政府会上门对你们的信息化系统进行评估,评估授权之后,你们的OA系统才算“合法”,今后有相关的纠纷,具有采信的权利。
2、OA系统要授权:我们老的OA系统是没有签字授权书的,而现在公司的OA系统,可以增加信息授权,利用硬件设备,采集个人签字的字体,作为今后统一化的签字模板,在OA中只要点击授权签字,在下一个表单中会有当事人唯一签字。注:前提,需要有授权协议书,并且当事人要同意确认,另外授权协议书最好是能在视频前面,有拍照为证明。
3、制度规定:公司的制度中,需要有一系列的指引或者规则,关于OA系统使用的方法,比如例子中,必须规定请假N天要提前几天,批复规定好批示必须要在多久时间内完成,否则,申请或者批示无效。并且制度要有当事人的签字确认。(解决合法化的问题后,可以电子化签字)这样出问题不至于扯皮。
4、唯一化问题:OA系统需要记录当事人的电脑唯一性,这需要通过电脑MAC地址进行(MAC地址是唯一性地址),如果是通过手机登录,也需要进行手机登记,换了手机登录或者电脑登录,需要有手机短信的验证才能确认其有效性,否则,系统给与锁定。(手机号码和入职登记号码需一致)
5、除了以上之外,还需要本人保管好账号,另外一般系统中会有个超级管理员的大BUG,这个超级管理员可以化身任何人,这是唯一的漏洞,这在任何系统中都不可避免,但只要通过了政府部门的合法性验证,一般超级管理员是没有办法替代某个人员的。
四、关于本次打卡话题的风险应对
1、上面所说的,是从信息化办公的总体角度来规避风险,只是办公方式改了,将实体办公方式改为信息化虚拟化办公,文档签名变成了电子签名而已,其他的都是一样,所以,总体的风险规避,具体到了细节,也就没什么风险了;
2、本次话题中的打卡风险应对,我看了一下,很多大咖都已经写了从入职到离职都已经写了,我就不再啰嗦了。
五、总结:
1、信息化办公是一个不错的管理工具,但任何事项都有两面性,在某些情况下,信息化的效率不一定有纸张档的速度快,但从总体来看,信息化还是优于一般的办公方式。
2、信息化的使用,还是存在比较大的风险,这个风险常见的来源于四个方面,应对方法也是针对这四个进行,当然还有些其他方面,但只要解决身份确认和时效性的问题,差不多就从根源上杜绝了风险。
3、对于一般的企业来说,做好第三个应对措施,一般都能够应付绝大多数来源于OA的风险。