人均三四百元费用的年会咋办？

作者秉骏哥李志勇 2018-12-26 15:30 2503

问题：年会预算大幅缩水，如何做好今年年会项目的筹备？

大家好，最近又要开始忙年会了。往年公司的年会一直都比较隆重，人均能够达到上千的预算，然而由于今年公司效益不好，老板只批了极少的年会费用，平均下来人均预算三、四百元左右，而且还要求不能太寒酸，需要体现特色，不能让员工感到太大落差。想法很好，预算却捉襟见肘，我真的很难。

请问各位，年会预算大幅缩水，如何做好今年年会项目的筹备？

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解答：

年会预算腰斩，假如还不允许找供应商、其他相关单位或部分领导拉赞助的话（如果能拉赞助，楼主就不会来找我们要答案了）。我认为，要想让人均预算三四百元左右的年会，办出特色、不能太寒酸、不能让员工感到太大落差。恐怕以下安排是比较合理的：

1、费用巧妙安排

我们先看看年会花销较大的项目：

通常来讲是聚餐和抽奖，服装、节目奖金、舞台搭建、外请人员、交通等费用，我认为不占主要，当然，年会上颁发年末评选出来的各种优秀或先进人员/集体等，不应讲出年会的预算之内。

为了不能太寒酸，抽奖环节的费用无法节省太多，如果省得过多，就会让员工明显感觉出来；聚餐，如果多想点办法，是可以比酒店在办要节省不少的；节目奖金估计也少不了多少；我认为，服装等其他费用是可以考虑全部省掉，改由员工自己解决，或由公司内部相关部门协作完成。

这样初步考虑后，就按人均350元来计算，可以这样来分布：抽奖160、聚餐60、节目奖金30（人均）、其他100。这只是大致的安排，如果遇特殊情况，可以相互适当调济。当然，公司员工越多，就容易突出规模效应，安排起来就相对容易一些。

费用这样安排后，下面就要看各主要项目的具体运作了，请往下文看：

2、奖品找好渠道

抽奖环节，需要想好以下一些应对办法：

1）奖品为主。

要适当减少抽奖环节中直接抽现金的比例，增加物质奖品的比重，这样，在采购奖品时就容易控制费用。

2）提早购买。

各级奖品现在开始就要购买了，不能等到年会召开前一周或半月才购买。完全可以利用圣诞节、元旦节等不少商场、店商打折促销的机会；可以考虑从公司某些供应商或其推荐的商家中购买，坚守质量合格、价格偏低的原则；甚至可以设法与一些商家一道共同向厂家采购，从而降低单个奖品的费用。

3）联手营销。

这些奖品不能交由人资或行政独立完成购买，要让销售部门的价格谈判高手参与进来，也就是要在价格上狠命的抠，只有这样，才能让费用得到控制控制再控制。

4）优选奖品。

年底了，许多商品都会打折促销。所以，年会奖品首选那些随着经济发展而价格却走低的，比如有规模效应的电子产品、日常用品、家居用品等，尽量不要选那些价格日渐走高的。

3、举办内部就餐

年会聚餐，也需要考虑以下一些办法：

1）地点。

不建议在外部酒店，可以在公司食堂，这样，年会就突出特色了，而且更容易起来气氛。

2）厨师。

可以由食堂师傅主勺，或者让公司里面相对懂烹饪的员工，组成聚餐大厨队。

3）工具。

可以适当购买一些刀具，甚至可以到领导们经常就餐的餐馆去借用，当然，聚餐的桌椅，可以挪用各部门办公桌椅，再适当借用或购买一些塑料凳。

4）布置。

聚餐可以搞成长条宴，几十几百桌只形成三四条，非常有气氛的。

5）酒水。

建议每桌只配1瓶不过百元的白酒、1箱啤酒，就家乡酒厂产的，只要卫生、生产日期比较近，就放心。

6）其他。

如果公司没有场地，也可以考虑城市周边的农家乐，费用比酒店要节省不少。

4、节目表演

边吃边进行节目表演、抽奖、颁奖等活动，是可以突出气氛的。就节目表演而言，要注意以下几点：

1）不请外人。

主持人是公司员工里挑选出来的，不外请什么名星、名人。

2）不搭舞台。

建议以就餐现场为舞台，员工就餐是坐着的，表演者是站着的，大家也看得到，而且能够拉近与员工的距离，更有亲切感，更有年会气氛。评委们可以分散而坐，以免相互影响打分。

3）不借服装。

所有节目表演的道具、服装、化妆等，都不购买也不外借，完全由表演者自己制作或想其他办法解决。如果就地取材或套用公司产品做出来，会让公司领导和员工更加吃惊，年会更有特色，让员工感到年会有参与感更强。

5、安全保障

不管搞什么活动，保证人员和物资的安全，是首要的，出不得任何一点安全事故，否则，如果出了较大的人身或物资安全事件，再隆重、再经济实惠的年会，也会让领导和全体员工批得一如是处。

如果在公司外搞年会，就需要考虑公司及年会现场两处的安全，包括物资和人员，所以，要在各部门选派一定数量的人员临时充当安保人员，事先是要进行必要的培训。

安全要做到区域负责，人人有区域、个个有事务、领导要检查，不能留区域空白或无人看管的事务。这就需要公司安保负责人进行统盘考虑，并事先经过二到三次的演练，只有这样，才能确保万无一失。

比如：年会各项物资如何运来运去、领导及员工如何去年会现场又如何安全离开、留守人员如何有一个年会的感受等，都需要认真考虑和演练。

总之，要想费用缩水的年会办出特色、员工感觉落差不大，许多项目就得采取“自助”，否则，是不容易办到的。相反，自助后，年会的特色就非常容易出来，员工参与度提高后，什么寒酸、落着感之类的，就容易让隆重的气氛给冲淡。

没办法，米就那么多，巧妇只能尽力想办法解决了！

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