开篇语:会干不会说,是一个普遍的现象
在企业中,业务部门多是业务高手,对自己的专业十分精通,而在管理语言、规章制度制定上则经常是一知半解,会干不会说,应该说这是一个普遍存在的现象。
记得曾经的一个咨询项目上,项目组采用的是教练式的咨询方式,给中高层干部安排了作业,并组织开会讨论,会上请老板出席做观察员。
会议过程中,与会的管理者针对事先设定的会议议题展开分析讨论,而作为观察员的老板则细心观察每一个人的表现。
在会议结束时,做观察总结的时候,老板说:“开了一天会,我跟着听了一天,我感觉我们公司的干部有一个普遍的问题,就是会干不会说。平时工作都干的挺好,但是在发表见解的时候,却是张嘴说不出话,不能完整表达观点,对事情的认识也不够深刻。所以,我建议大家看一看最近的电影《国王的演讲》。”
后来,在一次周六的工作例会上,项目组还真的组织大家观看了这部电影。
这是一个典型的会干不会说的案例。
实际上,这种现象在很多企业都普遍存在,业务部门的人员往往专注于具体的工作,能按照经验把事情做好,但让他们介绍具体做法的时候,往往是三言两语,只能说个大概,无法把事情的前因后果表达完整。
结合本次打卡的案例,HR部门在主导推动编制岗位说明书时所遇到的问题,也是一个会干不会说的典型。
那么,我们该如何解决这个问题?
我觉得,解决这个问题,可以从三个方面入手:
第一,HR部门在推动岗位说明书之前做足功课,给业务部门准备实操性的课件、样例范本和要点提示。
第二,通过作业的形式推动岗位说明书编制,给业务部门布置作业,把要求提明确,发动业务部门内部讨论,群策群力,共同商定。
第三,为保证效果,HR部门要对业务部门进行针对性的辅导,必要时,通过访谈的形式,把岗位职责逐一问出来。
下面,我们逐一谈一下这三个方面的内容。
1.做足岗位说明书编制前的功课
作为岗位说明书编制的推动部门,HR要提前做足功课,这些功课包括:
(1)一份精心制作的岗位说明书编写培训课件
作为HR,在推动部门进行工作分析时,首先要对岗位说明书编制的方法进行一个整理,精心制作一份岗位说明书编写课件。
实际上,一份好的岗位说明书最重要的部分有两个,一个是岗位的职责,也就是说岗位是做什么的,承担哪些职责;一个是岗位的任职要求,也就是说,具备什么样能力素质的人才能担任这个岗位,具体包括学历、工作经验、工作技能等。
这是两个核心要件。
因此,在岗位说明书编写课件里要把这两点特别讲清楚。
那么,该如何描述才能说清楚岗位职责呢?
工作职责描述的通用模式是:
“表达权限和参与方式的动词”+“需要完成的工作或动词指向对象”
例如,组织编制公司人力资源规划,指导分公司执行,并对执行情况进行检查,提出整改要求,监督落实。
工作职责部分的填写应该按照先重要、后次要的原则逐项分析。
需要特别强调的是,工作职责描述的是该岗位必须执行的工作要点,而不是当前或未来需要完成的一项阶段性任务或目标。
例如:“依据公司年度营销规划,组织制定公司年度销售目标,并组织分解”是一项职责,而“完成公司2012年度3000万的销售任务”则是一项具体的任务或者目标。
这是基本的表达模式,实际更好的模式是把工作职责描述得更详细、更具体、更鲜活,这个方面我们后面会讲到。
借助这个模式,业务部门可以照葫芦画瓢,把自己平时做的事尽可能地表达完整。
当然,我们在实际操作中,可能仍然会遇到案例中企业这样的问题,不着急,我们后面再说如何更好地解决这个问题。
关于任职资格方面,就相对容易一些,学历、经验、技能这些内容业务部门的负责人通常都能提供建议,因此,并不是本文的重点。
(2)一份描述详细的岗位说明书样例范本
除了准备课件之外,还要给业务部门准备一份描述详细的岗位说明书样例范本,以便于业务部门在编写时可以参照。
这个样本可以采用HR部门的。
HR部门对自己部门的业务最熟悉,岗位说明书编写要求又是自己提出来的,因此,提供一份详细的自己部门的岗位说明书给业务部门参考也是应该的。
(3)一份要求具体的岗位说明书编写规范
实际上,岗位说明的编写是一个规范性要求比较强的工作。
因此,在推动业务部门编制岗位说明书编写的时候,HR部门要精心制作一份详细的岗位说明书规范。
规范的内容实际上就是对岗位说明书模板的每一个部分都做详细的要求,通常一份完善的岗位说明书包括六个部分,分别是:分别是“基本信息、岗位概要、工作职责、工作沟通、任职资格、工作环境”等。
2.明确责任,分工合作
实际上,岗位说明书编制的责任人是岗位的任职者和直接上级,而非HR部门。
因此,作为HR部门,不要主动包揽业务部门岗位说明书编写的工作,要通过流程,发动业务部门的负责人推动部门内部,通过讨论的形式完成编写。
通常,岗位说明书的编写流程如下:
因此,在着手实施此项工作时,一定要把流程和责任说清楚,一定要发动全员,每个岗位的任职者先写初稿,直接上级审核修改,必要时,由部门负责人组织讨论完善,再交由HR部门审核。
3.强化辅导沟通,协助业务部门把信息补充完善
案例企业的主要问题是HR部门不懂技术,技术部门自己也不清楚怎么描述自己的职责。
那么,HR部门到底该怎么做?
