一套个人总结的岗位分析工具

前言

一、使用范围

        1、这套工具最初是在减员增效中使用的，后来在日常分析中也开始使用。这套工具能起到作用：（1）核实工作量。（2）梳理目前公司缺失的制度、流程。（3）识别影响效率的因素。（4）员工详细梳理一下本人的工作。（5）形成《岗位说明书》。（6）形成《岗位作业指导书》，但如果仅仅是为了形成《岗位说明书》、《岗位作业指导书》，不建议使用本方式，可以通过常用的几种方式来进行。

        2、这套工具如果不做正式的分析，让各部门作为一个辅助工具，梳理一下员工的工作也是可以的。

        3 、相关部门或员工说自己工作做不过来的时候，可以用本工具分析一下。

        4、这套工具对职能部门（行政、人事、财务、仓库、采购、计划）等部门比较有效，对销售、技术、一线操作工、高层管理者等岗位不太有效，这些岗位不能用本工具来分析。

二、注意事项

        1、若用本工具正式分析（非正式分析，不需要什么条件）的，则应符合下列条件（符合任何一条便可）：

        （1）各部门不排斥。

        （2）老板支持，并同意对岗位分析做一定的奖惩机制，同时，HR部门有一定的时间可以抽查。

        2、分析前，要开展一定的培训，把第三部分《岗位分析工具填写说明》的内容和大家讲一下，并把本文最后的《有效沟通影响因素在（举例）》也和大家讲一下。

        3、分析过程中肯定会存在少数项目无法填写的现象，实在无法填写就跳过不填写，我们不一定要100%有效，能够取得效果就可以了。

        4、为鼓励大家提出改善建议，做一些改善激励的奖励机制（比如工作耗时改善多少，可以给予一定的激励），这样大家改善的动力会强一些。

        5、若各位朋友感兴趣，并真正使用了本工具，在使用过程中，碰到任何问题，可以随时和我联系的（更多关注、欢迎订阅）。

岗位分析工具组成部分（转换成表格就行） 

        1、工作模块。

        2、工作职责。

        3、工作完成步骤。

        4、非方案类产生的 信息量 （单位）。

        5、非方案类工作产生的信息量。

        6、方案类工作信息量单位（字数或页数）。

        7、方案类工作产生的信息量。

        8、工作开展时间。

        9、工作频次。

        10、每天必做工作（描述大概是哪些时间点会开展此项工作）。

        11、工作输出结果。

        12、工作产生的记录、表单名称。

        13、工作结果输出方式。

        14、工作输出时间。

        15、该项工作哪些标准不清晰及改进建议。

        16、见证资料放置处。

        17、完成工作步骤需要的时间。

        18、工作周期内产生的信息量。

        19、工作有哪些制度、流程、作业指导书等管控（写名称）。

        20、该项工作缺失哪些  制度、流程、作业指导书等管控。

        21、工作需要和哪些人对接以及对接的频次、事项（经常出现的问题简单描述）。

        22、工作步骤需要沟通、协调的事项。

        23、工作步骤需要沟通、协调的原因分析。

        24、工作步骤需要领导沟通、协调的情形及原因描述。

        25、工作步骤需要和他人对接方面的耗时（H）。

        26、工作步骤需要沟通、协调方面的耗时（H）。

        27、工作步骤总耗时（H）。

        28、折合每天的耗时（H）。

        29、月累计耗时（H）。

        30、工作改进建议。

        31、工作改进具体措施。

        32、改进后是否会增加其他人工作量（若增加，则需说明）。

        33、改进后节约耗时（H）。

        34、改进后预计工作时间（H）。

岗位分析流程

        1、培训（以部门为单位，要分析那个部门，HR就给哪个部门需要分析的人员培训）。

        2、各部门自行分析（周期约25天左右）

        （1）员工用10天时间，采取回忆法形成初稿。

        （2）员工用15天左右的时间，边工作、边记录，完善初稿。

        3、各部门负责人初审。

        4、HR部门收集资料。

         5、HR部门抽查、评估

        （1）分析工作步骤、信息量、工作耗时、沟通协调耗时等方面是否明显异常，比如：录用10个数字要10分钟等，一项工作本身耗时只有10分钟，但沟通协调却要20分钟等等，就有可能存在问题了。

