也谈会议管理：企业也需要“仪式感”

作者孙莹大师兄更新于：2018-08-08 19:11 63331

内容来自 2018-08-14 打卡话题

　　大家好，我在一家互联网公司担任HRM，目前公司只有不到100人，但是却特别热衷于开会。每天早会半小时，下班前开会15分钟，都是要求我来组织，各部门负责人参与，而老板一般只参与周会和特殊项目会议。平时会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作，90%都是业务和技术层面的。虽然我也同意HR要接触了解业务，但是我觉得目前的会议并无实际作用，还不如减少频率，加强重点，不知道我的想法是否正确呢？
　　请问各位牛人，天天开会是否有必要，HR如何做好会议管理呢？

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也谈会议管理：企业也需要“仪式感”

关于企业中的会议，确实需要开个话题来掰扯掰扯。

最近我所在的企业，也有一些小小的环节，同这个会议的话题相关。

事情是这样的，我们在筹划基层管理者的晋升培训体系的时候，发现了一个现象。我们认为从员工晋升到基层管理者，缺失的应该是管理情商。因此，在这类培训体系的课程设置中，总会加入大量的职业素养培训、影响力和沟通力的培训，同时补入各类战略指标分解和绩效管理工具的“扫盲”。

俗话说的好——“没有调查就没有发言权”。很快，在我们各级培训管理者的不屑努力下，我们的这次基层管理者晋升培训体系的落地，最后以失败告终。

因为到最后我们才发现，基层管理者的诉求其实远没有我们想象的那么复杂。他们的诉求仅仅是“我当了主管之后，每天的工作日程应该怎么安排，我应该怎么管控员工的工作，以及我给员工召开会议的时候我应该说什么……”

其中很多新晋升的主管，都提到会议管理这个议题。他们的问题很朴素：

会议多久召开一次好？

会议一次召开多久好？

会议流程怎么安排好？

会议中我应该说什么好？

这些问题，和题主的问题有相似之处，我们就在这个话题下，展开讨论吧。

第一个问题：会议多久召开一次好？

首先我们需要明确一个原则，就是会议召开的目的。什么时候我们需要开会呢？一般情况下无外乎任务追踪、互通有无、集体商讨、决策公告。不同的需求对不同的会议召开轮次就有不同的设定。

题主的这类会议，我想目的应该集中在任务追踪和互通有无的核心功能上。

在很多的大型企业中，这类及时性的沟通，很难以会议的形式展开。因此一般有一个替换形式——周日报汇报形式。

为什么说这种形式是替换形式呢？因为同会议相比，这种单项书面汇报形式，有很大的弊端：

首先它的反馈及时性较差；

其次它的发送目标恒定，团队进度的关联衔接性较差；

最后它容易沦为“形式主义”，制造“假繁荣”现象。

在规模较小的企业中，用恒定的不长的时间，进行日计划和日复盘性质的会议，在我看来，还是比较有必要的。

有人说这类会议最终也容易沦为“形式主义”。在我看来，这样也没有什么坏处。

有人说“人生需要形式感”，是为了凸显对各个人生阶段的重视，让人们更加热爱和珍惜生活；

以此类推，企业也需要“形式感”。同样是为了凸显企业管理层对某些事件的重视，让企业从业者更好的融入企业，增强凝聚感；

同时，想要让这样的会议尽量不流于形式，也是“有法可依”的。咱们就从下面的问题中展开好了。

第二个问题：会议一次召开多久好？

不同的会议时长安排有长短。有些以头脑风暴为核心形式或者以战略研讨为主题的会议，甚至可以一次性开20多个小时。在此不符合题主的问题，咱们就不展开讨论了。

题主所述的会议，和我们企业的基层管理者所述的会议类型几乎一致，主要目的是为了对接当日计划以及复盘当日产出。这样的会议，根据与会人次的不同，一般情况下会议时长不应该超过半个小时。每人的发言笼统概述，不超过3分钟为好。

只有这样，才能保证会议的高效执行，也能够使得会议形式的长期留存。毕竟没有任何人愿意天天经历冗长的会议时间。

这个时候，会议主持人的时间控制力，对会议的影响尤为重要。

第三个问题：会议流程怎么安排好？

就像写作文，简单的会议就用简单的方式。我们小时候遇到的最简单的作文形式是什么？“总——分——总”的形式。主持人控场，简短宣布会议主题以及会议流程和与会人发言顺序，然后与会人依次发言，发言过程中可进行短暂讨论。最后主持人总结讨论决议，相关讨论如果涉及部门少于三个的，安排会后集中探讨，不耽误与会其他人员的正常工作时间。

这样的会议流程模式还要注意一点，会议决议及跟踪。

如果会议中产生了刚讨论出的会议决议，需要会后执行的话，会议主导人需要进行跟踪，并在相应的时间节点上，可同样在会议场合进行会议决议跟踪情况汇报。

最后一个问题：会议中说什么好？

这是会议内容设置的问题了。

主持人说什么，前面的问题已经回答了。那么这里回答的就是，与会人员的发言内容控制。

这个也有很好的技巧可用。

早会一般是对当日的工作安排进行的会议，早会的发言内容需要注意什么？

第一不允许读流水账。

第二先讲计划。

第三后讲问题。

第四最后讲需要的支持。

而下班前的晚会，一般是对当日工作状况的反馈和小结，这时候发言内容需要注意什么呢？