我来与大家聊一聊组织设计。组织设计是一个很复杂的话题,到现在也没有什么绝对科学的工具和方法。大都是因势而定,也就是根据企业的实际情况来确定。不仅是组织设计,就是组织本身,在理论界也有不同的认识。什么是组织?有人说两个人就构成了组织,又有人说一个人就可以构成组织。其实,管理学界的争论一直在进行,但这并不影响我们对组织界定以及对组织设计的学习和使用。
正因为组织理论存在未确定性,所以企业实际组织设计中,采用哪种方法都有其合理性,我们不能说哪一种方法是对的或不对的,因为存在即合理。这就像人与人长得不太一样,但都不影响找老婆。高富帅卢俊义找得到,有本事的林教头也有家室,老实农民张青没有落单,甚至矮锉丑的武大郎也娶了个大美人。每个男人都有其闪光的一面,就如组织设计都有其合理性的一面。
组织设计的合理性,体现在设计过程。也就是,在设计一个组织时你是如何考虑的,你所设计的功能是基于什么原因?这很重要。
组织设计的原则可以分为六种:战略优先、集权与分权、层级边界清晰、稳定可控、权变、整体性等。今天不讨论这些问题,我来用大家都了解的基本理论,来做一个简单的组织设计案例,看看我们能从中学到些什么?
300多年前,亚当斯密提出了劳动分工的观点,基于劳动分工理论,衍生出了职能分工。例如一个企业有很多人,这些人的工作内容应该有所不同。有些人负责生产产品、有些人负责采购原料、有些人负责销售产品、有些人负责管人、有些人负责看门、有些人负责管钱。这些人虽然每个人的工作内容都不同,但合到一起就可以形成一个高效组织。基于这个理论,人们总结出了一种常见的组织结构。
这个结构是否合理,我们尚不知道。但我们可以借用迈克尔波特的价值链来验证一下。波特提到了许多职能,如果每一个职能都有一个或几个部门来管,我们对照一下,就可以知道,以上部门的设计是没有什么多余的,都是企业运营的一环。我们可以说这个组织设计是有道理的。但合理未必科学,我们这些在企业里混爬滚打着的人一眼就可以看出来,这个组织设计得并不高效。
不高效在于这个组织设计只是一个简单的部门罗列,比如,这个公司有保洁、有餐饮、有住宿,这些都是一些单独的职能,但都作为独立的部门存在是否合理?是否可以放到一个部门里面管?是否可以节省人力,提高效率。
再比如,采购和物流部门是否可以合并。如果这是一家只有50个人的公司,我们设置了14个部门就肯定是不合理的。组织设计要结合企业的实际,所以我们要根据企业的实际情况进行调整。这一步需要经验,而不是理论。
调整后,我们仅保留了四部一室共五个部门。财务部、生产部、销售部、质管部、办公室。每个部门都承担着一项或多项职能。
这样的组织设计现在看起来更为合理一些,可以放到实践中去检验一下。
例子讲完了,我们要分析一下,这个例子中的管理学内涵。这种组织设计是一种基于分工的组织设计,也叫基于职能的组织设计。基于职能的组织设计是一种横向部门化的设计。就如同我们案例一样,先确定好一些部门,再建立部门之间的联系。
1.要做好企业管理组织的整体分工,确保企业基本职能在组织设计中都有所体现。例如,企业文化应该归类到哪一个部门。有些企业放到行政部门,有些企业放到人力资源部,有些企业则成立了专门的部门。如何归类,一定要在设计之初做好安排,否则,组织结构一但确定,给哪个部门增加职能都是非常困难的事。
2.配置职权。企业管理应该确保组织和员工的职责与权利相对等的原则,即组织或员工承担的职责越大,应该赋予其的权限也就越大,从事该项工作的员工所得到的职权也应该越大。很多企业因人设岗,因人安排职能,就是基于这一考虑。有时候,管理者不是不能将下放职责和权利,而是因为对现有的员工或管理者缺乏信心。此外,在赋予职责和权利的同时,员工也应该获得更高的职位和薪酬待遇。
3.部门职能综合。有些企业无法将具体职能分解到各个部门,但放到某一单独的部门,形成了有些部门职能非常集中,而有些部门职能明显不足。这样极易导致各部门之间的不平衡。
第一步,基于企业的工作职能,借用迈克尔·波特的价值链中的职能,确定基本的部门。
第二步,在基本的部门确定后,再依据业务活动的特点,进行重新分配,即与业务活动有关的工作纳入到部门当中。
第三步,对组织设计进行调整。如果在这个过程中发现有些部门承担职能过少,或有些职能无法在部门间清晰分类,则采取部门拆分或合并的方式予以解决。
职能制部门的优点是简单明了,容易被员工理解,也容易贯彻落实;缺点是各项职能间缺乏必要的联系,需要工作协同的时间,会因为各部门自有利益影响到整体效率。基于职能的组织设计,将一个有机的组织整体分割为了不同的职能模块,每一职能领导都会首先考虑自己的利益,再考虑是否可以帮助其他部门完成工作,这就形成各自为战的局面。
但企业是一个整体,不协同就无法生存。所以,为了协调部门的工作,很多企业会设立一个专职协调部门。这个部门一般是虚拟部门,例如**工作小组或委员会,这个组织由公司高管挂帅,以确保某项工作能够顺利推进。例如很多企业会设立预算委员会这一非正式阶段性组织,委员会由总经理挂帅,各部门参与,财务部门以预算办公室主任单位的名义参与,各部门根据预算委员会要求,配合开展工作。这样的组织设计,可以打破基于部门门户的对立,增强工作沟通和协作。
5楼 勤奋的小书虫
基于职能的组织设计:基于企业工作职能,结合业务特点进行设计,设计完后仍需根据实际承担工作量进行调整,另需强有力的协调做支撑,学习了。
4楼 王胜会卷毛老师
邹老师每次的分享都比喻的如此形象!
3楼 425534083
学习了
2楼 徐宁神采奕奕
#赞赏# 简洁明子。图示做得很高级。佩服
邹善童
@徐宁神采奕奕:谢谢打赏。今天的内容不够紧凑,惭愧
1楼 豆豆发芽了
谢谢分享!