原来，这才是真正有效的会议！

会议是现代管理的一种重要手段，很多企业在实际工作中，或多或少都要召开会议。但是，案例中不到一百人的企业，却热衷于天天开会？因何开会？想解决什么问题？下班前15分钟的会议能解决多少问题？来来去去就说那点事，不会乏味吗？长此以往，员工情绪大身疲备，管理层怨气无处撒心累，工作热情降低至零。说到底，每天高频律的会议会令人感到苦不堪言，久而久之只会降低员工士气。

我自毕业后参加工作至今，已有十五个年头，期间经历过大大小小，名目繁多的文山会海。

目的明确，因解决问题而召开的会议就像一本精美书籍，令人受益非浅；

为开会而开会的会议，却如一本粗俗不堪的地摊书籍，读完之后仍不明其理。

这些年来，我深受又长又臭的“裹脚布”式的会议困扰，欲剪之却无能为力。

一、企业管理有必要开会吗？相当有必要！为什么?

1、会议也是工作的一项内容，更是领导人必备技能

如果你身为一个部门领导，身为管理层人物，你基本告别了基层的基础操作类工作，主要是“严抓、督促、安排、检查、解决”下属工作。那么，开会自然成为领导工作的一部分，在工作中有很多决议、决定、解决办法都是会议上通过的。

2、会议也是体现企业文化的一部分，营造良好气氛

在工作中难免会出问题，如果会议集体讨论，那么工作沟通会出现断层，久而久而会繁衍更多的新问题出现。比如员工爱发牢骚，部门之间相互推诿、相互埋怨。公司形成会议形式，大家可把在工作中遇到的问题摆到台面上，公开商量，讨论解决，最终定到可执行方案。良性会议，能工作推动前行的车轮，保证工作得以有效开展。

3、会议它是一个集思广益、取长补短的渠道

“三个臭皮匠胜过一个诸葛亮”，通过召开会议，使不同的人、不同的想法汇聚一堂，从相互探讨得出更高水准的创意及解决办法。

二、是否有必要天天开会？答曰：可有亦可无，应区分对待

1、哪些性质岗位需要天天开会？答曰：门店销售业（汽车、服装、食品）、服务行业（美容美发）、其他行业。

这些基层销售员，综合素质（文化、自觉、自律性）普通偏低，需要经常督促及培训讲解，会议需要及时进行，不可累积。

早会（15-20分钟以内）：一日之计在于晨，销售员的工作需要激励，需要鼓舞。每天早上班前，主管或店长给队员开会，喊服务口号，说当天任务目标，说销售服务注意事项；

午会（10分钟以内）：也叫交班会。两班工作交接，发现有问题两班人马当面对接，避免出现责任不清的状况；

晚会（20分钟以内）：主管或店长对当天销售业绩及工作中出现的问题进行盘点，盘查各类商品销售，总结当天工作及次日工作计划，制作当天销售报表。

周例会/月例会/季度会/年终会：这些会议由销售经理层主持，总结销售目标及实际业绩情况，各组之间销售PK大赛情况、奖罚情况、存在问题情况等等。

2、哪些性质岗位不需要天天开会？答曰：非销售类、文职类工种

与自己无关的会议，我想多数人都不愿意参加，除非那个人天生就爱听会，真正的爱学习。比如说，

负责采购工作采购员，并非天天都在采购，可能一周只有一次采购任务，如果早晚会，你让他讲什么？如果没有可讲的内容，他对加这个会议的意义有多大？

负责财务工作的普通会计，每周每月他除了做账做报表以外，没有涉及其他事务，天天早晚会，你让他说什么？

负责考勤类的HR，每天都是核对考勤异常系统信息，如果没有其他事情，天天早晚会，让你他说什么？

3、哪些岗位需要据实召开会议？答曰：各部门

会议的召集者，一定是会议的核心。会议召开要求讲实效，讲实事，讲原因，讲结果，接任务。那么，会议的召集者在开会之前就要把会议的目的弄明白，做到“为解决问题而开会，非为了开会而开会”，有开始和结束时间计划、有议程规划。参会人员能够感觉到“对会议有利，对自己有益”。

3.1、全体会议。公司有重大决策需要宣布，才采取全体会议，人人参加，人人知晓；如季度会、年会、决策会

3.2、部门会议。不要动辄开会，降低会议的严肃性，权威性。部门会议一周召开2次以内为宜。主要是每周工作总结及计划会议、工作讨论会、临时性工作任务安排会、上传下达会。

