做药店店员VS做门诊专家

作者 Joylin余晓... 更新于：2018-06-24 14:37 62757

内容来自 2018-06-25 打卡话题

　　我们是北京一家做材料的公司，员工人数50人左右。我于去年入职的，任人事专员岗位，人事的日常操作事务都是由我负责。最近老板让我汇总整理下公司所有的制度及各部门的制度，并把这些制度放在一起，汇编目录排序等。这个问题看起来好像很简单，但感觉领导另有深意，我该如何将这件小事做出彩呢？
　　请问各位牛人，面对公司所有无系统化的制度，如何整理汇总？

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做药店店员VS做门诊专家

题主的问题又让我想到那个很火的刷屏文章《我的助理辞职了》，你们肯定都熟：就是一个助理如何在日复一日报销、整理发票的工作中发现规律、优化工作，最终顺利升职加薪的故事。最近有个很深的感触：在获得资讯和参考材料都如此便捷的今天，想把一件事做得漂亮的心，就是最大的创造力。我得说，提问的小伙伴很有故事主人公的潜质哇，看好你喔！

汇总所有制度放在一起，并汇编成目录排序，这是一个体力活，根据老板的指令行事，就如同那些药店的店员，你说我感冒了，要一盒999感冒灵，她就拿一盒感冒灵给你。要做出彩，就是把一件体力活做成脑力活，你要假定你是门诊专家，病人来了，望闻问切，必要时配合各种仪器检查，最终发现问题出在哪儿，要如何精准治疗。当然前提是你得有一点本事。回到这件事要如何做，请参考以下方向：

一、 按类别整理

从发文主体和适用范围来说，既有适用于全公司的又有适用于各个部门的（话说，说句纯属个人观点的题外话：50来人的公司，规章制度就这么复杂真的好么……）；从权威程度上来说，有按照国家法律法规相关规定为依据制定的，有按地方相关实施细则、管理办法等为依据制定的，有按行业主管部门、行业协会相关规定为依据制定的，也有公司根据自身情况自行制定的；从内容上来说，有安全合规方面的规章制度、有品管方面的规章制度、有客户服务方面的规章制度、有人力资源管理方面的规章制度等等。

性急的小伙伴可能已经在心里嚷嚷了：这么多分类方法我还是没办法知道要到底怎么分类啊！不着急，今天再教大家一个超级无敌好用的提升逼格的神器——二维矩阵法，我们就以刚才提到的分类为例，其实我们可以从权威性强弱和适用范围大小来做一个二维矩阵如图：

做药店店员VS做门诊专家

将每一个规章制度按照这两个维度放入相应的象限后，各制度的重要性及对应需要用什么原则、花费时间和精力管理的比例分配也就基本出来了。很显然，对于权威性强、适用范围大的规章制度该有更加严格和完善的管理，而对于权威性弱、适用范围小的规章制度基本可以不用关注，由制定规章制度的主体去关注即可。

二、 去重、整合

第一个步骤是不需要看内容的，根据标题几乎就可以划分到各类，而接下来的步骤则需要花费更多的精力，需要去关注内容。这也是为什么要先做第一步的原因，如果太多太繁杂，则可以根据情况先去整理权威性强、适用范围更广的制度。首先看有没有已经过了有效期限的？过了有限期限的话是直接作废、续期使用还是需要进行修改重新发文？接着看有没有同样的事项、行为在不同的规章制度里面都有提及，特别是不同的制度里面规定还不一致？再接着看有没有一些规章制度明显与公司倡导的价值观、行为准则明显相违背的，比如公司一直强调“天下武功唯快不破”，结果行政的规定却是买只铅笔都需要层层审批、三方比价、签订合同才能采购。

三、 查漏补缺

一个完整的制度体系像一棵大树，根系是企业文化、价值观，主干是企业愿景、战略目标，枝枝叶叶是根植于企业文化、价值观之上，围绕企业愿景和战略目标而形成的员工在方方面面的行为规范和准则。这是制度都趋于完善时候的景象，而在最初及成长过程中，是通过企业在现实运营过程中出现问题补漏洞、或者在自我检查中发现问题补漏洞来逐步完善的。这里的查漏补缺包括两大方面：

一是规章制度本身，我吐槽过很多规章制度，只有我们要如何如何的口号式、标语式的条条框框，但从不说具体到企业各部门、各职能在推进、执行这个制度时分别应该负责什么，也没有如果不遵守会如何处理，如果是纲领性文件也不明确具体操作细则应该由何人何时出台等等，如果这是60分的作文题，文笔各方面再好，结构不完整，给分的上限也就20分好嘛！另一方面的查漏补缺是根据企业的性质、常见问题和现阶段主要矛盾等检查有哪些急需形成明文规定而没有成文的，比如生产制造企业的安全生产、食品饮料行业的食品安全品质管理、金融行业的风控等，这些关系发展命脉的相关规章制度需要特别检查，必要时与行业优秀企业进行对标。

四、 迭代计划

经由二、三两个步骤，你一定发现了一堆的问题，是的，我们的工作、生活都是这么经不起审视，张爱玲说，“生活是一袭华美的袍，爬满了虱子”，那是张才女的生活，大多数普通人的工作和生活是一件打满补丁的棉袄，虱子更多。有人虱多不痒，但更多人还是在努力扑腾，这是抗争者和奋斗者的痛苦，也是他们的勋章。

所有问题的轻重缓急不同，也不可能一下子解决，那么你可以本着先重要紧急、再紧急不重要、再重要不紧急、最后不重要不紧急的排序来建议老板在一定的时间段内解决这些问题，并列出计划表，每项改进的时间、责任部门和责任人等。

如此以来，你就从一个药店店员的角色转变成了一个门诊专家的角色，你不仅明确地告诉病人他的确是感冒了，你还告诉了他属于哪一种感冒，可能是什么原因，他属于哪一类体质，所以对应应该采取什么样的治疗方式，接下来的一段时间每天是打针还是吃药，制定一个疗程的治疗方案。

而这一切的起点，就在于你人还坐在药店店员的位置上时，就开始思考门诊专家要思考的事儿，没有不想当将军的士兵，但只想当将军是不够的，首先你得像将军那样思考问题。

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