        （2）HR部门抽查（抽查一部分人就可以了），抽查时，需要跟着这个岗位3、4个小时，然后几天后，在不同的时间段，再跟着这个岗位3、4个小时，再过几天，再跟着3、4个小时，以确定岗位分析是否存在水分。但如果各部门在工作效率改善方面提出的意见和建议已经比较多的，可不抽查。

        6、存档，在后续增减工作量时，目前分析的工作量可以作为一个参考。

        7、影响效率的问题汇总，形成清单，召集会议，让各部门改善。

        8、各部门提出的改善意见，形成计划，后续跟进。

        9、形成工作标准不清晰梳理计划。

        10、形成制度、流程缺失编制计划。

岗位分析工具填写说明

一、工作模块

        即本人负责的几个不同的工作模块，比如招聘管理、培训管理等。

二、工作职责

        即工作模块的二级职责，比如，招聘管理二级职责是：搜索简历、通知面试等等。

三、工作完成步骤（任务）

      即通过哪些具体的工作任务完成具体工作，是完成二级职责的每一个步骤，举例：

        1、岗位名称：仓管员。

        （1）工作职责：五金配件发料

        （2）工作完成步骤：

        a)入SPA系统的需要凭系统领料单领料，五金台账的填写领料单领用。

        b)确认开单与领取实物一致。

        c)有要求以旧换新的物料需提供旧物料。

        说明：如果是制度中的内容，而且内容较多，则可填写见《XXX制度》便可。 

          在《岗位分析表》中填写时，每个步骤单独填写一行。

四、非方案类产生的信息量（单位）

        可以是：个、项、条、字、页等，尽量细化至最小的计量单位。

五、非方案类产生的信息量

        根据前述计量单位，填写具体的数值。

六、方案类工作信息量（单位）

        此项工作步骤产生的是方案的则写明计量单位是字数还是页数、张数（若是页数、张数的，要明确纸张的大小）。

七、方案类工作信息量

        根据前述计量单位，填写具体的数值。

八、工作开展时间

        即大概什么时间会开展此项工作，比如：根据对接部门需求、根据领导安排、每月3日前、每周周五下班前等。

九、工作频次

        以月为单位，每月几次，每周都发生的，则为每周几次，每天都发生的，则为每天几次，每季度或半年度、年度才发生的，则为每季度或半年度、年度几次。

十、每天必做工作（描述大概是哪些时间点会开展此项工作）

        即每天必须开展的工作，写具体的时间段（有几个时间段，就写几个），不能固定时间段的，则只填写“每天必做”字样便可。

十一、工作输出结果

        可以是“表单”、“方案”、“审批流程”、“记录沟通或处理结果”、“沟通或处理结果不记录”，主要是为了方便核实。

十二、工作产生的记录、表单名称

        仅限于可以产生纸质或电子记录、表单的情形（保存在本部门或其他部门均可以），没有，则填写“无”。十三、工作结果输出方式ERP系统、钉钉系统、OA系统、纸质版、电子档存放等。