三、HR不可不知会议管理这几点    

1、明白开会原则。开会本身就会耗掉时间及金钱。用企业术语称为成本，有效的会议才能使成本体现价值回报，反之，则造成双倍浪费成本。

2、弄清开会的目的。要解决什么问题而开会，做好要围绕哪些话题展开会议的准备工作。会议，久议不决，不如不议。

3、会议说大事，会议宜“少精短“。可开可不会的会议，建议不开；似重要又非重要的会议，建议不开。会议要开门见山，长话短说，简洁扼要。防止会议变成“侃大山”、“摆龙门阵”的“马拉松”耐力比赛，没意义。

    四、HR应如做好会议管理工作？                      

一、首先了解熟悉议题/议程，拟定主持稿

1、会议前工作准备。会议场地、卡座、会议设备（投影仪、笔记本电脑、录音笔、电源检查、摄相机）、饮用水（瓶装、杯装）、会议签到表、小吃、纸笔等；

2、提前获悉内容大致内容。提前了解会议主题、议程及大致内容。明确会议主题内容，搜集相关资料数据整理成会议主持稿（导语、过渡语、结束语3部分组成），在每个时间节点上做相应的过度补充，避免导入下一个议题进过于生硬。

3、开场白。无论会议的大小，开场白必不可少。开场白一般要求简洁、精练，与会议主题相关。接下来引入导语部分，简洁扼要介绍会议议程、与会要求。

4、归纳要点，重复要点。会议主持，除了起到穿针引线、承上启下的作用外，还要重复会议之精华，强调会议重点。例如，某集团召开较大型的分公司各部门经理工作布置会议，主持人应重点重复强调任务落实安排及要求情况，进一步加深与会者印象。而不是在上一个与会者讲完后，主持人来一句“好，下一位发表讲话“。这样的过渡会生硬，同时也没有将上一位发言人的重要讲话归纳发表，使得会议本身的意义降低不少。

二、学会控制会议现场各种局面

1、控制会议时间。会议的总时间是有限的。一场讨论会议时长一般为2小时内，有些部门因为工作上某个问题进行激烈争论，无休无止，主持人不能听之任之，如果问题不能通过会议得出结论的，应记录下来，会后另行组织有关小组专项研究讨论。

2、避免出现“拖会”。会议结束时间未到，会议内容基本谈完。这时会议主持人可随机应变，可让现场与会者相互交流，讨论未解问题。会议临近结束，会议议题未完，这个会议主持人可提醒发言人尽量精简、缩短会议内容，避免“拖会“。

3、控制会议纪律。开会时，总有人进进出出会场，或接电话，或交头接耳，影响会议正常进行，主持人应及时提醒并处理，维护好会场秩序。

4、客观对待会议发言。会议主持人，对与会者发言内容应保持中立，协调发言，不应带个人主观色彩。议程未结束前，不能让与会者自由发言，避免议程顺序乱了。

三、声音洪亮、口齿清晰，普通话标准

1、普通话标准。作为一名主持人，如果普通话不标准，那么这个会议在与会者心中将大大减分，方言味过重的普通话让人听着别扭，令人费解。

2、适当的幽默主持风格容易加分。会议主持人要自信从容、仪态大方、声音洪亮有力，要保证你的讲话让会场的与会者都能够清楚听见，口齿清晰，字正腔圆。声音不要软绵绵的、有力无力的，这样的主持让与会者昏昏欲睡。如果，你具有幽默细胞，适当插入几句笑话，会场气氛及会议效果会更好。

3、气场很重要。试想，你坐在董事长身旁主持工作会，如果不自信，紧张胆怯，主持语言不连贯，如果是这样的话，你会给董事长留下能力水平差的印象，升职加薪，难！

四、会议结束语言简意赅，不要过多重复与啰嗦

一般情况下，在会议结束前5-10分钟，主持人会过渡总结一下会议主要内容。快速梳理会议发言人重点讲话，加深与会者对会议内容印象。另外请示最高领导对会议的指示及补充，如果没有，则可散场。并引导与会者散会后的其他事项，诸如参观公司内景、外出参观、就餐事宜。

五、会议结束后续工作

当天的会议的结束，并非真正的结束。接下来还有会议记录、会议纪要、新闻稿要发布。

1、整理会议记要、会议纪要。有些公司需要详细的会议记要、会议纪要，按年号/编号存档，那么HR可以详细的会议记录中摘要内容，精炼会议纪要，下发各与会人员知晓。重要会议纪要还需要与会者亲笔签收。

2、编写新闻稿。召开重大会议，除了整理会议记录和会议纪要以外，还要编写新闻稿，配上会议相关图片，上传至公司网站、企业微信公众号，以此起到文化宣传作用。

关于“会议管理”的话题，本月我分享过两篇文，今天再多分享一篇也无妨。如果您的时间充裕，不妨挪步前往查看。

https://www.hrloo.com/rz/14331882.html

https://www.hrloo.com/rz/14328754.html

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