注意第二张脸，将自己收拾干净 ——电子邮件常见问题及改进方法

作者胖子高伟 2018-01-22 09:31 751

注意第二张脸，将自己收拾干净

——电子邮件常见问题及改进方法

你想象一下，有很多人，这辈子你都不会当面见到，你给他印象的唯一方式，就是邮件、微信或电话。据说，一个职场人士平均每天收到120多封邮件，一年的邮件加起来简直就像雪崩一样，难怪我们对邮件方面的影响已经有些麻木，公司还经常要求我们删除邮件，以保存空间。“从我的个人设备发送，请忽略错别字”等说明不能成为“免死金牌”，也不能被当作草率写邮件的借口。电子邮件会在很大程度上影响我们的个人品牌、企业品牌。

有没有想过，你正在通过邮件传达什么样的个人品牌、企业品牌？你发送的每封电子邮件都会影响你的职场声誉、企业声誉。发送电子邮件时，千万不要犯以下常见错误：

一、邮件太长，难以消化

是不是像老奶奶的裹脚布一样，又臭又长呢？你是不是会把对方想知道的背景全都写进去呢？虽然背景对于理解内容至关重要，但是要记住，对方需要知道的，只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有7秒，所以每一刻都很重要：直接切入重点就好了。

二、邮件抄送很多人

你是不是已经习惯把邮件抄送给许多人？如果是这样，你就要问问自己，究竟谁才真正需要接收到这封邮件？在许多企业中，形成了一种利用“过度抄送”以保护自己的政治文化。记住，你发送的每封邮件都会增加其他抄送人的邮件负担，特别是当其中一个收件人决定“全部回复”时。

三、邮件内容不完整

虽然要长话短说，但是也不能简要得过于突兀。千万不要在邮件中只写个一词半句，进行思维跳跃，而不考虑对方是否能够跟得上。之前，你是否收到了大量的回复邮件要求澄清问题？如果是这样，就说明你的电子邮件需要更具条理性，以及需要加入更多背景。

四、邮件重点不明确

千万不要让对方像符号学家一样，必须去挖掘你的电子邮件才能找到重要内容。要确保对方知道问题是什么，以及为什么要他回复。尽管我们的工作离不开电子邮件，但是回复邮件并不是什么高深的事务。如果想让读者消化你的信息，甚至采取行动，就要将信息写得简单明了。

从写下一封电子邮件开始，请遵循以下规则：

1、正式的显示名和总结性的标题。邮件接收者首先看到的是两样东西：你的显示名，和邮件标题。邮件礼仪的第一步，就是用真名。然后是标题。用不到20个字，总结这封邮件的核心内容。“你好”，“来自xx公司”，“报价”，都不是一个好标题。“请审阅：X公司关于Y项目的方案和报价”，才是一个好标题。

2、简单大方的格式。一封好的邮件，一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版，更不要用背景图、甚至背景音乐。真正高手的邮件，所有的字都是一个颜色，一样大小，一种字体，并只用三种方式来排版：分段、缩进，和加粗。分段负责阅读逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版，基本都可以用这三个方式实现。

3、逻辑清晰的正文。邮件的标题，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个字讲清楚的事，不用101个字。

4、 在电子邮件开头就明确提出要求，以防对方没有看到预览以外的内容。这样一来，就在无形中提高了对方理解邮件重点的机会。《金字塔原理》的作者也提出了，一篇文章的架构，应该是：结论先行，中心明确！

5、 良好的回信习惯。收到邮件尽快回复，代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式，代表你的职业化程度。比如，善用抄送、密送；回复、全部回复这些功能。起草邮件，要决定抄送哪些人。一个不多，一个不少，是功力。回复邮件呢？添加、删除、移动抄送者，更是功力。

下次打开电子邮件帐户时，不妨认真看看你的“已发送”文件夹。关于你的个人品牌的一切信息都在里面。如果你对自己的品牌不满意，那么就从现在开始，重新通过电子邮件来打造你的职场声誉，这真的非常重要。在工作中，对下属的带教、赋能，也应该从更多的细节中体现职业化，尤其是应届大学生，文化不是喊口号、贴标语，是在于我们的一言、一行，在于我们的每个用词、每个标点符号，更在于我们每天的工作态度、每件事的做法……我们各级领导真的对人家负责吗？

期望更多的是分享、付出和努力，2018年我们做得更专业、更有温度，体现各级干部的表率作用！

人力资源部高伟

2018年1月22日星期一