具体来看
我们公司最近准备推行无纸化办公,由我们人力部门开始试点,试用一段时间后发现确实能提高工作效率,但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字,各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批,但不知道是否具备法律效力,哪些文件必须有纸质存档。
请问各位牛人,HR如何更好的推行无纸化办公,规避法律风险?
我们公司最近准备推行无纸化办公,由我们人力部门开始试点,试用一段时间后发现确实能提高工作效率,但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字,各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批,但不知道是否具备法律效力,哪些文件必须有纸质存档。
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我,没有经历过类似的情况。
1.入职、离职时所签署的文件,如诚信承诺书、工龄认定表、规章制度阅览凭证、《员工手册》领取台账,或是辞职申请书、解除/终止劳动合同协议等。笔者所在公司,试用期评价表也会在入职当天让员工签字;
2.需要全体员工知晓的内容,如制度变更,尤其是在制度修改得更为严格的情况下,需签署告知台账;
3.一线员工的考勤申请书及全体员工的月别考勤汇总表,需员工本人及部门领导签字;
4.员工绩效评价表,应留存有评价领导签字的纸质文件;
5.有领导签字的工资台账,以备应对劳动机关审查或是作为劳动仲裁证据,部分不发放工资条的企业,应建立工资领取台账。
6.在调岗、调薪、社保基数调整时的确认文件;
7.培训、竞业限制等员工与公司签订的协议性文件;
8.公司为员工开具的证明资料、员工个人的就/失业证等资料,需制作纸质领取台账;
9.产生长期作用的文件,如员工在集团下法人间调动的证明及支付部分员工长期特殊补助的申请文件等。
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2024-08-22 14:30
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