做好行政是做好人资的基础

前段时间在探讨一位想从行政管理岗位转到人力资源管理岗位的分享中，我觉得《行政管理转岗人力资源也不难》https://www.hrloo.com/rz/14322188.html。

今天我再来说说为什么不难？因为我认为行政管理是人力资源管理的基础。

在人力资源的管理实践中,很多的基础管理都是借鉴于行政管理的相关内容。而对于绝大多数的中小微企业来说，行政与人力资源本就相互关联，更别说很多中小企业根本就没有人力和行政分家，直接将人力资源管理与行政管理的相关职责，交由行政人力部或综合管理部承载。

而作为一个中小微公司的HR往往需要在行政与人力两方面兼管。而行政后勤管理，非常有助于人力资源在人力规划、员工入职、人事管理及招育用留离等工作。

做为行政人事兼管的综合岗，很多人都觉得自己就是埋在一堆杂事里。但当你问到他具体负责的工作有什么内容时，往往又是哑巴吃黄连，有苦说不出来，或者知道自己一直在忙，却不知道自己管的到底是什么？

所以在做行政管理工作时，一定要将工作做得细化。

一、什么是行政管理——搭建管理体系

企业的行政管理一般是指管理层级中的行政命令的上传下达，文件制度的落地执行等工作。而在一般的中小微企业中，则将行政后勤管理、人力资源管理同时也纳入行政管理的范畴。为此企业为促使管理促效益，则会对企业各职能部门进行合纵联横，以制度、流程、文化等手段达到行政管理的目的。

一般来说企业行政管理我们要从广义及两个方面进行理解。如图所示：行政管理的认识图示。

行政管理在广义上看，他是企业管理的总和，从企业生产经营所涉及的架构、人、财、物管理到对内对外的政策管理等所有涉及生产经营环节都要进行管理，是企业的全方位管理。

从狭义上看，行政管理类属于行政后勤管理，是企业组织架构中的一个组成单元，独立于其他部门之外，在业务上的宗旨是为其他部门服务，属企业的业务支持后台，主要负责行政和一般的办公、后勤事务。

本章节所指的行政管理皆指狭义上的行政管理。而狭义上的行政管理做为后台支持管理的负责部门，在统筹公司行政工作上必须具有一定的全局眼光，而行政管理体系的搭建，会让企业行政管理的工作更具有目的性。如图所示。

行政管理体系搭建流程

1.行政管理的组织架构

行政管理在其体系建设上来看，往往都是由企业的一把手挂帅，由行政副总经理负责，由专门的如综合部、办公室或后勤部等行政部门来组织实施、操作。其工作范围往往都接触到到企业的各个部门和分支机构。

通过组织架构等我们可以看到，其实建设一个行政管理体系，他将会是一个包含企业从上到下，横揽全部的一个完整的系统、网络。而这个体系的框架图和我们人力资源设计的组织架构图会有所重合，但也可按权责单设。

2.行政管理的基本内容

企业中除行政管理之外的工作，都是企业某个方面的“业务”，往往会体现其专职业务的专业性，如人力资源、财务管理、技术工艺、质量安全、售后服务等。而我们的行政管理体系就是推动和保证企业在技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、人力发展（开发）几大块业务顺利、有效、协调进行的万能油。

行政管理体系搭建中，其工作内容包括会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，参与企业的监督、控制、决策工作，以全面提高组织效能，提供必要管的保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其理流通过程所作的规划、组织、监控、控制、协调。

3.行政管理的主要文件

在行政管理体系的构建中，将形成很重要的两个文件质量手册和程序文件。前者是行政管理的目标与依据也是我们的总纲是一级文件，后者是要求我如何做才能达到管理标准，是控制文件属二级文件。这两个文件是企业在质量体系认证中必不可少的文件，当然在管理中，还将出现三级文件及四级文件，这些都是为满足质量管理目标的控制手段。

