依岗位说明书分工，靠优良传统协作

作者秉骏哥李志勇 2018-07-26 16:19 125806

内容来自 2018-07-30 打卡话题

　　大家好，我在一家中小型企业担任人力资源经理，下属4名员工，分别负责招聘、薪酬、行政和前台。由于我也是刚刚担任经理，因此习惯带着大家一起干活，很多工作并没有分的那么细致。例如培训、企业文化活动等工作都是谁有空谁做，另外像招聘工作较重的时候，其他3人也会帮忙寻找简历进行面试，但是有时候会出现责任划分不清的情况。所以想请教一下，部门习惯了抱团做事，管理者如何做好分工与协作呢？

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抱团做事，可以较好对付年初招聘、年底考核评优聚餐、公司庆祝活动等重大复杂事件，对润滑同事关系有帮助，但需要各项工作齐头并进时，届时由HRM来临时指挥，就会出现顾头顾不了尾、丢三拉四的现象，公司还是会将最终责任归究于HRM身上。

为规范部门管理，发挥每个员工的积极性，为今后公司发展壮大打下HR人才和工作基础，以下做法，可以供楼主参考：

1、分工是前提，可听听大家意见

楼主可以召开部门会议，讲明不分工出现的种种弊端，并举若干具体事件说明，由于这些事件出现不足，其他部门和公司领导对HR部门出现不少抱怨甚至批评，其他同行公司或稍微规范管理一些的单位都进行了部门内部分工的，但是，分工不分家，遇到一些重要事件时，都需要服从部门负责人安排和统一调度。

再象原来那样“抱团做事”已经不行了，必须要进行一定的分工，但是，原来的抱团做事也有非常好的一些经验和做法，我们在分工后有的地方还要坚持和鼓励，大家也不能放弃。

为更好发挥大家的优势和特长，目前招聘、薪酬、行政和前台四个岗位、薪资福利还是维持不变，大家目前的工资福利也暂时不会调整，各位可以根据自己更熟悉的岗位还选择，一旦确定下来后，我们就接着明确相应的工作范围及任务等。

听完大家的意见后，如果能够符合楼主会前自己的基本判断和分工，加之四人也没有其他意见，或者没有多人选某一个岗位的情况，如果出现这样的多选一，会上也可以马上协调，或者明义上让大家来举手表决也可以，毕竟楼主刚任经理，发挥好大家的作用非常关键。

只要经过几番解释和劝说，分工不分家是能够有结果的。

2、制订岗位说明书

有了基本的分工后，可以用一个简单的表格将分工明确下来，并找四位下属签字确认。

然后，可依此编制岗位说明书，工作内容、达到标准、考核目标等都需要根据企业的具体实际要求来编制，切不可照抄所谓大而全的版本，追求高大上的外在形象，实在没有必要。

编制初稿出来后，可以召集下属讨论，提出他们的意见，然后并上级审核，并按照上级意见修改，修改后说服下属照此操作，最后定稿后，下属、楼主、上级、老总签字生效，发下属执行，并人人张贴一张在坐位旁，以时刻提醒。

注意：工作内容中最后一条应当是“按照完成各级领导临时安排的各项任务”，在计划赶不上变化的时代，这个兜底条款实在不能丢。

3、计划引导工作

由于大家习惯了“抱团做事”，岗位说明书发下来实施的前期一个月左右，楼主要密切跟踪每个下属的工作行为、习惯、思想、工作进度等，甚至要手把手教会他们如何制订自己工作任务的每天、每周、每月计划，只有用各自的工作具体计划，才能明确的让他们知道每天、每周该干哪些工作。

当然，如果上级、其他部门等有临时事件，楼主也是可以召集他们中的部分人员来完成，届时做好交流沟通、解释说明、及时表扬就行。

楼出付出一个月左右的指导、培养是值得的，前面的辛苦能够换来今后的轻松，部门工作更容易上路，少让别人来指责HR部门的不是，才是部门每个人的光荣。

4、下班多交流

工作时间内，大家要忙于手上的工作，即使在时间交流，可能也说不上几句，只是勉强把事件说清，根据无法交流个人的思想、想法和意见等。

为保证分工较顺利的落实在实施中，下班后，楼主有必要组织下属们多聚聚，大家在轻松愉快中讲出自己对分工的看法、实施中可以更完善的方法等，凡是好的意见和做法，大家基本都认同的，就可以马上实施，不至于让今天的意见拖到明天才发现。

众人拾柴火焰高，三个臭皮匠顶一个诸葛亮，只要是为“分工协作”有帮助有好处的做法，楼主都要听取，不能搞一言堂。

5、灵活有度

由于楼主刚任经理，对公司的一些情况可能没有下属了解更多，在分工与协作这件事上，千万要注意别让他们牵着你的鼻子走，搞不好驾空你，就麻烦大了。

也就是说，正确的你可以采纳，不正确的也要及时提出你的意见甚至批评，工作中出现的失误要及时指正，多次错误则要按规定进行处罚，不能“你好我好大家好”，要讲原则。

6、选择好实施时间

既分工又协作这件事，我认为不宜在年初、年末搞，最好在年中前后即四月、八月左右搞比较好，由于这时的工作任务相对稳定且急事不是太多，当然，也要根据每家单位的情况来定。

这样相对充裕的时间段，大家都有精力、时间来处理与原来不相同的做法，即使要费些时间和周折，也不至于太大影响正常工作的开展，对其他部门或公司的影响也小很多。

7、可以适时轮岗

原先抱团做事，应当锻炼了每个人在其他方面的工作能力、见识和实操，如果分工、协作后再进行半年或一年左右时间，为提升大家的HR综合能力，有必要进行换岗。

不一定四人全打乱，可以其中两人对换，取得成功并吸取经验教训后，三四个月后再换另外两人，争取两三年内大家都能四个岗位的工作都熟悉一下。

这个想法和打算，楼主在分工会议上就可以讲一讲，以提升大家的兴趣，为今后胜任更高的职位打下基础，即使离开单位，也能够凭能力找到更好的工作、谋得更高的薪资。

任何改革创新都会让大家有一段时间来适应，但只要是为了提高工作效率、少出工作问题、为规范管理出发，经过一段时间后，大家一定能够感受到的，一定会从心里感谢楼主。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

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全部评论(48) 我参与的评论

48楼 110321

谢谢分享，学习了。

2018-08-05 16:36:58 回复赞(0)

47楼 2013Alice花儿

谢谢分享！
学习！

2018-07-31 00:00:20 回复赞(0)

46楼 hklte_hr

谢谢分享！

2018-07-30 23:20:50 回复赞(0)

45楼菀梅吟雪

根据本部门的工作内容与人员配置进行划分，制定原则，工作流程，详细与执行沟通到位。对于那些不能独立一人完成的内容，需要分出主次，要有主负责人，次要负责人。另外一些工作不能进行明确分工的，则为第一接触人即为第一负责人制度，进行执行。久而久之大家在工作时有分工也有配合，引导大家对自己工作负责，对其它人员工作配合的思想，最终达到互相帮助的工作氛围。管理就会轻松很多。

2018-07-30 21:28:54 回复赞(0)