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现状:2019年年底至今,我们国家进入了一场空前的“抗疫”战役中,给社会上各行业都带来了洗牌,并且我认为应该还没有停止的趋势。很多朋友和同事和我说,今年的工作不好找,我们还是老实待在原企业,待情况好转的时候,再做打算。我们的如意算盘在敲打时,公司开始扛不住了,都开始实行降薪和裁员,连有一份工作的这样念头都成为比较幸运的事。那么,公司在这样艰难的时候,该选择留下那些人呢?答案就是有能力的人员留下,边缘人员(没有核心竞争力的)、积极性不强的人员、执行力不强等一些特性的人员一一被公司的HR部门筛选了出来,并且准备实施了计划方案了。问题出现了,作为HR部门的人员,你用什么样的维度和依据去做筛选和考核呢?这就是我们今天的需要和大家阐述的内容:工作效率。为了保证高效的工作效率,其实我们自己没花不少时间在这个上面。今天我们就来聊一聊“如何提高工作效率”。事实一:世界最具影响力的个人与组织效率思想家之一的戴维.艾伦曾经写过一本书叫《搞定》,他在这本书里有说道:自己虽然整日事务缠身,却任然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。我可以很负责地告诉你:这是有可能实现。事实二:电脑现在已经成为我们生活不可分割的一部分了,办公、玩游戏、买卖东西等都已经是我们最熟悉不过的生活场景了。电脑在处理很多事务性的指令时,它都能快速的反应过来,并且执行很清晰到位。原因就是它有存储系统和强大的CPU处理系统,CPU根据指令要求,时刻不停的在存储器里调取我们需要的东西。通过以上两个事实,我们发现一个现实问题:如此多的事务,怎么就能快速分清楚,并且有条不紊的执行呢?我们从两个方面进行论述:第一、学会分清主次学过“时间管理”的朋友肯定知道“象限管理”这个名词,主要就是把你周边的事情根据:重要及紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要四个维度进行区分,结合SMART原则、PDCA原则等管理工具进行执行。根据这个“象限管理”关系,我们通常会认为“重要及紧急”的事情是我们重中之重的事情,我认可,但我增加了一个观念:“重要不紧急”的事件,是我们首要事件,因为重要不紧急的事件处理不当和准备不充分,统统都会转化为“重要及紧急”的事件,那么我们天天就在做“救火”的工作,累而不精明。所以,根据“象限管理”,我们罗列好各项事件,并确定“重要不紧急”的事件,重中之重的去解决,形成主次,从而形成良性循环的工作。第二、找到提高效率的逻辑思维在学生阶段的我们,每年放寒暑假时,学校都会给我们布置一些作业,这个是我最头疼的事情,因为我都是在假期的最后一段时间里,甚至在最后一天里去完成这些作业。在网络上,也曾经有过这样的一个段子:小孩子在开学时,老师检查作业完成情况时,一个调皮的小学生因为没有完成作业,突然站起来说:老师,我在上学的路上摔了一跤,结果作业弄丢了。虽然是一个笑话,其实反映出,我们从小就有拖延症的毛病,所以在离开学校,进入社会时,我们一直被这样的病症缠绕着。怎么样理解或者具有提高效率的逻辑思维呢?我们从下面几点来整理:1、准备阶段:做好准备工作,其实也就是做好时间计划,根据事情的大小和复杂程度,我们将准备的计划时间做一些长短设计,甚至提前准备好一些特殊的工具或者一个专门的系统(比如:文件筐),处理好或者推迟你在那段时间内需要处理的一切事务。举例:为了做好一场培训,在工作启动前,你要根据公司的战略要求,进行培训需求调查,并根据调查结果,进行培训资源评估和开发,做好场地和人员安排,甚至一些财务预算等事件准备,在根据PDCA的原则进行执行。看似简单的事件,为了做好这样工作,其实就是做好很多的准备工作。古人说过:台上一年功,台下十年功。2、收集阶段:在完成所有的收集工作后,才可以对它们进行处理。首先是外在的收集工作,其包括:哪些东西不能动;收集过程中可能碰到什么问题;从你的办工作开始。其次是内在的收集工作:”清空大脑“,未尽事宜的清单。最后是收集成果,特别提醒:收集到工作篮中的东西也不要一直放置在工作蓝中,要标清。3、理清阶段:理清阶段基本原则是:从工作篮中最上面的事务开始,一次一事,处理之后的事情永远不要再次放入工作篮中。理清时,要时刻提醒自己一个关键问题:下一步行动是什么?如果不需要付出行动,你又该怎么办?如果采取行动,那关键的步骤又是什么?剩下的都是悬而未决的事务。4、组织整理:在理清阶段,我们仅仅是需要一份清单和文件夹。在组织整理阶段,我们核心是做好提示信息,首先,将这些信息纳入日程表的行动提示,同时做好组织整理需要尽快完成后行动提示和组织整理”等待清单“,其次是整理非行动材料,将来也许类似事件的管理,最后是核查提醒,主要是针对创造性和建设性的提醒。5、回顾阶段:我们为了保障系统的有效运行,我们要时常回顾一些部分内容,在什么时候进行,从日程表和行动清单上进行备注。每周回顾一次,它的重要性就是更新你的系统或者想法。6、执行阶段:执行前,我们首先确定某一时刻行动的四个标准:情境、有多长时间、精力、重要性;其次,运用三分类法分类:实现安排好的工作、突发事件、自己的事项,形成对应的思维去应对;最后,根据自下而上的思路进行执行。7、总结阶段:根据以上各个阶段的执行情况,针对结果好、坏情况进行评价和总结,为其自己其他行为形成经验:学会控制项目。第三、万事三原则:1、养成收集的习惯:收集习惯可以给个人带来很多好处,尤其给团队带来很多好处。在做这件事情时,提醒:如果你觉得一件事情不够重要,那么久而久之它真的不重要了。2、确定“下一步行动”下一步行动技巧的巨大价值:澄清问题、明确责任、提高效率。3、学会关注结果集中精力,让自己驶入快车道,在更多的层面上”关注结果“,让整个机构变得积极向上。综上所述,提高自己的工作效率,先要从思维上打破,在就是从行动上开始,再就是运用一些的技巧,实现积极的行为,从而形成一种良性循环。提高自己的工作效率,减少被老板误会或者自己跟不上团队的脚步行为,让自己工作轻松,让离职的机会远离我们,帮助自己成就他人。请继续关注我,让我们一起交流。
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