实际上,这就是考验HR部门专业能力的时候了。
为什么说是考验HR部门专业能力的时候呢?
原因很简单,这项工作的推动部门是HR部门,岗位说明书编写方法的培训是HR部门做的,岗位说明书的模板是HR部门做的,岗位说明书编写的规范要求也是HR部门提供的。
当然,最终的审核把关责任也在HR部门。
由于技术部门在会干不会说方面太过突出,如果HR部门不能给与针对有效的辅导,怕是最终双方都交不了差。
因此,这时候,作为HR部门,是要展示自己的专业知识的。
那么,如何展示专业知识呢?
我觉得,有三个方面是可以做的。
第一,找找参考资料。
现在的网络很发达,各种知识都可以从网络上找到,岗位说明书更是如此。
可以通过几个渠道找一找,一是百度文库,里面也许可以找到很多和企业类似的岗位说明书资料;二是招聘网站,相关岗位的任职要求里,通常都会由一些岗位职责描述的内容,一份不足够,多找几份,也就凑成了一个相对完整的职责描述。
第二,坐下来,和业务部门的负责人聊一聊,提出一系列问题,包括:
(1)部门平时都具体做了哪些事?
(2)每一件事都是怎么做的?
(3)做事的先后顺序是什么?
(4)每一件事要达到的标准是什么?
(5)每一件事包含哪些具体细节?
(6)每一件事最终输出什么结果?
(7)每一件事情的审核权限是什么样的?
(8)工作中都有哪些专业术语?
(9)平时和哪些部门配合比较多?
(10)具体都是怎么配合的?
通过访谈,收集一手的鲜活资料,保证了岗位说明书的实操性。
在这个基础上,HR进行梳理编写,按照岗位说明书编写的规范要求,逐条列举,形成初稿,拿给业务部门负责人审核修改。
第三,找到明白人,对相关细节进行验证。
实际上,每个企业都会有几个明白人。
所谓明白人,就是这个人无论是在技术方面还管理方面,懂得都比较多,而且也愿意和别人交流。
曾经我在一个管理咨询进行工作分析时,我和所有的部门负责人都访谈了一遍,收集了基础资料。
在访谈的时候,我发现负责机电设计的主管对整个企业经营管理的各个环节都非常精通。
我就把我整理的各部门职责拿去和他逐一交流,他很认真地对其中的细节提出建议。
经过他的修改,不但职责描述更加具体,而且更加鲜活,语言更加符合企业的特点,而且还对很多细节进行了更深层次的挖掘,使得工作标准更加明确具体,工作流程更加清晰。
这就是明白人的价值,HR要善于发现明白人,拜他为老师,把他的经验加入进来,让岗位说明书更具操作性,更符合企业的需要。
结束语:工作分析是一个比较基础,却又十分重要的工作,想要做好,确实要着实花费一番功夫。
同时,深度参与工作分析,对HR部门来说也是一次熟悉企业业务的机会,抓住这个机会,和业务部门做好互动沟通,既高质量完成了工作,也同时提升了自我,值得做!
23楼 毅行
做一个强大的组织者,需要多学习,谢谢分享!
