会议有形，管理有术 ——提升会议效率的几点建议

会议有形，管理有术

             ——提升会议效率的几点建议

东富龙2018年3、4月份各个部门（少数部门未统计在内）会议有100多场，而且参加会议的绝大部分是各级干部。如果会议效率低下、达成共识困难，那么会议成本可想而知。我们为什么要开这么多会？关于这个问题，其实世界上的大公司都在追问：

华为公司老板任正非：首先，我们要减少会议，我们全球每年召开20万场会议，这还不包括5、6个人在咖啡厅开的会议。第二，我们开会来一大堆人，无关的人也要陪会，这样我们的粮食就产少了，所以贡献就小了。为什么要说这个故事，就是看看我们确定性工作怎么做。每一个做具体确定性业务的职员，如果业务不精通，反复来回折腾，这就是效率低的很大表现。美军体系很伟大，我不是看这个师长受处分，而是看到它的职员系统，就是非作战系统世界第一。我以前就说美军是世界上最伟大的公司，只是它不讲成本。如果它讲成本，就真是世界最伟大的公司。我们还要成本呀！我们应推动减少10%的会议，减少10%的开会人员。  ——华为公司总裁办电子邮件 电邮讲话【2017】107号

会议，是沟通的一种方式，是一种同步沟通，本质是一种用时间换结论的商业模式。会议价值=会议的结论价值—会议的时间成本。只有了解了这一会议的本质，才能从多个维度，对会议进行管控。

一、会议概述

会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策，或表彰先进、惩戒违章，一言以蔽之就是做出决策或鼓舞士气。管理良好的会议能够集中集体智慧、快速解决问题、迅速推动工作，是企业管理中最常用的方式或手段。企业会议必须有的放矢，不能议而不决，更不能决而不行。会上放空炮，说大话，就会丧失企业决策效力，导致人心涣散，削弱组织活力。

一个企业每年应该召开的会议其实是相对可控的，固定会议除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会（班组有晨会或晚会）之外，其余的会议都是专题会议，或是非常规会议，也可以称之为临时会议。

二、实战方法

会议管理

企业必须建立会议管理制度或者规范会议召开流程，对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果（如会议纪要、会议简报、会议决定等）做出清楚明确的界定，以确保会议召开的效率和效益。

对会议召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会议时间地点等事先做出规划，事后进行跟踪。让会议主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。

企业必须把握一个原则：可开可不开的会议坚决不开。企业如果能将会议效率与绩效考核挂钩，那将是最有效的会议管理。

会议纪律

一方面作出明文规定，要求与会人员做到：积极准备，按时出席，不迟到不早退，不无故缺席。开会时认真听讲，并作笔记，讨论发言，深思熟虑，坦诚直言，遇有分歧，各抒己见，决不强加于人。集体决策，求同存异，坚持少数服从多数原则。遵守纪律，不说与会议无关的话，不做与会议无关的事。尊敬主持人、尊重不同意见者，不污辱同事。另一方面，会议主持人或主办单位负责人要做好会议考勤和纪律考核，严格按会议纪律查处违纪行为。

会议主持方法

会议成败或作用大小与主持人关系极为密切，要想会议取得成效，主持人必须做好以下工作：

事先做好规划，确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序，并设计好自己的建议与具体措施，最好事先告知与会者会议的主题。

掌控会议进程，启发与会者的参与性和创意思维，让会议朝有利问题最终解决的方向发展；及时机智打断无关会议主题的提议和发言，保持会议主题不动摇；在会议冷场时，要主动化解紧张局势，避免陷入僵局；在会议讨论热烈时，要善于引导，对建议性意见及时给予鼓励；注意眼观六路、耳听八方，对内向沉稳者，主动给予发言机会，不使每一个出席者受冷落。适时归纳总结，问题解决了，及时宣布散会。对超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时，否则宣布择机另开。

会议议事流程

各种例会和重大会议事先书面确定议事流程，各种临时会议则由主持人现场把控。对于讨论意见一致的当场拍板定夺。对于会议当天无法取得共识的话题指定专人会后拟订方案，再约时间另议。“择机另议”是防止“议而不决”最好的方式。