质量手册，摘要指出如何满足ISO9001:2000质量管理体系要求，同时应包括或提及质量管理体系的各项书面程序。

程序文件，针对特定的质量流程，规定何人、何时、何地、利用什么方式来做何事及其要求。

三级文件一般是针对特定的作业流程，或岗位说明书说等，指导我们如何做，以达到规定要求，如生产作业指导书，产品检验标准等。

四级文件则是一些控制性表单，用以收集、传递资讯；控制作业流程或作为日后证明系统或产品符合规定要求的证据之格式，如技术修改通知书，质量检验卡等。

二、行政管理的内容——六大模块

要想将行政管理做顺、做好,做出成绩来，必须加强自己对行政管理的认知到位。要从内心重视行政管理，如果自己都觉得那不重要，可有可无，又怎能将行政管理做好！

行政管理专家在长期的实践中，提出了类同于人资六大模块的行政管理六大模块。

行政管理六大模块

l 流程制度管理：流程建设、制度管理、经营计划、目标责任签订等。

l 会务外联管理：秘书服务、会议管理、活动管理、文书文稿、公共关系、党团工会妇联工作等。

l 文印资质管理：发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等。

l 档案资料管理：档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等。

l 外资外联管理：资产采购、废旧出售、低耗采购、政府项目等。

l 后勤安保管理：资产管理、车辆管理、办公设备、低耗用品管理、安全保卫、环境职卫、食堂管理、宿舍管理、名片印制、日常接待服务、报刊信函收发、后勤服务（吃住行及医疗服务）等。

六大模块工作在工作内容细分上，往往会超过30项。而在不少企业如果没有成立安全环保部，还会将如环境保护建设、安全生产、职业健康等都会划归行政部门负责。而这些工作往往都是比较专业且工作量巨大的工作，所以对行政管理人员的全面工作能力提出了更高的要求。

三、五个方面做好行政管理

行政管理是确保公司发展壮大和政策得到坚决执行的重要保障，要如何做好行政管理？现在我们从以下五个方面就如何做好行政管理工作进行探讨，如图所示。

行政管理工作关键五点

1.树立干练形象，当好“管家婆”

精致干练往往是对一个好的“管家婆”形象的总结。企业中的行政办公人员,在其他员工眼中就是管家婆，在仪容仪表上我们行政管理人员就必须有所讲究。行政办是对外的窗口，代表着公司的形象。

行政管理或行政专员这个岗位是一个职业性形象较强的岗位，在着装上要大气适宜，才能显示气质和自己的精明干练。有的小微公司并没有统一工装，但作为行政管理人员我们一定要认识到自己的形象作用。

2.做好有效沟通，协调各方促工作

行政管理人员不管是处于哪个层级都是在与各部门、各类人、各类事在打交道，在工作中必须学会有效的沟通协调。

行政管理人员与上级沟通主要是领会领导意图，把握方向，不出现理解偏差；与下级的沟通主要是传达上级精神，准确安排任务，收集整理任务完成信息；与平级沟通主要是进行综合协调，力争在各部门协作下圆满完成任务；对外沟通要树立形象，做好公关，并处理好与企业窗口部门、政府机关、新闻媒体等的沟通协调，不断增强自己与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。

3.工作讲方法，利用资源会借力

行政管理岗位事情多且复杂，有很多都是琐事的堆积，而且有的事情可以一拖三五六，需要较长的时间去督促参与完成。

琐事的完成必须讲方法,会借力。如选择合适的办公软件，如OA、OFFICE、甘特表等做好自动化办公，做好时间管理等，能让自己随时跟进工作进度，并能区分各种工作的轻重缓急。我们一直要求行政工作日清日结，日新月异，让我们的行政工作具有计划、日程安排、笔记、总结、改进提升，同时要善于借用领导力量促使制度流程落地。

4.配合协调人资，共同培育企业文化

有的企业没有将人资与行政分家，那么文化就是双方共同一致的工作。两部门分家的企业，也必须让行政与人资密切配合，共同建立和培育企业文化，建立一个有效的绩效管理平台，形成公平、竞争环境。

要让我们的企业平台充满竞争、激励、开放、交流，这就要求我们注重企业形象建设、产品质量建设、员工培训开发管理、企业的人文环境建设等。

5.做好环境建设，树立第一形象

在行政管理中有一项很重要的工作就是企业的办公环境建设，企业环境是第一道吸引人才的企业元素。在进入企业的第一眼就是企业的环境状况，如环境卫生、厂区布局、办公楼建设、文化布置、办公设施、人员精神状况等。无论是应聘的人员，还是洽谈参观的客户，注重他们“相亲”的第一眼，真的很重要。

一个好的办公环境是最能看出这个公司行政管理的精深度的。这是一件很不容易落实的事情，要钱，要人，要坚持不懈的投入改善和持续维护，这是行政管理与公司老板需要共同认识的，要做好你落实的经济后盾。好的办公环境可以让员工有“家”的感觉，而更舒心工作，会让各项行政管理工作更加有序进行，从而提高整个公司的运转效率和管理水平。

注意：行政管理工作的最终目标是通过人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，在运作过程中使企业成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成工作目标任务。