十四、工作结果输出时间

        即时输出的，填写“即时”、每天输出一次的，且“每天”，每周输出一次的，写“周”，每月输出一次的，写“月”，以此类推。

十五、该项工作哪些标准不清晰及改进建议

        目前情况下，该项工作的哪些完成标准不清晰的，以及如何改善的建议。

十六、见证资料放置处

        如果是有多级资料存放目录的，要以“一级目录/二级目/.....”的方式描述，方便核实，现场要核实一下真伪。

十七、完成工作步骤需要的时间

        结合工作信息量和工作输出结果，预测每项工作需要的时间（本人的时间，不含沟通、跟进、协调等方面的耗时），并分析合理性。

十八、工作周期内产生的信息量

        完全量化的数字，与“工作频次”对照起来，工作频次以每天为频次的，则写每天产生多少信息量，以每周为周期的，则写每周产生多少信息量，以此类推。

十九、工作有哪些制度、流程、作业指导书等管控

        写名称，只填写已发布或执行的制度、流程与作业指导书。

        说明：该项工作职责有书面的制度、流程以及ERP系统、OA系统等信息化系统管控的，把具体制度和流程（系统）的名称写一下。

二十、该项工作缺失哪些制度、流程、作业指导书等管控

        认为应当建立一些流程、制度管控此项工作，但目前缺失的，可以提出意见和建议。

二十一、工作需要和哪些人对接以及对接的频次、事项（经常出现的问题简单描述）

        举例说明：

        1、岗位名称：绩效主管

        2、工作职责：收集上样率绩效数据

        3、需要与市场部XXX岗位对接，每月至少对接两次，对方不会主动提供，需要跟进两次才会提供数据。

        说明：跟进、要数据、等结果等才能开展本人工作的，要写明。

二十二、工作步骤需要沟通、协调的事项

        描述完成此项工作步骤，需要和哪些人沟通哪些事情。

二十三、工作步骤需要沟通、协调的原因分析

        分析一下，为什么要通过沟通、协调才能开展此项工作的原因，可参照本文最后“有效沟通影响因素”。

二十四、工作步骤需要领导沟通、协调的情形及原因描述

        此项工作步骤需要上级领导沟通协调的，则要写出情形和原因进行描述，没有，则不用填写。

二十五、工作步骤需要对接方面的耗时

        即此项工作对接方面的耗时，以小时为单位。

二十六、工作步骤需要沟通、协调方面的耗时

        即此项工作需要沟通协调员的耗时，以小时为单位。

二十七、工作改进建议

        从投入、产出以及实施合理性方面进行分析，认为不可能实现的，要进一步反问，此处可多次反问。

二十八、改进后是否会增加其他人工作量（若增加，则需说明）

        把本人工作量减轻但同时增加其他人工作量的要说明，除非有利于管理或简化流程，否则，这种转接是不允许的。

有效沟通影响因素（举例）

一、人的因素产生的异常沟通

        1、越级指挥或越级汇报导致的信息隔裂，而产生的重复沟通等情形。

        2、人的情绪控制问题而导致的破坏性冲突。

        （1）沟通一方或多方情绪激动，出现了人身攻击（质问对方人品、为人等）。

        （2）沟通一方或多方说话已经不理智，且又不能达成一致沟通意见的。

        3、属于被沟通对象的本职工作，但未按照规定主动反馈工作进度而出现的工作跟进。

        4、员工能力有问题，不能保质保量完成工作，需要沟通或督导的。

        5、该输出结果给其他部门或其他岗位而没有按时、按质输出的。

二、非人的因素产生的异常沟通

        1、工作职责不清、工作没有明确哪个部门或岗位开展而出现的临时布置任务。

        2、工作标准不清晰或不统一，需要双方或多方沟通协调并解决的。

        3、职、责、权不统一导致的沟通事项，具体如下

        （1）有该项事项审核、决定、影响等权利的人，不承担该项事项的责任。

        （2）承担该项事项主要责任的人，没有对应的权利（包括但不限于建议权、决定权等）。

        （3）同一职能由其他岗位在开展，导致工作完成结果受到影响。

        （4）信息传递机制或报表系统缺失，而导致的重复跟进、沟通、索取信息与报表。

        （5）不知道要在何时、输出什么样的结果给其他部门与其他岗位的。

三、根据公司的实际情况，认为影响沟通的其他因素。

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