会议跟踪办法

会议纪要必须在会议结束后半个工作日内发放到与会者手中，最好用电脑记录同步发布到内部局域网。会后主持人或指定专人做好会议跟踪，确保会议决定事项得到落实。如果会议决议单一，责任主体单一，主持人跟踪提醒即可，落实责任人完成即向主持人报告。如果会议决定事项过多，就有必要制订《会议决议事项跟踪卡》，列出主办人、协助人、检查人与完成时限，此卡一式两份，跟踪者与主办人各执一份，用于跟踪与自我提醒，确保会议决议事项按期完成。各种例会召开下次会议时，主持人必须就上次会议执行情况进行总结，完成好坏与责任挂钩。

会议记录与会议纪要

一般企业会议下发的都是会议纪要，而不必发会议记录。通常会议记录尽可能详细，会议纪要则尽可能简洁。会议记录作为原始资料存档备查，会议纪要作为会议决议文件也要存档。会议纪要既是推动工作的工具，也是检查会议执行情况的依据。会议纪要是企业文件，会议记录不是企业文件，它仅仅是会议纪要的依据。

会议纪要通常记录会议概况、讨论事项、做出决定以及贯彻要求。要求言简意赅，文字简练，用语准确，不能模棱两可。

会议时间管理方法

凡是全体员工参与的工作推动会议，如新制度宣贯、新方案试行、新流程说明、严重违纪事情的处理通报等，通常不宜超过半小时。当然，带有娱乐性质的全年总结大会则又当别论。各小组或办公室例会（如晨会、晚会），通常不宜超过五分钟。跨部门的晨会也以一刻钟为宜。部门周会也以半小时最多不超过一小时为宜。多数企业“大会半小时、例会五分钟”是从最短时间上讲的，仅供参考，具体到各自的企业，还得因企业而异。总的原则就是会议言之有物，能够帮助或推动工作更好进行。

专题会议准备流程

专题会议往往着眼于新情况新问题的商讨解决，成败关键在准备是否充足。如确定会议主题、确定参加人员，预估讨论时间，预算会议开支，准备主题报告，确定开会地点、确定开会时间，并有足够时间通知参会人员进行会议准备。专题会议的召开应该是“万事俱备、只欠东风”，这里的“东风”就是组织会议召开。如果不进行充分准备，临时通知一群人员开会，往往事与愿违，达不到会议效果。

重大会议筹备方法

企业的重大会议，如年度总结大会、经销商大会（新产品发布会）、供应商垦谈会等等，必须至少提前一至二个月进行筹备。企业要成立大会筹备领导小组，领导小组下设秘书组、会务组、接待组、礼品组、酒店组（安排食宿）。秘书组和会务组先行成立，进行会务筹划、文案写作，邀请参会嘉宾，其他小组可以后期成立，但必须在会前一周将会务人员全部培训到位，让每一位会务人员明确各自职责，清晰会议流程。

高效的会议有四个要诀：第一是，提前通知议题并发给与会者相关的资料，但要注意的是，参加会议的人要少而精，可参加可不参加的人尽量不要参加。原因是，人多了往往会造成不该发表意见的人用了太多时间，而该发表意见的人出于顾忌反而不表达；第二是会议必须要有主持人，引导大家时刻盯住会议的议题，而不是漫无目的地闲聊，好好的一个会议开成了“扯蛋会”；第三是调节会议氛围，有的时候参会人员的氛围不对，整个会议前注定了就是失败，与企业管理、企业文化、组织氛围、团队潜规则等要素相关；第四个要诀就是会议纪要， “一个完美会议的完美结果就是一份完美的会议纪要。”会议纪要和会议记录不同。记录是对会议内容的记录，而纪要是对记录的提炼和总结，要包括会议结论和后续行动计划。会议纪要的核心必须包括：已有的明确结论；以及后续要做的事情的负责人、进度表和考核目标。

2018年3、4月份人力资源部对各个部门会议进行了了解，采取“蹲点”的方式对会议效率、流程等进行初步判断，会议效率亟待提升，为啥而开会？开会就是为了解决问题，就是为了达成共识……

附件：《会议蹲点检查表》

                                            人力资源部   高伟

                               二〇一八年四月四日星期三