22楼 自由的射手
首先第一个要明确岗位说明书编制责任人是业务部门,非HR。HR做好组织和辅导审核把关工作。前往别忘业务部门理所当然的觉得是人事的工作,然后HR一咬牙为了完成任务,自己闭门造车。赵老师说的非常对,要发掘明白人借力。
zerost
@自由的射手:谢谢老朋友支持和点评,说的非常好,感谢交流~
21楼 格劳克斯82226
学习啦,谢谢老师!
zerost
@格劳克斯82226:谢谢支持,非常高兴,一起学习~
20楼 HR进行曲
非常实用,感谢赵老师分享人力宝典!
zerost
@HR进行曲:谢谢支持,非常高兴,一起学习~
19楼 被老班唠叨学习的学员
学习了,喜欢赵前辈的文章
zerost
@被老班唠叨学习的学员:谢谢支持,文章受到您的喜欢,非常高兴~
18楼 伊莱卡,17546
学习了,感谢分享,受教了。
zerost
@伊莱卡,17546:谢谢支持,一起学习~
17楼 小李二蛋
工作分析是一个比较基础,却又十分重要的工作
zerost
@小李二蛋:谢谢支持和点评,非常高兴~
16楼 一鼻子灰
思路很清晰,有指导性,事先考虑的越是全面周到,待落地后阻力就越小。每天进步一点儿,谢谢分享,学习了
zerost
@一鼻子灰:谢谢老朋友支持和点评,非常高兴~
15楼 招财猫33
今天的打卡的话题就是我现在的处境,一毛一样。
每次技术申请一个新的岗位,首先我自己都是按照字母的意思,一个字一个字去查,百度找不到,就去知乎找,再去问业务半天,得搞明白这人找来做什么事情,主要负责什么,工作内容,每天 每周 每月。每次技术人员都会详细给我讲述。我自己也有小本子记录下来。学到了很多。
看到老师的编写流程,简直太适合我自己了。❥(^_-)
zerost
@招财猫33:谢谢共鸣和分享,您的亲身实践非常鲜活,让我们大家对这个工作的有效开展又有了更深的理解,感谢交流,非常高兴~
14楼 1493130668
准备阶段(1.制作培训课件,2.范本模板,3.编写规范要求)---流程---补充完善(1.查参考资料,2.与负责人充分沟通,3.对结果进行验证)。
zerost
@1493130668:谢谢老朋友支持和点评,非常清晰,赞~
13楼 Sunny3776
学习了
zerost
@Sunny3776:谢谢老朋友支持,一起学习~
12楼 宝贝汪
有实操经验,总结的东西很适用。
zerost
@宝贝汪:谢谢支持和鼓励,非常高兴~
11楼 双梅
实用,浅显易懂。
zerost
@双梅:谢谢支持和鼓励,非常高兴~
10楼 摩卡可可
前后逻辑好像不太一致。赵老师您前面说人力资源部不要大包大揽越俎代庖,理清撰写业务部门的岗位说明书,但是您后面又写因技术部门会干不会写,所以要展现人力资源的专业性,至于如何体现专业性,在我看来也就是替他们撰写初稿,然后再征求对方意见或者交由其负责修改。
zerost
@摩卡可可:谢谢支持和点评,感谢交流,非常高兴~
9楼 naketi
学习了
zerost
@naketi:谢谢支持,一起学习~
8楼 威海人
感谢赵老师的分享,专业、精辟。岗位说明书是HR工作的基础工作,涉及到后面的考核标准等工作就好做了。
zerost
@威海人:谢谢支持和鼓励,非常高兴~
7楼 阿东1976刘世东
#赞赏# 不懂就做好分析工作的组织、培训、共同分析工作!感谢赵老师分享!
zerost
@阿东1976刘世东:谢谢阿东老师赞赏,非常高兴~
6楼 月若水
#赞赏# 每次看赵老师的文章都很有收获,谢谢
zerost
@月若水:谢谢老朋友赞赏,文章对您有帮助,非常高兴,一起学习~
5楼 lpldtq
关键是工作分析的维度要设计清楚,通用维度有哪些,专有维度有哪些,每个维度不同层次表达的规范是怎样的,范例要多填几个,还要培训辅导及个人,这样大家就可以填了
4楼 雪的诺
恩恩,学习了,很透彻
zerost
@雪的诺:谢谢支持,一起学习~
12下一页