岗位说明书是工作分析的结果,是工作分析的最终呈现。工作分析,是人力资源管理基础中的基础。工作分析,又称职务分析,指全面了解获取与工作有关的详细信息的过程,是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范的描述和研究过程。
假如一家企业,BOSS要求,在一个月内完成全部岗位说明书的工作,前期各部门已经有了岗位说明书的输出,但是,达不到管理的要求。时间紧,任务重,资源少,如果按照老套路,必定会是死路一条!如何快速、高效、保质保量完成领导布置的任务?
老的套路是:首先,要进行培训,导入工作分析的工具,讲清楚,为什么要进行工作分析?工作分析没有做好导致现在存在什么问题?工作分析能解决什么问题?其次,要进行工作分析专业的培训,对人力资源和相关领导进行细致、专业的培训,让其充分掌握这个工具方法;再次,就是选择适合公司的工作分析方法:工作日志法、观察法、问卷调查法、访谈法;最后,收集整理,用分析相关的资料,最终形成符合实际要求的岗位说明书。以上就是老的套路。
![善用工具,快速完成岗位说明书V1.0 ——工作任务汇总](https://files.hrloo.com/www/uploadfile/2019/1009/65f21cf6a43bebace8e47373f679820a.png)
当前,人手紧缺、时间要求特别高,任务量大的现实情况下,在最终确认岗位说明书最终诉求的前期下,借用了一个简单、易用的方法:穷举法/罗列法。穷举法/罗列法,就是让每个岗位的员工,按照给出的表格,要求,认真填写工作的内容。
岗位说明书的目的是让每个员工清楚知道自己的工作内容,让管理者合理分配工作任务,让沟通协调的管理工作变得更简单;让公司战略得到贯彻,让每个部门的员工都了解本部的工作职责和同事的工作职责。通过每个岗位对工作内容的梳理,依照类别、性质、内容、需要提交或使用的相关材料、工作周期、预计花费时间、重要性这几个维度,将工作内容呈现出来,体现岗位认知。反映岗位员工对工作重要性的排序、工作内容模块化、条理化和结构化。
从罗列的结果就能看出以下几点:A、工作量是否饱和?应该裁员还是应该合并相关岗位?还是应该增加人员?B、工作重要性排序是否符合组织要求?对工作的认知,每个人都是不一样的,需要领导和员工沟通协调、对标,最终达成共识;C、工作思路和逻辑是否清晰?工作内容梳理,是逻辑性和条理性的最佳实践,从梳理结果能够看出员工是否具备成长的潜力;D、部门工作分工是否合理?E、部门工作是否有遗漏、缺失?F、有的工作是否有重复?造成责任主体不清。
工作分析是系统性工作,需要投入大量的时间、精力来完成!通过工作分析的项目可以锻炼一支高效的人力资源管理队伍,通过工作分析可以拉近人力资源部门和其它部门的距离,通过工作分析可以明确大致的工作范围、任职要求、必备的工具方法……工作分析属于重要但不紧急的事情,重要性个人认为在人力资源体系中排名前列。
当然,这只是V1.0版本,后面还需要迭代、进化,让我们的岗位说明书越做越规范。我们不能狭隘地理解工具,一定要辩证地、适应情境地灵活运用工具,关键是要融入你的思想,诉求,这样的工具才有灵魂!
人力资源部 高伟
二〇一九年十月九日星期三